8. DOCUMENTOS ESENCIALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ENSAYO CLÍNICO

8.1 INTRODUCCIÓN
Los documentos esenciales son aquellos documentos que individual y globalmente permiten la evaluación del desarrollo de un ensayo y de la calidad de los datos generados. Estos documentos sirven para demostrar el cumplimiento del investigador, promotor y monitor con las normas de la Buena Práctica Clínica y con todos los requisitos legales pertinentes.

Los documentos esenciales también sirven para otros propósitos importantes. El archivo oportuno de los documentos esenciales en los centros del investigador/institución y del promotor puede ayudar en la realización de un ensayo con éxito por parte del investigador, promotor y monitor. Estos documentos son también los que habitualmente son auditados en una auditoria independiente del promotor y son inspeccionados por las autoridades reguladoras como parte del proceso de confirmación de la validez de la realización del ensayo y de la integridad de los datos recogidos.

La lista mínima de documentos esenciales que se ha desarrollado aparece a continuación. Los distintos documentos se han agrupados en tres secciones de acuerdo con la fase del ensayo durante la cual son normalmente generados: 1) antes de comenzar la fase clínica del ensayo 2) durante la realización clínica del ensayo, y 3) después de completar o finalizar el ensayo. Se describe el propósito de cada documento y se especifica si debe ser archivado en el archivo del investigador/institución, o en el del promotor o en ambos. Se acepta combinar algunos de los documentos, siempre que los elementos individuales sean fácilmente identificables.

Los archivos maestros del ensayo deberán establecerse al principio del ensayo, tanto en el centro del investigador/institución como en el centro del promotor. Solo se puede hacer el cierre final del ensayo cuando el monitor haya revisado los archivos del investigador/institución y los del promotor y haya confirmado que todos los documentos necesarios están en los archivos apropiados.

Todos los documentos relacionados en esta guía deberán estar disponibles para ser auditados por el auditor del promotor y para ser inspeccionados por las autoridades reguladoras.

 

8.2 ANTES DE COMENZAR LA FASE CLÍNICA DEL ENSAYO
Durante esta fase de planificación, deberá generarse los siguientes documentos y guardarse en el archivo antes de que empiece formalmente el estudio.

  Titulo de Documento Propósito Localización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.2.1 MANUAL DEL INVESTIGADOR Documentar que se ha facilitado al investigador la información científica relevante y actualizada referente al medicamento en investigación. X X
8.2.2 PROTOCOLO FIRMADO Y MODIFICACIONES SI LAS HAY, Y UN MODELO DEL CUADERNO DE RECOGIDA DE DATOS (CRD) Documentar el acuerdo del investigador y promotor respecto al protocolo y sus modificaciones así como al CRD X X
8.2.3 INFORMACIÓN PROPORCIONADA AL SUJETO DEL ENSAYO:
- HOJA DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO (CI)
(Incluyendo todas las traducciones pertinentes)
Documentar el consentimiento informado X X
  - TODA INFORMACIÓN ESCRITA Documentar que se facilitará a los sujetos la información escrita apropiada (contenido y términos) que facilite su capacidad de dar un consentimiento plenamente informado X X
  -ANUNCIO PARA EL RECLUTAMIENTO DEL SUJETO (si es utilizado)
Documentar que las medidas de reclutamiento son apropiadas y no coercitivas X  
8.2.4 ASPECTOS FINANACIEROS DEL ENSAYO
Documentar el acuerdo financiero para el ensayo entre el investigador/institución y el promotor X X
8.2.5

CERTIFICADO DEL SEGURO
(en caso necesario)

Documentar la existencia de una indemnización para los sujetos en caso de daños relacionados con el ensayo X X
8.2.6

CONTRATO FIRMADO ENTRE LAS PARTES IMPLICADAS, p.e.

