Essential documents for the conduct of a clinical trial

8.1 INTRODUCCIÓN
Los documentos esenciales son aquellos documentos que individual y globalmente permiten la evaluación del desarrollo de un ensayo y de la calidad de los datos generados. Estos documentos sirven para demostrar el cumplimiento del investigador, promotor y monitor con las normas de la Buena Práctica Clínica y con todos los requisitos legales pertinentes.

Los documentos esenciales también sirven para otros propósitos importantes. El archivo oportuno de los documentos esenciales en los centros del investigador/institución y del promotor puede ayudar en la realización de un ensayo con éxito por parte del investigador, promotor y monitor. Estos documentos son también los que habitualmente son auditados en una auditoria independiente del promotor y son inspeccionados por las autoridades reguladoras como parte del proceso de confirmación de la validez de la realización del ensayo y de la integridad de los datos recogidos.

La lista mínima de documentos esenciales que se ha desarrollado aparece a continuación. Los distintos documentos se han agrupados en tres secciones de acuerdo con la fase del ensayo durante la cual son normalmente generados: 1) antes de comenzar la fase clínica del ensayo 2) durante la realización clínica del ensayo, y 3) después de completar o finalizar el ensayo. Se describe el propósito de cada documento y se especifica si debe ser archivado en el archivo del investigador/institución, o en el del promotor o en ambos. Se acepta combinar algunos de los documentos, siempre que los elementos individuales sean fácilmente identificables.

Los archivos maestros del ensayo deberán establecerse al principio del ensayo, tanto en el centro del investigador/institución como en el centro del promotor. Solo se puede hacer el cierre final del ensayo cuando el monitor haya revisado los archivos del investigador/institución y los del promotor y haya confirmado que todos los documentos necesarios están en los archivos apropiados.

Todos los documentos relacionados en esta guía deberán estar disponibles para ser auditados por el auditor del promotor y para ser inspeccionados por las autoridades reguladoras.

APÉNDICE

El patrocinador y el investigador / institución deben mantener un registro de las ubicaciones de sus respectivos documentos esenciales, incluidos los documentos de origen. El sistema de almacenamiento utilizado durante la prueba y para el archivo (independientemente del tipo de medio utilizado) debe proporcionar la identificación del documento, el historial de versiones, la búsqueda y la recuperación.

Los documentos esenciales para el ensayo deben complementarse o reducirse cuando esté justificado (antes del inicio del ensayo) en función de la importancia y relevancia de los documentos específicos para el ensayo.

El patrocinador debe asegurarse de que el investigador tenga control y acceso continuo a los datos de CRF informados al patrocinador. El patrocinador no debe tener control exclusivo de esos datos.

Cuando se usa una copia para reemplazar un documento original (por ejemplo, documentos de origen, CRF), la copia debe cumplir con los requisitos para copias certificadas.

El investigador / institución debe tener el control de todos los documentos y registros esenciales generados por el investigador antes, durante y después del ensayo.

8.2 ANTES DE COMENZAR LA FASE CLÍNICA DEL ENSAYO
Durante esta fase de planificación, deberá generarse los siguientes documentos y guardarse en el archivo antes de que empiece formalmente el estudio.

