8. ESSENTIELLE DOKUMENTE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG EINER KLINISCHEN PRÜFUNG

8.1 Einführung
Unter essentiellen Dokumenten sind die Unterlagen zu verstehen, die einzeln und zusammen eine Bewertung der Durchführung der klinischen Prüfung sowie der Qualität der erhobenen Daten ermöglichen. Anhand dieser Unterlagen läßt sich die Einhaltung von GCP und allen geltenden gesetzlichen Bestimmungen durch Prüfer, Sponsor und Monitor belegen.

Die essentiellen Dokumente erfüllen außerdem eine Reihe weiterer bedeutender Funktionen. Die rechtzeitige Verfügbarkeit der essentiellen Dokumente bei Prüfer / Institution und Sponsor kann wesentlich zur erfolgreichen Durchführung einer klinischen Prüfung durch den Prüfer, Sponsor und Monitor beitragen. Diese Unterlagen werden normalerweise auch von der unabhängigen klinischen Qualitätssicherungseinheit des Sponsors auditiert und von der / den zuständigen Behörde(n) als Teil des Verfahrens zur Feststellung der Validität der Durchführung der klinischen Prüfung und der Glaubwürdigkeit der erhobenen Daten inspiziert.

In der folgenden Liste sind die mindestens erforderlichen essentiellen Dokumente zusammengestellt. Die verschiedenen Dokumente sind nach den Prüfungsstadien, in denen sie normalerweise erstellt werden, in drei Gruppen unterteilt: 1) vor Beginn der Durchführung der klinischen Prüfung, 2) während der Durchführung und 3) nach Abschluß oder Abbruch der klinischen Prüfung. Der Zweck jedes Dokumentes wird erläutert und es wird angegeben, ob das jeweilige Dokument in den Akten des Prüfers / der Institution und / oder des Sponsors abgelegt werden soll. Einige der Dokumente können unter der Voraussetzung zusammengefaßt werden, sofern die Einzelelementeleicht erkennbar bleiben.

Trial Master Files sollten am Beginn der klinischen Prüfung sowohl beim Prüfer / bei der Institution als auch beim Sponsor eingerichtet werden. Der endgültige Abschluß einer klinischen Prüfung ist nur dann möglich, wenn der Monitor die Unterlagen sowohl des Prüfers / der Institution als auch des Sponsors nachgeprüft und bestätigt hat, daß alle erforderlichen Dokumente in den entsprechenden Akten vorliegen.

Jedes einzelne oder alle der in dieser Leitlinie angesprochenen Dokumente können u. U. Gegenstand eines Audits durch den Auditor desSponsor sowie einer Inspektion durch die zuständige(n) Behörde(n) sein und sollten entsprechend zur Verfügung stehen.

8.2 Vor Beginn der Durchführung der klinischen Prüfung
Während dieser Planungsphase sollten die folgenden Dokumente erstellt werden und vor dem offiziellen Beginn der klinischen Prüfung in den Akten vorliegen.

  Titel des Dokumentes Zweck Ablage
Prüfer/Institution Sponsor
8.2.1 PRÜFERINFORMATION Zur Dokumentation, daß dem Prüfer die relevanten und aktuellen wissenschaftlichen Informationen zum Prüfpräparat zur Verfügung gestellt wurden X X
8.2.2 UNTERZEICHNETER PRÜFPLAN UND PRÜFPLANÄNDERUNGEN, SOWEIT VORHANDEN, SOWIE MUSTERPRÜFBOGEN (CRF) Zur Dokumentation der Zustimmung des Prüfers und des Sponsors zu Prüfplan / Prüfplanänderung(en) und Prüfbogen X X
8.2.3 DEM PRÜFUNGSTEILNEHMER AUSGEHÄNDIGTE INFORMATIONEN      
  - FORMBLATT ZUR EINWILLIGUNGS ERKLÄRUNG
(einschließlich aller erforderlichen Übersetzungen)
Zur Dokumentation der Einwilligung nach Aufklärung X X
  - WEITERE SCHRIFTLICHE INFORMATIONEN Zur Dokumentation, daß die Prüfungsteilnehmer angemessene schriftliche Informationen (Inhalt und Wortwahl) erhalten werden, um nach umfassender Aufklärung ihre Einwilligung geben zu können X X
 

