8. DOCUMENTOS ESENCIALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ENSAYO CLÍNICO

8.1 INTRODUCCIÓN
Los documentos esenciales son aquellos documentos que individual y globalmente permiten la evaluación del desarrollo de un ensayo y de la calidad de los datos generados. Estos documentos sirven para demostrar el cumplimiento del investigador, promotor y monitor con las normas de la Buena Práctica Clínica y con todos los requisitos legales pertinentes.

Los documentos esenciales también sirven para otros propósitos importantes. El archivo oportuno de los documentos esenciales en los centros del investigador/institución y del promotor puede ayudar en la realización de un ensayo con éxito por parte del investigador, promotor y monitor. Estos documentos son también los que habitualmente son auditados en una auditoria independiente del promotor y son inspeccionados por las autoridades reguladoras como parte del proceso de confirmación de la validez de la realización del ensayo y de la integridad de los datos recogidos.

La lista mínima de documentos esenciales que se ha desarrollado aparece a continuación. Los distintos documentos se han agrupados en tres secciones de acuerdo con la fase del ensayo durante la cual son normalmente generados: 1) antes de comenzar la fase clínica del ensayo 2) durante la realización clínica del ensayo, y 3) después de completar o finalizar el ensayo. Se describe el propósito de cada documento y se especifica si debe ser archivado en el archivo del investigador/institución, o en el del promotor o en ambos. Se acepta combinar algunos de los documentos, siempre que los elementos individuales sean fácilmente identificables.

Los archivos maestros del ensayo deberán establecerse al principio del ensayo, tanto en el centro del investigador/institución como en el centro del promotor. Solo se puede hacer el cierre final del ensayo cuando el monitor haya revisado los archivos del investigador/institución y los del promotor y haya confirmado que todos los documentos necesarios están en los archivos apropiados.

Todos los documentos relacionados en esta guía deberán estar disponibles para ser auditados por el auditor del promotor y para ser inspeccionados por las autoridades reguladoras.

APÉNDICE

El patrocinador y el investigador / institución deben mantener un registro de las ubicaciones de sus respectivos documentos esenciales, incluidos los documentos de origen. El sistema de almacenamiento utilizado durante la prueba y para el archivo (independientemente del tipo de medio utilizado) debe proporcionar la identificación del documento, el historial de versiones, la búsqueda y la recuperación.

Los documentos esenciales para el ensayo deben complementarse o reducirse cuando esté justificado (antes del inicio del ensayo) en función de la importancia y relevancia de los documentos específicos para el ensayo.

El patrocinador debe asegurarse de que el investigador tenga control y acceso continuo a los datos de CRF informados al patrocinador. El patrocinador no debe tener control exclusivo de esos datos.

Cuando se usa una copia para reemplazar un documento original (por ejemplo, documentos de origen, CRF), la copia debe cumplir con los requisitos para copias certificadas.

El investigador / institución debe tener el control de todos los documentos y registros esenciales generados por el investigador antes, durante y después del ensayo.

8.2 ANTES DE COMENZAR LA FASE CLÍNICA DEL ENSAYO
Durante esta fase de planificación, deberá generarse los siguientes documentos y guardarse en el archivo antes de que empiece formalmente el estudio.

8.3 DURANTE LA REALIZACIÓN CLÍNICA DEL ENSAYO
Además de tener archivados los documentos anteriores, deberá añadirse a los archivos correspondientes, los siguientes documentos durante el ensayo como prueba de que toda la información nueva relevante se documenta en cuanto está disponible.

Documentar las revisiones de estos documentos relacionados con el ensayo que tienen efecto durante el ensayoXX8.3.3DICTAMEN FAVORABLE DEL CEIC DOCUMENTADO Y FECHADO REFERENTE A:
– modificación(es) al protocolo revisión(es) de:
–    formulario de consentimiento informado
–    cualquier otra información escrita que se facilite a los sujetos
–    anuncio para el reclutamiento de sujetos (si se utiliza)
–    cualquier otro documento incluido en el dictamen favorable
–    revisión continuada del ensayo (cuando proceda)
Documentar las modificaciones y/o revisiones que han sido evaluadas por el CEIC y, han recibido un dictamen favorable Identificar el número de versión y fecha de los documentosXX8.3.4AUTORIZACION DE LA AGENCIA REGULADORA DE LAS
– modificaciones del protocolo y otros documentos