Titulo de DocumentoPropósitoLocalización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.2.1MANUAL DEL INVESTIGADORDocumentar que se ha facilitado al investigador la información científica relevante y actualizada referente al medicamento en investigación.XX
8.2.2PROTOCOLO FIRMADO Y MODIFICACIONES SI LAS HAY, Y UN MODELO DEL CUADERNO DE RECOGIDA DE DATOS (CRD)Documentar el acuerdo del investigador y promotor respecto al protocolo y sus modificaciones así como al CRDXX
8.2.3INFORMACIÓN PROPORCIONADA AL SUJETO DEL ENSAYO:
– HOJA DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO (CI)
(Incluyendo todas las traducciones pertinentes)
Documentar el consentimiento informadoXX
– TODA INFORMACIÓN ESCRITADocumentar que se facilitará a los sujetos la información escrita apropiada (contenido y términos) que facilite su capacidad de dar un consentimiento plenamente informadoXX
-ANUNCIO PARA EL RECLUTAMIENTO DEL SUJETO (si es utilizado)
Documentar que las medidas de reclutamiento son apropiadas y no coercitivasX
8.2.4ASPECTOS FINANACIEROS DEL ENSAYO
Documentar el acuerdo financiero para el ensayo entre el investigador/institución y el promotorXX
8.2.5CERTIFICADO DEL SEGURO
(en caso necesario)
Documentar la existencia de una indemnización para los sujetos en caso de daños relacionados con el ensayoXX
8.2.6CONTRATO FIRMADO ENTRE LAS PARTES IMPLICADAS, p.e.
– investigador/institución y promotor
XX
– investigador/institución y CRO
XX
(si procede)
– promotor y CROX
– investigador/institución y autoridades (en caso necesario)XX
8.2.7DICTAMEN FAVORABLE DOCUMENTADO Y FECHADO DEL CEIC, REFERIDO A:
– protocolo y cualquier modificación,
– CRD (si procede)
– documento del consentimiento informado
– toda información escrita que se proporcione a los sujetos
– anuncio para el reclutamiento de sujetos (si se utiliza)
– compensación para los sujetos (si la hay)
– cualquier otro documento al que se haya dado una opinión favorable
Documentar que el ensayo ha sido revisado por el CEIC y que se ha otorgado un dictamen favorable
Identificar el número de la versión y la fecha de los documentos
XX
8.2.8COMPOSICIÓN DEL CEICDocumentar que la composición del Comité está de acuerdo con la BPCXX
(cuando proceda)
8.2.9AUTORIZACIÓN DEL PROTOCOLO POR LA AUTORIDAD REGULADORA
Documentar que se ha obtenido la autorización apropiada de las autoridades reguladoras antes del inicio del ensayo de acuerdo con los requisitos legales pertinentesXX
8.2.10CURRICULUM VITAE Y OTROS DOCUMENTOS RELEVANTES QUE EVIDENCIEN LA CUALIFICACIÖN DE LOS INVESTIGADORES Y LOS INVESTIGADORES COLABORADORES
Documentar las cualificaciones e idoneidad para realizar el ensayo y/o realizar la supervisión médica de los sujetosXX
8.2.11VALORES/RANGOS NORMALES DE LOS PROCEDIMIENTOS MÉDICOS/ DE LABORATORIO/TÉCNICOS Y/O PRUEBAS INCLUIDAS EN EL PROTOLO
Documentar los valores y/o rangos normales de las pruebasXX
8.2.12PROCEDIMIENTOS MÉDICOS/DE LABORATORIO/ TÉCNICOS/PRUEBAS
– certificación o
– acreditación o
– control de calidad establecido y/o valoración de calidad externa u
– otra validación (cuando proceda)
Documentar la adecuación de las instalaciones para realizar las pruebas requeridas y respaldar la fiabilidad de los resultadosX
(cuando proceda)
X
8.2.13MODELO DE LAS ETIQUETAS DE LOS ENVASES DE LOS MEDICAMENTO EN INVESTIGACIÓN
Documentar que la etiqueta cumple la legislación vigente referente al etiquetado y que las instrucciones facilitadas a los sujetos son correctas.X
8.2.14INSTRUCCIONES PARA E MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO
(cuando no estén incluidos en el protocolo o el Manual del Investigador)
Documentar las instrucciones necesarias para asegurar un correcto almacenamiento, envasado, dispensación y disponibilidad de los medicamentos en investigación y materiales relacionados con el ensayoXX
8.2.15
REGISTROS DEL ENVIO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO
Documentar las fechas de envío, número de lote y método de envío de los medicamentos en investigación y materiales relacionados con el ensayo. Permite la trazabilidad del lote de producción, la revisión de las condiciones de envío y la contabilidad (reconciliación).XX
8.2.16CERTIFICADOS DEL ANÁLISIS DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN ENVIADOS
Documentar la identidad, pureza y dosis de los medicamentos en investigación que serán usados en el ensayoX
8.2.17PROCEDIMIENTO DE DECODIFICACION DE LOS ENSAYOS ENMASCARADOS
Documentar, en caso de urgencia, el modo de desvelar la identidad del medicamento en investigación sin romper el ciego para los restantes tratamientos de los sujetos.XX
(tercero cuando proceda)
8.2.18LISTA MAESTRA DE ALEATORIZACIÓN
Documentar el método de aleatorización de la población del ensayoX
(tercero cuando proceda)
8.2.19INFORME DE MONITORIZACIÓN PREVIO AL ENSAYO
Documentar que el centro es adecuado para el ensayo (se puede combinar con el 8.2.20)X
8.2.20INFORME DE MONITORIZACIÓN DEL INICIO DEL ENSAYO
Documentar que los procedimientos del ensayo fueron revisados con el investigador y el personal del investigador que participa en el ensayo (se puede combinar con el 8.2.19)XX

8.3 DURANTE LA REALIZACIÓN CLÍNICA DEL ENSAYO
Además de tener archivados los documentos anteriores, deberá añadirse a los archivos correspondientes, los siguientes documentos durante el ensayo como prueba de que toda la información nueva relevante se documenta en cuanto está disponible.