- ZEITUNGSANZEIGE ZUR REKRUTIERUNG VON PRÜFUNGSTEILNEHMERN
(falls zutreffend)

Zur Dokumentation, daß die Rekrutierungsmaßnahmen angemessen waren und dabei keine Nötigung ausgeübt wurde X  
8.2.4 FINANZIELLE GESICHTSPUNKTE DER KLINISCHEN PRÜFUNG Zur Dokumentation der finanziellen Vereinbarung zwischen Prüfer / Institution und Sponsor für die klinische Prüfung X X
8.2.5 VERSICHERUNGSNACHWEIS
(sofern erforderlich)
Zur Dokuentation, daß im Fall einer durch die klinische Prüfung bedingten Schädigung für die Prüfungsteilnehmer eine Entschädigung gewährleistet ist. X X
8.2.6 UNTERZEICHNETE VEREINBARUNG ZWISCHEN DEN BETEILIGTEN PARTEIEN, z. B.: Zur Dokumentation von Vereinbarungen    
   - Prüfer / Institution und Sponsor   X X
   - Prüfer / Institution und Auftragsforschungsinstitut   X  X
(sofern erforderlich)
   - Sponsor und Auftragsforschungsinstitut     X
   - Prüfer / Institution und Behörde(n) (sofern erforderlich)   X X
8.2.7 DATIERTE, DOKUMENTIERTE GENEHMIGUNG / ZUSTIMMENDE BEWERTUNG FOLGENDER UNTERLAGEN DURCH DAS INSTITUTIONAL REVIEW BOARD (IRB) / DIE UNABHÄNGIGE ETHIK-KOMMISSION (IEC):
- Prüfplan und eventuelle Änderungen
- Prüfbogen (falls zutreffend)
- Formblätter zur Einwilligungserklärung
- alle weiteren schriftlichen Informationen für Prüfungsteilnehmer
- Zeitungsanzeige zur Rekrutierung von Prüfungsteilnehmern
(falls zutreffend)
- Entschädigung für Prüfungsteilnehmer (falls zutreffend)
- alle weiteren Dokumente, die genehmigt / zustimmend bewertet wurden
Zur Dokumentation, daß die klinische Prüfung dem IRB / der unabhängigen Ethik-Kommission zur Überprüfung und Genehmigung / zustimmenden Bewertung vorlag. Zur Kennzeichnung von Versionsnummer und Datum der Dokumente X X
8.2.8 ZUSAMMENSETZUNG DES INSTITUTIONAL REVIEW BOARD / DER UNABHÄNGIGEN ETHIK-KOMMISSION Zur Dokumentation, daß das IRB / die unabhängige Ethik-Kommission gemäß GCP zusammengesetzt ist X  X
(sofern erforderlich)
8.2.9 GENEHMIGUNG / ZULASSUNG / VORLAGE DES PRÜFPLANS DURCH DIE / BEI DER / DEN ZUSTÄNDIGE(N) BEHÖRDE(N)
(sofern erforderlich)
Zur Dokumentation, daß die entsprechende Genehmigung / Zulassung durch die zuständige(n) Behörde(n) vor Beginn der klinischen Prüfung gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen eingeholt wurde bzw. daß die zuständige(n) Behörde(n) vor Beginn der klinischen Prüfung gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen in Kenntnis gesetzt wurde(n)  X
(sofern erforderlich)
 X
(sofern erforderlich)
 8.2.10 LEBENSLAUF UND / ODER WEITERE RELEVANTE DOKUMENTE ZUM NACHWEIS DER QUALIFIKATION DES / DER PRÜFER(S) SOWIE DES / DER ZWEITPRÜFER(S) Zur Dokumentation der Qualifikation und der Eignung zur Durchführung der klinischen Prüfung und / oder zur medizinischen Überwachung der Prüfungsteilnehmer X X