Documentar el cumplimiento de los requisitos legales pertinentesX
(cuando proceda)X8.3.5CURRICULUM VITAE DE NUEVOS INVESTIGADORES E INVESTIGADORES COLABORADORES(véase 8.2.10)XX8.3.6ACTUALIZACIONES DE LOS VALORES/ RANGOS NORMALES PARA LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS INCLUIDOS EN EL PROTOCOLODocumentar los valores y rangos normales que se revisan durante el ensayo (véase 8.2.11)XX8.3.7ACTUALIZACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS
–    certificación o
–    acreditación o
–    control de calidad establecido y/o valoración externa de calidad u
–    otra valoración (cuando proceda)
Documentar que las pruebas siguen siendo adecuadas a lo largo del periodo del ensayo (véase 8.2.12)X
(cuando proceda)X8.3.8DOCUMENTACIÓN DE ENVIO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO
(véase 8.2.15)XX8.3.9CERTIFICADOS DE ANALISIS DE LOS NUEVOS LOTES DE MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN
(véase 8.2.16)
X8.3.10INFORMES DE LAS VISITAS DE MONITORIZACION
Documentar las visitas a los centros realizadas por el monitor y los hallazgos encontrados
X8.3.11COMUNICACIONES RELEVANTES DIFERENTES A LAS VISITAS A LOS CENTROS
–    cartas
–    actas de reuniones
–    informes de llamadas telefónicasDocumentar cualquier acuerdo o discusión relevante referente a la gestión del ensayo, las desviaciones del protocolo, la realización del ensayo, notificación de acontecimientos adversos.XX8.3.12

CONSENTIMIENTOS INFORMADOS FIRMADOS

Documentar la obtención del consentimiento de acuerdo con la BPC y el protocolo, y que ha sido fechado antes de la participación de cada sujeto en el ensayo. Además, documentar el permiso del sujeto acceder a sus datos (véase 8.2.3)X
8.3.13DOCUMENTOS FUENTE
Documentar la existencia del sujeto y la integridad de los datos recogidos en el ensayo. Incluir los documentos originales relacionados con el ensayo, el tratamiento médico y la historia clínica del sujetoX
8.3.14CUADERNOS DE RECOGIDA DE DATOS COMPLETOS, FIRMADOS Y FECHADOS (CRD)Documentar que el investigador o un miembro autorizado del equipo del investigador confirma los datos registradosX
(copia)X
(original)8.3.15DOCUMENTACION DE LAS CORRECIONES EN LOS CRDDocumentar todos los cambios/adiciones o correcciones hechas en el CRD de los datos inicialmente registradosX
(copia)X
(original)8.3.16NOTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR AL PROMOTOR DE LOS ACONTECIMIENTOS ADVERSOS GRAVES Y LOS INFORMES RELACIONADOSNotificación del investigador al promotor de los acontecimientos adversos graves y de los informes relacionados de acuerdo con 4.11XX8.3.17NOTIFICACION DEL PROMOTOR Y/O INVESTIGADOR A LA AUTORIDAD REGULADORA Y LOS CEIC DE LAS REACCIONES ADVERSAS GRAVES E INESPERADAS Y DE OTRA INFORMACIÓN DE SEGURIDADNotificación por el promotor y/o investigador, cuando proceda, a las autoridades reguladoras y los CEIC de las reacciones adversas graves e inesperadas al fármaco de acuerdo con 5.17 y 4.11.1 y de toda información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2X
(cuando proceda)X8.3.18NOTIFICACION DEL PROMOTOR A LOS INVESTIGADORES DE INFORMACIÓN DE SEGURIDAD
Notificación por el promotor al/ a los investigadores de la información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2XX8.3.19INFORMES INTERMEDIOS O ANUALES AL CEIC Y AUTORIDAD REGULADORA
Informes intermedios o anuales facilitados al CEIC de acuerdo con el punto 4.10 y a las autoridades de acuerdo con el punto 5.17.3XX
(cuando proceda)8.3.20REGISTRO DE SELECCIÓN DE SUJETOSDocumentar la identificación de los sujetos que entraron en la selección previa al ensayoXX
(cuando proceda)8.3.21LISTA DE CODIGOS DE IDENTIFICACION DE SUJETOSDocumentar que el investigador/institución guarda una lista confidencial de los nombres de todos los sujetos asignados con los números de inclusión al ensayo. Permite al investigador /institución revelar la identidad de los sujetosX
8.3.22REGISTRO DE INCLUSIÓN DE SUJETOSDocumentar la inclusión cronológica de los sujetos por el número asignado en el ensayoX
8.3.23CONTABILIZACION DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN EN EL CENTRO DEL ENSAYODocumentar que los medicamentos en investigación han sido utilizados de acuerdo con el protocoloXX8.3.24HOJA DE FIRMASDocumentar las firmas e iniciales de todas las personas Autorizadas a realizar entradas y/o correcciones en los CRDXX8.3.25REGISTRO DE MUESTRAS DE FLUIDOS CORPORALES/ TEJIDOS (SI LOS HAY)Documentar la ubicación e identificación de las muestras guardadas por si es necesario repetir los análisisXX

8.4 DESPUES DE COMPLETAR O FINALIZAR EL ENSAYO
Después de completar o finalizar el ensayo, todos los documentos identificados en las secciones 8.2 y 8.3 deberán estar archivados conjuntamente

TRADUCCIÓN / SIN VALOR LEGAL / SOLO PARA USO PERSONAL