     
 

- investigador/institución y promotor

  X X
  - investigador/institución y CRO
  X X
(si procede)
  - promotor y CRO     X
  - investigador/institución y autoridades (en caso necesario)   X X
8.2.7

DICTAMEN FAVORABLE DOCUMENTADO Y FECHADO DEL CEIC, REFERIDO A:
- protocolo y cualquier modificación,
- CRD (si procede)
- documento del consentimiento informado
- toda información escrita que se proporcione a los sujetos
- anuncio para el reclutamiento de sujetos (si se utiliza)
- compensación para los sujetos (si la hay)
- cualquier otro documento al que se haya dado una opinión favorable

Documentar que el ensayo ha sido revisado por el CEIC y que se ha otorgado un dictamen favorable
Identificar el número de la versión y la fecha de los documentos

X X
8.2.8

COMPOSICIÓN DEL CEIC

Documentar que la composición del Comité está de acuerdo con la BPC

X X
(cuando proceda)
8.2.9

AUTORIZACIÓN DEL PROTOCOLO POR LA AUTORIDAD REGULADORA

Documentar que se ha obtenido la autorización apropiada de las autoridades reguladoras antes del inicio del ensayo de acuerdo con los requisitos legales pertinentes

X X
8.2.10

CURRICULUM VITAE Y OTROS DOCUMENTOS RELEVANTES QUE EVIDENCIEN LA CUALIFICACIÖN DE LOS INVESTIGADORES Y LOS INVESTIGADORES COLABORADORES

Documentar las cualificaciones e idoneidad para realizar el ensayo y/o realizar la supervisión médica de los sujetos

X X
8.2.11

VALORES/RANGOS NORMALES DE LOS PROCEDIMIENTOS MÉDICOS/ DE LABORATORIO/TÉCNICOS Y/O PRUEBAS INCLUIDAS EN EL PROTOLO

Documentar los valores y/o rangos normales de las pruebas

X X
8.2.12

PROCEDIMIENTOS MÉDICOS/DE LABORATORIO/ TÉCNICOS/PRUEBAS
- certificación o
- acreditación o
- control de calidad establecido y/o valoración de calidad externa u
- otra validación (cuando proceda)

Documentar la adecuación de las instalaciones para realizar las pruebas requeridas y respaldar la fiabilidad de los resultados

X
(cuando proceda)
X
8.2.13

MODELO DE LAS ETIQUETAS DE LOS ENVASES DE LOS MEDICAMENTO EN INVESTIGACIÓN

Documentar que la etiqueta cumple la legislación vigente referente al etiquetado y que las instrucciones facilitadas a los sujetos son correctas.

  X
8.2.14

INSTRUCCIONES PARA E MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO
(cuando no estén incluidos en el protocolo o el Manual del Investigador)

Documentar las instrucciones necesarias para asegurar un correcto almacenamiento, envasado, dispensación y disponibilidad de los medicamentos en investigación y materiales relacionados con el ensayo

X X
8.2.15

REGISTROS DEL ENVIO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO

Documentar las fechas de envío, número de lote y método de envío de los medicamentos en investigación y materiales relacionados con el ensayo. Permite la trazabilidad del lote de producción, la revisión de las condiciones de envío y la contabilidad (reconciliación). X X
8.2.16

CERTIFICADOS DEL ANÁLISIS DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN ENVIADOS

Documentar la identidad, pureza y dosis de los medicamentos en investigación que serán usados en el ensayo   X
8.2.17

PROCEDIMIENTO DE DECODIFICACION DE LOS ENSAYOS ENMASCARADOS

Documentar, en caso de urgencia, el modo de desvelar la identidad del medicamento en investigación sin romper el ciego para los restantes tratamientos de los sujetos. X X
(tercero cuando proceda)
8.2.18

LISTA MAESTRA DE ALEATORIZACIÓN

Documentar el método de aleatorización de la población del ensayo   X
(tercero cuando proceda)
8.2.19

INFORME DE MONITORIZACIÓN PREVIO AL ENSAYO

Documentar que el centro es adecuado para el ensayo (se puede combinar con el 8.2.20)   X
8.2.20

INFORME DE MONITORIZACIÓN DEL INICIO DEL ENSAYO

Documentar que los procedimientos del ensayo fueron revisados con el investigador y el personal del investigador que participa en el ensayo (se puede combinar con el 8.2.19) X X

 

8.3 DURANTE LA REALIZACIÓN CLÍNICA DEL ENSAYO
Además de tener archivados los documentos anteriores, deberá añadirse a los archivos correspondientes, los siguientes documentos durante el ensayo como prueba de que toda la información nueva relevante se documenta en cuanto está disponible.