 8.2.11  NORMALWERT(E) / -BEREICH(E) FÜR IM PRÜFPLAN GENANNTE MEDIZINISCHE / TECHNISCHE / UND LABORVERFAHREN UND / ODER TESTS  Zur Dokumentation von Normalwerten und / oder Normalbereichen der Tests  X X
8.2.12 MEDIZINISCHE / TECHNISCHE/ UND LABORVERFAHREN / UND TESTS
- Qualitätszertifikat oder
- behördliche Zulassung oder
- etablierte interne Qualitätskontrolle und / oder externe Qualitätsprüfung oder
- andere Validierung (sofern erforderlich)
Zur Dokumentation der Kompetenz der Einrichtung, die die erforderlichen Tests durchführt, sowie zur Untermauerung der Zuverlässigkeit der Ergebnisse  X
(sofern erforderlich)
X
8.2.13 ETIKETTENMUSTERFÜR DIE KENNZEICHNUNG DES / DER PRÜFPRÄPARATBEHÄLTNIS(SEN) Zur Dokumentation der Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen für die Kennzeichnung sowie der Eignung der Anweisungen für Prüfungsteilnehmer   X
8.2.14 ANWEISUNGEN ZUR HANDHABUNG DES / DER PRÜFPRÄPARATE(S) SOWIE DER VERWENDETEN MATERIALIEN
(falls nicht im Prüfplan oder in der Prüferinformation enthalten)
Zur Dokumentation der Anweisungen, die zur sachgerechten Lagerung, Verpackung, Ausgabe und Entsorgung der Prüfpräparate und der Materialien, die im Zusammenhang mit der klinischen Prüfung verwendet werden, erforderlich sind X X
8.2.15 VERSANDUNTERLAGEN FÜR PRÜFPRÄPARAT(E) UND PRÜFUNGSMATERIALIEN Zur Dokumentation des Versanddatums, der Chargenbezeichnung und der Versandart von Prüfpräparaten und Prüfungsmaterialien. Zur Rückverfolgung der Produktcharge, zur Überprüfung der Versandbedingungen undzum Verwendungsnachweis X X
8.2.16 ANALYSEZERTIFIKAT(E) FÜR DAS / DIE VERSANDTE(N) PRÜFPRÄPARAT(E) Zur Dokumentation der Identität, Reinheit und Stärke des / der in der klinischen Prüfung verwendeten Prüfpräparate(s)   X
8.2.17 DECODIERUNGSVERFAHREN BEI VERBLINDETEN KLINISCHEN PRÜFUNGEN Zur Dokumentation des Verfahrens, wie im Notfall der Code des verblindeten Präparats eingesehen werden kann, ohne den Code für die Behandlung der übrigen Prüfungsteilnehmer zu brechen X X
(gegebenenfalls durch Dritte)
8.2.18 ORIGINAL DER RANDOMISIERUNGSLISTE Zur Dokumentation der bei der Randomisierung der Studienpopulation angewendeten Methode   X
(gegebenenfalls durch Dritte)
8.2.19 MONITOR-BERICHT VOR BEGINN DER KLINISCHEN PRÜFUNG Zur Dokumentation der Eignung des Prüfzentrums für die klinische Prüfung (kann mit 8.2.20 kombiniert werden)   X
8.2.20 MONITOR-BERICHT ZU BEGINN DER KLINISCHEN PRÜFUNG Zur Dokumenttion, daß die Prüfverfahren mit dem Prüfer und seinen an der klinischen Prüfung beteiligten Mitarbeitern besprochen wurden (kann mit 8.2.19 kombiniert werden) X X