Titulo de DocumentoPropósitoLocalización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.3.1ACTUALIZACIONES DEL MANUAL DEL INVESTIGADORDocumentar que el investigador recibe oportunamente la información relevante a medida que esté disponibleXX
8.3.2CUALQUIER REVISION A:
–    protocolo/modificaciones y CRD
–    documento del consentimiento informado
–    toda información escrita facilitada a los  sujetos
–    anuncio para el reclutamiento de sujeto (si se utiliza)

Documentar las revisiones de estos documentos relacionados con el ensayo que tienen efecto durante el ensayoXX8.3.3DICTAMEN FAVORABLE DEL CEIC DOCUMENTADO Y FECHADO REFERENTE A:
– modificación(es) al protocolo revisión(es) de:
–    formulario de consentimiento informado
–    cualquier otra información escrita que se facilite a los sujetos
–    anuncio para el reclutamiento de sujetos (si se utiliza)
–    cualquier otro documento incluido en el dictamen favorable
–    revisión continuada del ensayo (cuando proceda)
Documentar las modificaciones y/o revisiones que han sido evaluadas por el CEIC y, han recibido un dictamen favorable Identificar el número de versión y fecha de los documentosXX8.3.4AUTORIZACION DE LA AGENCIA REGULADORA DE LAS
– modificaciones del protocolo y otros documentos

Documentar el cumplimiento de los requisitos legales pertinentesX
(cuando proceda)X8.3.5CURRICULUM VITAE DE NUEVOS INVESTIGADORES E INVESTIGADORES COLABORADORES(véase 8.2.10)XX8.3.6ACTUALIZACIONES DE LOS VALORES/ RANGOS NORMALES PARA LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS INCLUIDOS EN EL PROTOCOLODocumentar los valores y rangos normales que se revisan durante el ensayo (véase 8.2.11)XX8.3.7ACTUALIZACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS/PRUEBAS CLINICAS/ ANALITICAS/TECNICAS
–    certificación o
–    acreditación o
–    control de calidad establecido y/o valoración externa de calidad u
–    otra valoración (cuando proceda)
Documentar que las pruebas siguen siendo adecuadas a lo largo del periodo del ensayo (véase 8.2.12)X
(cuando proceda)X8.3.8DOCUMENTACIÓN DE ENVIO DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN Y MATERIALES RELACIONADOS CON EL ENSAYO
(véase 8.2.15)XX8.3.9CERTIFICADOS DE ANALISIS DE LOS NUEVOS LOTES DE MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN
(véase 8.2.16)
X8.3.10INFORMES DE LAS VISITAS DE MONITORIZACION
Documentar las visitas a los centros realizadas por el monitor y los hallazgos encontrados
X8.3.11COMUNICACIONES RELEVANTES DIFERENTES A LAS VISITAS A LOS CENTROS
–    cartas
–    actas de reuniones
–    informes de llamadas telefónicasDocumentar cualquier acuerdo o discusión relevante referente a la gestión del ensayo, las desviaciones del protocolo, la realización del ensayo, notificación de acontecimientos adversos.XX8.3.12