  Titulo de Documento Propósito Localización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.3.1 ACTUALIZACIONES DEL MANUAL DEL INVESTIGADOR Documentar que el investigador recibe oportunamente la información relevante a medida que esté disponible X X
8.3.2 CUALQUIER REVISION A:
-    protocolo/modificaciones y CRD
-    documento del consentimiento informado
-    toda información escrita facilitada a los  sujetos
-    anuncio para el reclutamiento de sujeto (si se utiliza)

Documentar las revisiones de estos documentos relacionados con el ensayo que tienen efecto durante el ensayo X X
8.3.3

DICTAMEN FAVORABLE DEL CEIC DOCUMENTADO Y FECHADO REFERENTE A:
- modificación(es) al protocolo revisión(es) de:
-    formulario de consentimiento informado
-    cualquier otra información escrita que se facilite a los sujetos
-    anuncio para el reclutamiento de sujetos (si se utiliza)
-    cualquier otro documento incluido en el dictamen favorable
-    revisión continuada del ensayo (cuando proceda)

Documentar las modificaciones y/o revisiones que han sido evaluadas por el CEIC y, han recibido un dictamen favorable Identificar el número de versión y fecha de los documentos X X
8.3.4

AUTORIZACION DE LA AGENCIA REGULADORA DE LAS
- modificaciones del protocolo y otros documentos

Documentar el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes X
(cuando proceda)
X
8.3.5

CURRICULUM VITAE DE NUEVOS INVESTIGADORES E INVESTIGADORES COLABORADORES

(véase 8.2.10) X X
8.3.6

ACTUALIZACIONES DE LOS VALORES/ RANGOS NORMALES PARA LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS INCLUIDOS EN EL PROTOCOLO

Documentar los valores y rangos normales que se revisan durante el ensayo (véase 8.2.11) X X
8.3.7

ACTUALIZACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS
-    certificación o
-    acreditación o
-    control de calidad establecido y/o valoración externa de calidad u
-    otra valoración (cuando proceda)

Documentar que las pruebas siguen siendo adecuadas a lo largo del periodo del ensayo (véase 8.2.12) X
(cuando proceda)
X
8.3.8

DOCUMENTACIÓN DE ENVIO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO

(véase 8.2.15) X X
8.3.9

CERTIFICADOS DE ANALISIS DE LOS NUEVOS LOTES DE MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN

(véase 8.2.16)   X
8.3.10

INFORMES DE LAS VISITAS DE MONITORIZACION

Documentar las visitas a los centros realizadas por el monitor y los hallazgos encontrados   X
8.3.11

COMUNICACIONES RELEVANTES DIFERENTES A LAS VISITAS A LOS CENTROS
-    cartas
-    actas de reuniones
-    informes de llamadas telefónicas

Documentar cualquier acuerdo o discusión relevante referente a la gestión del ensayo, las desviaciones del protocolo, la realización del ensayo, notificación de acontecimientos adversos. X X
8.3.12

CONSENTIMIENTOS INFORMADOS FIRMADOS

Documentar la obtención del consentimiento de acuerdo con la BPC y el protocolo, y que ha sido fechado antes de la participación de cada sujeto en el ensayo. Además, documentar el permiso del sujeto acceder a sus datos (véase 8.2.3) X  
8.3.13

DOCUMENTOS FUENTE

Documentar la existencia del sujeto y la integridad de los datos recogidos en el ensayo. Incluir los documentos originales relacionados con el ensayo, el tratamiento médico y la historia clínica del sujeto X  
8.3.14

CUADERNOS DE RECOGIDA DE DATOS COMPLETOS, FIRMADOS Y FECHADOS (CRD)

Documentar que el investigador o un miembro autorizado del equipo del investigador confirma los datos registrados X
(copia)
X
(original)
8.3.15

DOCUMENTACION DE LAS CORRECIONES EN LOS CRD

Documentar todos los cambios/adiciones o correcciones hechas en el CRD de los datos inicialmente registrados X
(copia)
X
(original)
8.3.16

NOTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR AL PROMOTOR DE LOS ACONTECIMIENTOS ADVERSOS GRAVES Y LOS INFORMES RELACIONADOS

Notificación del investigador al promotor de los acontecimientos adversos graves y de los informes relacionados de acuerdo con 4.11