 

8.3 Während der Durchführung der klinischen Prüfung
Zusätzlich zu den oben genannten Unterlagen sollten folgende Dokumente während der klinischen Prüfung als Nachweis dafür zu den Akten genommen werden, daß alle neuen relevanten Informationen

  Titel des Dokumentes Zweck Ablage
Prüfer/Institution Sponsor
8.3.1 AKTUALISIERUNGEN DER PRÜFERINFORMATION Zur Dokumentation, daß der Prüfer relevante Informationen rechtzeitig erhalten hat, sobald sie bekannt werden X X
8.3.2 ALLE ÜBERARBEITUNGEN VON:
- Prüfplan / Prüfplanänderung(en) und Prüfbogen
- Formblatt zur Einwilligungserklärung
- alle sonstigen schriftlichen Informationen für Prü-fungsteilnehmer
- Zeitungsanzeige für die Rekrutierung von Prü-fungsteilnehmern
(falls zutreffend)
Zur Dokumentation der Normalwerte und -be-reiche, die während der klinischen Prüfung überarbeitet werden (siehe 8.2.11) X X
8.3.3 DATIERTE, DOKUMENTIERTE GENEHMIGUNG / ZUSTIMMENDE BEWERTUNG DER FOLGENDEN UNTERLAGEN DURCH DAS INSTITUTIONAL REVIEW BOARD (IRB) / DIE UNABHÄNGIGE ETHIK-KOMMISSION (IEC):
- Prüfplanänderung(en)
- Änderungen von:
- Formblatt zur Einwilligungserklärung
- aller sonstigen schriftlichen Informationen für Prüfungsteilnehmer
- Zeitungsanzeige zur Rekrutierung von Prü-fungsteilnehmern
(falls zutreffend)
- alle weiteren Dokumente, die genehmigt / zustimmend bewertet wurden
- regelmäßige Überprüfung der klinischen Prüfung (sofern erforderlich)
Zur Dokumentation, daß Änderungen und Überarbeitungen durch das IRB / die unabhängige Ethik-Kommission überprüft und genehmigt / zustimmend bewertet wurden. Zur Identifizierung von Versionsnummer und Datum der Dokumente X X
8.3.4 GENEHMIGUNG / ZULASSUNG / VORLAGE DURCH DIE / BEI DER / DEN ZUSTÄNDIGE(N) BEHÖRDE(N); SOFERN ERFORDERLICH:
- Prüfplanänderung(en) und andere Unterlagen
Zur Dokumentation der Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen  X
(sofern erforderlich)
X
8.3.5 LEBENSLAUF NEUER PRÜFER UND / ODER ZWEITPRÜFER (siehe 8.2.10) X X
8.3.6 AKTUALISIERUNG DES / DER NORMALWERTE(S) / -BEREICHE(S) FÜR IM PRÜFPLAN GENANNTEN MEDIZINISCHE / TECHNISCHE UND LABORVERFAHREN UND TESTS Zur Dokumentation der Normalwerte und -be-reiche, die während der klinischen Prüfung überarbeitet werden (siehe 8.2.11) X X
8.3.7 AKTUALISIERUNG ÄRZTLICHER / TECHNISCHER / UND LABORVERFAHREN UND TESTS
- Qualitätszertifikat oder
- behördliche Zulassung oder
- etablierte interne Qualitätskontrolle und / oder externe Qualitätsprüfung oder
- andere Validierung (sofern erforderlich)
Zur Dokumentation, daß die Untersuchungen während des gesamten Prüfungszeitraums angemessen ausgeführt werden (siehe 8.2.12)  X
(sofern erforderlich)
X
8.3.8 VERSANDUNTERLAGEN DES / DER PRÜFPRÄPARATE(S) UND DER VERWENDETEN MATERIALIEN (siehe 8.2.15.) X X
8.3.9 ANALYSEZERTIFIKAT(E) FÜR NEUE CHARGEN DES / DER PRÜFPRÄPARATE(S) (siehe 8.2.16)   X
8.3.10 MONITOR-BERICHTE Zur Dokumentation von Besuchen des Monitors im Prüfzentrum und seiner Feststellungen   X
8.3.11 RELEVANTE KOMMUNIKATION AUSSER BESUCHE VOR ORT
- Briefe
- Besprechungsnotizen
- Telefonnotizen
Zur Dokumentation aller Vereinbarungen oder wichtiger Gespräche zum Management und zur Durchführung der klinischen Prüfungen, Prüfplanverstößen und Meldung von unerwünschten Ereignissen (UEs) X X
8.3.12 UNTERSCHRIEBENE EINWILLIGUNGSERKLÄRUNGEN Zur Dokumentation, daß die Einwilligung entsprechend GCP und Prüfplan vor Beginn der Teilnahme von jedem Prüfungsteilnehmer eingeholt wurde. Ebenso zur Dokumentation der Erlaubnis zum direkten Zugang zu den Daten (siehe 8.2.3) X  