CONSENTIMIENTOS INFORMADOS FIRMADOS

Documentar la obtención del consentimiento de acuerdo con la BPC y el protocolo, y que ha sido fechado antes de la participación de cada sujeto en el ensayo. Además, documentar el permiso del sujeto acceder a sus datos (véase 8.2.3)X
8.3.13DOCUMENTOS FUENTE
Documentar la existencia del sujeto y la integridad de los datos recogidos en el ensayo. Incluir los documentos originales relacionados con el ensayo, el tratamiento médico y la historia clínica del sujetoX
8.3.14CUADERNOS DE RECOGIDA DE DATOS COMPLETOS, FIRMADOS Y FECHADOS (CRD)Documentar que el investigador o un miembro autorizado del equipo del investigador confirma los datos registradosX
(copia)X
(original)8.3.15DOCUMENTACION DE LAS CORRECIONES EN LOS CRDDocumentar todos los cambios/adiciones o correcciones hechas en el CRD de los datos inicialmente registradosX
(copia)X
(original)8.3.16NOTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR AL PROMOTOR DE LOS ACONTECIMIENTOS ADVERSOS GRAVES Y LOS INFORMES RELACIONADOSNotificación del investigador al promotor de los acontecimientos adversos graves y de los informes relacionados de acuerdo con 4.11XX8.3.17NOTIFICACION DEL PROMOTOR Y/O INVESTIGADOR A LA AUTORIDAD REGULADORA Y LOS CEIC DE LAS REACCIONES ADVERSAS GRAVES E INESPERADAS Y DE OTRA INFORMACIÓN DE SEGURIDADNotificación por el promotor y/o investigador, cuando proceda, a las autoridades reguladoras y los CEIC de las reacciones adversas graves e inesperadas al fármaco de acuerdo con 5.17 y 4.11.1 y de toda información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2X
(cuando proceda)X8.3.18NOTIFICACION DEL PROMOTOR A LOS INVESTIGADORES DE INFORMACIÓN DE SEGURIDAD
Notificación por el promotor al/ a los investigadores de la información sobre seguridad de acuerdo con 5.16.2XX8.3.19INFORMES INTERMEDIOS O ANUALES AL CEIC Y AUTORIDAD REGULADORA
Informes intermedios o anuales facilitados al CEIC de acuerdo con el punto 4.10 y a las autoridades de acuerdo con el punto 5.17.3XX
(cuando proceda)8.3.20REGISTRO DE SELECCIÓN DE SUJETOSDocumentar la identificación de los sujetos que entraron en la selección previa al ensayoXX
(cuando proceda)8.3.21LISTA DE CODIGOS DE IDENTIFICACION DE SUJETOSDocumentar que el investigador/institución guarda una lista confidencial de los nombres de todos los sujetos asignados con los números de inclusión al ensayo. Permite al investigador /institución revelar la identidad de los sujetosX
8.3.22REGISTRO DE INCLUSIÓN DE SUJETOSDocumentar la inclusión cronológica de los sujetos por el número asignado en el ensayoX
8.3.23CONTABILIZACION DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACIÓN EN EL CENTRO DEL ENSAYODocumentar que los medicamentos en investigación han sido utilizados de acuerdo con el protocoloXX8.3.24HOJA DE FIRMASDocumentar las firmas e iniciales de todas las personas Autorizadas a realizar entradas y/o correcciones en los CRDXX8.3.25REGISTRO DE MUESTRAS DE FLUIDOS CORPORALES/ TEJIDOS (SI LOS HAY)Documentar la ubicación e identificación de las muestras guardadas por si es necesario repetir los análisisXX

8.4 DESPUES DE COMPLETAR O FINALIZAR EL ENSAYO
Después de completar o finalizar el ensayo, todos los documentos identificados en las secciones 8.2 y 8.3 deberán estar archivados conjuntamente

Titulo de DocumentoPropósitoLocalización en los archivos de:
Investigador/
Institución
Promotor
8.4.1CONTABILIZACION DE LOS MEDICAMENTOS EN INVESTIGACION EN EL CENTRODocumentar que los medicamentos en investigación han sido utilizados de acuerdo con el protocolo. Documentar la contabilización final de los medicamentos en investigación recibidos en el centro del ensayo, dispensados a los sujetos, devueltos por ellos y los devueltos al promotorXX
8.4.2DOCUMENTACION DE LA DESTRUCCIÓN DEL MEDICAMENTO EN INVESTIGACIÓNDocumentar la destrucción por el promotor o en el centro del ensayo de los medicamentos en investigación no utilizados.X
(si se destruye en el centro)
X
8.4.3LISTA COMPLETA DE LOS CODIGOS DE IDENTIFICACION DE LOS SUJETOSPermitir la identificación de todos los sujetos incluidos en el ensayo en el caso de que se requiera un seguimiento. Debe guardarse la lista, de forma confidencial, durante el periodo de tiempo acordadoX
8.4.4CERTIFICADO DE AUDITORIA
(si está disponible)
Documentar que se realizó una auditoriaX
8.4.5INFORME DE MONITORIZACIÓN FINAL AL CIERRE DEL ENSAYODocumentar que se han completado todas las actividades requeridas para el cierre del ensayo, y que las copias de los documentos esenciales están guardadas en los archivos apropiadosX
8.4.6DOCUMENTACIÓN DE LA ASIGNACIÓN DEL TRATAMIENTO Y DECODIFICACIÓNSe devuelve al promotor para documentar cualquier decodificación que pueda haber ocurridoX
8.4.7INFORME FINAL DEL INVESTIGADOR AL CEIC Y A LA AUTORIDAD REGULADORADocumentar la finalización del ensayoX
8.4.8INFORME DEL ESTUDIO CLINICO
Documentar los resultados e interpretaciones del ensayoXX

Últimos ensayos

Featured Contract Research Organizations

  • Klinar CRO

    Klinar CRO was established in January 2009 as an Optimum CRO enterprise for the international trials conducted in Turkey. Optimum CRO is one of the fi...

  • Blueclinical

    Blueclinical is a privately owned independent full-service CRO focused on bioequivalence and early-stage clinical studies in healthy subjects and pati...

  • Orange Life Sciences

    Orange Life Sciences Provides intermediates drugs & bulk drugs for coast effective, Quality and delivery More. The Product Delivery Teams, the Centre...

  • Outcome

    Outcome Health is a healthcare innovation company reinventing the point of care to facilitate better outcomes for patients, their loved ones, and heal...