X X
8.3.17

NOTIFICACION DEL PROMOTOR Y/O INVESTIGADOR A LA AUTORIDAD REGULADORA Y LOS CEIC DE LAS REACCIONES ADVERSAS GRAVES E INESPERADAS Y DE OTRA INFORMACIÓN DE SEGURIDAD

Notificación por el promotor y/o investigador, cuando proceda, a las autoridades reguladoras y los CEIC de las reacciones adversas graves e inesperadas al fármaco de acuerdo con 5.17 y 4.11.1 y de toda información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2 X
(cuando proceda)
X
8.3.18

NOTIFICACION DEL PROMOTOR A LOS INVESTIGADORES DE INFORMACIÓN DE SEGURIDAD

Notificación por el promotor al/ a los investigadores de la información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2 X X
8.3.19

INFORMES INTERMEDIOS O ANUALES AL CEIC Y AUTORIDAD REGULADORA

Informes intermedios o anuales facilitados al CEIC de acuerdo con el punto 4.10 y a las autoridades de acuerdo con el punto 5.17.3 X X
(cuando proceda)
8.3.20

REGISTRO DE SELECCIÓN DE SUJETOS

Documentar la identificación de los sujetos que entraron en la selección previa al ensayo X X
(cuando proceda)
8.3.21

LISTA DE CODIGOS DE IDENTIFICACION DE SUJETOS

Documentar que el investigador/institución guarda una lista confidencial de los nombres de todos los sujetos asignados con los números de inclusión al ensayo. Permite al investigador /institución revelar la identidad de los sujetos X  
8.3.22

REGISTRO DE INCLUSIÓN DE SUJETOS

Documentar la inclusión cronológica de los sujetos por el número asignado en el ensayo X  
8.3.23

CONTABILIZACION DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN EN EL CENTRO DEL ENSAYO

Documentar que los medicamentos en investigación han sido utilizados de acuerdo con el protocolo X X
8.3.24

HOJA DE FIRMAS

Documentar las firmas e iniciales de todas las personas Autorizadas a realizar entradas y/o correcciones en los CRD X X
8.3.25

REGISTRO DE MUESTRAS DE FLUIDOS CORPORALES/ TEJIDOS (SI LOS HAY)

Documentar la ubicación e identificación de las muestras guardadas por si es necesario repetir los análisis X X

 

8.4 DESPUES DE COMPLETAR O FINALIZAR EL ENSAYO
Después de completar o finalizar el ensayo, todos los documentos identificados en las secciones 8.2 y 8.3 deberán estar archivados conjuntamente

  Titulo de Documento Propósito Localización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.4.1 CONTABILIZACION DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACION EN EL CENTRO Documentar que los medicamentos en investigación han sido utilizados de acuerdo con el protocolo. Documentar la contabilización final de los medicamentos en investigación recibidos en el centro del ensayo, dispensados a los sujetos, devueltos por ellos y los devueltos al promotor X X
8.4.2 DOCUMENTACION DE LA DESTRUCCIÓN DEL MEDICAMENTO EN INVESTIGACIÓN Documentar la destrucción por el promotor o en el centro del ensayo de los medicamentos en investigación no utilizados. X
(si se destruye en el centro)
X
8.4.3 LISTA COMPLETA DE LOS CODIGOS DE IDENTIFICACION DE LOS SUJETOS Permitir la identificación de todos los sujetos incluidos en el ensayo en el caso de que se requiera un seguimiento. Debe guardarse la lista, de forma confidencial, durante el periodo de tiempo acordado X  
8.4.4 CERTIFICADO DE AUDITORIA
(si está disponible)
Documentar que se realizó una auditoria   X
8.4.5 INFORME DE MONITORIZACIÓN FINAL AL CIERRE DEL ENSAYO Documentar que se han completado todas las actividades requeridas para el cierre del ensayo, y que las copias de los documentos esenciales están guardadas en los archivos apropiados   X
8.4.6 DOCUMENTACIÓN DE LA ASIGNACIÓN DEL TRATAMIENTO Y DECODIFICACIÓN Se devuelve al promotor para documentar cualquier decodificación que pueda haber ocurrido   X
8.4.7 INFORME FINAL DEL INVESTIGADOR AL CEIC Y A LA AUTORIDAD REGULADORA Documentar la finalización del ensayo X  
8.4.8 INFORME DEL ESTUDIO CLINICO
Documentar los resultados e interpretaciones del ensayo X X