8.3.13 ORIGINALDOKUMENTE Zur Dokumentation, daß der Prüfungsteilnehmer existiert sowie zur Untermauerung der Glaubwürdigkeit der erhobenen Daten. Zur Aufnahme von Originaldokumenten, die mit der klinischen Prüfung, der medizinischen Behandlung und der Anamnese des Prüfungsteilnehmers in Zusammenhang stehen X  
8.3.14 AUSGEFÜLLTE, UNTERSCHRIEBENE UND DATIERTE PRÜFBOGEN Zur Dokumentation, daß der Prüfer oder sein bevollmächtigter Mitarbeiter die aufgezeichneten Daten bestätigt X
(Kopie)
X
(Original)
8.3.15 DOKUMENTATION VON KORREKTUREN IM PRÜFBOGEN Zur Dokumentation aller Änderungen/Ergänzungen, die nach dem initialen Dateneintrag vorgenommen wurden X X
8.3.16 MITTEILUNG SCHWERWIEGENDER UNERWÜNSCHTER EREIGNISSE SOWIE DAMIT IM ZUSAMMENHANG STEHENDE BERICHTE AN DEN SPONSOR DURCH DEN MELDENDEN PRÜFER Mitteilung schwerwiegender UEs sowie damit im Zusammenhang stehende Berichte an den Sponsor durch den meldenden Prüfer gemäß 4.11 X X
8.3.17 UNTERRICHTUNG DER ZUSTÄNDIGEN BEHÖRDE(N) UND DES / DER IRB(s) / UNABHÄNGIGEN ETHIK-KOMMISSION(EN) ÜBER UNERWARTETE UND SCHWERWIEGENDE UNERWÜNSCHTE ARZNEIMITTELWIRKUNGEN SOWIE ÜBER ANDERE INFORMATIONEN ZUR SICHERHEIT DURCH DEN SPONSOR UND / ODER GEGEBENENFALLS DURCH DEN PRÜFER Benachrichtigung der zuständigen Behörde(n) und des / der IRB(s) / unabhängigen Ethik-Kommission(en) über unerwartete und schwerwiegende unerwünschte Arzneimittel-wirkungen gemäß 5.17 und 4.11.1 sowie über andere Informationen zur Sicherheit gemäß 5.16.2 und 4.11.2 durch den Sponsor und / oder gegebenenfalls durch den Prüfer X
(sofern erforderlich)
X
8.3.18 BENACHRICHTIGUNG DER PRÜFER ÜBER INFORMATIONEN ZUR SICHERHEIT DURCH DEN SPONSOR Benachrichtigung der Prüfer über Informationen zur Sicherheit durch den Sponsor gemäß 5.16.2 X X
8.3.19 ZWISCHEN- ODER JAHRESBERICHTE AN DAS / DIE IRB(s) / UNABHÄNGIGE ETHIK-KOMMISSION(EN) UND DIE ZUSTÄNDIGE(N) BEHÖRDE(N) Zwischen- oder Jahresberichte für das IRB / die unabhängige Ethik-Kommission gemäß 4.10 sowie für die zuständige(n) Behörden gemäß 5.17.3 X X
(sofern erforderlich)
8.3.20 LISTE ZUR AUSWAHL VON PRÜFUNGSTEILNEHMERN (SCREENING-LISTE) Zur Dokumentation der Identifizierung der Prüfungsteilnehmer, die vor der klinischen Prüfung auf ihre eignung hin überprüft wurden X X
(sofern erforderlich)
8.3.21 LISTE MIT DEN IDENTIFIZIERUNGSCODES DER PRÜFUNGSTEILNEHMER Zur Dokumentation, daß der Prüfer / die Institution eine vertrauliche Namensliste aller Prüfungsteilnehmer führtzusammen mmit dem Identifizierungscode , der bei Aufnahme in die klinische Prüfung vergeben wurden. Dadurch kann der Prüfer / die Institution die Identität jedes Prüfungsteilnehmers offenlegen X  
8.3.22 LISTE DER EINGESCHLOSSENEN PRÜFUNGSTEILNEHMER Zur Dokumentation der chronologischen Aufnahme der Prüfungsteilnehmerentsprechend ihrer Identifizierunscodes X  
8.3.23 VERWENDUNGSNACHWEIS DER PRÜFPRÄPARATE IM PRÜFZENTRUM Um zu dokumentieren, daß das /die Prüfpräparat(e) gemäß Prüfplan verwendet wurde(n) X X
8.3.24 UNTERSCHRIFTENBLATT Zur Dokumentation der Unterschriften und Initialen sämtlicher Personen, die berechtigt sind, auf den Prüfbogen Eintragungen und / oder Korrekturen vorzunehmen X X
8.3.25 VERZEICHNIS DER AUFBEWAHRTEN KÖRPER-FLÜSSIGKEITEN / GEWEBEPROBEN (SOWEIT ZUTREFFEND) Zur Dokumentation von Aufbewahrungsort und Kennzeichnung aufbewahrter Proben, falls eine Wiederholung von Untersuchungen erforderlich ist X X

 

8.4 Nach Abschluß oder Abbruch der klinischen Prüfung
Nach Abschluß oder Abbruch der klinischen Prüfung sollten alle in Abschnitten 8.2 und 8.3 angegebenen Dokumente zusammen mit den folgenden Dokumenten in den Akten vorhanden sein

  Titel des Dokumentes Zweck Ablage
Prüfer/Institution Sponsor
8.4.1 VERWENDUNGSNACHWEIS DES / DER PRÜFPRÄPARATE(S) IM PRÜFZENTRUM Zur Dokumntation, daß das /die Prüfpräparat(e) gemäß Prüfplan verwendet wurde(n). Zur abschließenden Dokumentation der Verwendung des / der Prüfpräparate(s), das / die an das Prüfzentrum ausgegeben, an die Prüfungsteilnehmer verteilt, von diesen wieder zurückgegeben und an den Sponsor zurückgegeben wurde(n) X X
8.4.2 DOKUMENTATION ZUR ENTSORGUNG VON PRÜFPRÄPARATEN Zur Dokumentation der Entsorgung ungebrauchter Prüfpräparate durch den Sponsor oder im Prüfzentrum X
(falls vor Ort beseitigt)
X
8.4.3 VOLLSTÄNDIG AUSGEFÜLLTE LISTE MIT DEN IDENTIFIZIERUNGS-CODES DER PRÜFUNGSTEILNEHMER Zur Identifizierung aller in die klinische Prüfung aufgenommenen Prüfungsteilnehmer, falls eine Nachbeobachtung erforderlich ist. Die Liste sollte vertraulich behandelt werden und über den vereinbarten Zeitraum aufbewahrt werden X  
8.4.4 AUDIT-ZERTIFIKAT (falls vorhanden) Zur Dokumentation, daß ein Audit stattgefunden hat   X
8.4.5 MONITOR-BERICHT BEI BEENDIGUNG DER KLINISCHEN PRÜFUNG Zur Dokumentation, daß alle zum Abschluß der klinischen Prüfung erforderlichen Maßnahmen durchgeführt wurden und Kopien der essentiellen Dokumente in den entsprechenden Akten vorliegen   X
8.4.6 DOKUMENTATION ZUR BEHANDLUNGSZUORDNUNG UND DEKODIERUNG An den Sponsor zurückzugeben: Zur Dokumentation aller vorgenommenen Entblindungen   X
8.4.7 ABSCHLUSSBERICHT DES PRÜFERS FÜR DAS / DIE IRB(s) / UNABHÄNGIGE(N) ETHIK-KOMMISSION(EN) FALLS ERFORDERLICH UND GEGEBENENFALLS FÜR DIE ZUSTÄNDIGE(N) BEHÖRDE(N) Zur Dokumentation des Abschlusses der klinischen Prüfung X  
8.4.8 KLINISCHER PRÜFUNGSBERICHT Zur Dokumentation der Ergebnisse und der Interpretation der klinischen Prüfung X
(gegeben-enfalls)
X