8. DOCUMENTS ESSENTIELS À LA RÉALISATION D’UN ESSAI CLINIQUE

8.1 Introduction

Les documents essentiels sont les documents qui, individuellement ou collectivement, permettent l’évaluation du déroulement d’un essai et de la qualité des données produites. Ces documents servent à établir que l’investigateur, le promoteur et le surveillant respectent les normes établies dans les bonnes pratiques cliniques ainsi que toutes les exigences réglementaires applicables.

Les documents essentiels servent également à plusieurs autres fins importantes. Le fait de fournir les documents essentiels sur les lieux
de travail de l’investigateur/établissement et du promoteur en temps opportun peut aider considérablement l’investigateur, le promoteur et le surveillant à assurer la gestion efficace d’un essai. Ces documents sont aussi ceux qui sont soumis habituellement au vérificateur indépendant du promoteur et qui sont inspectés par les organismes de réglementation dans le cadre du processus de confirmation de la validité de l’essai réalisé et de l’intégrité des données recueillies.

La liste minimale des documents essentiels est présentée ci-après. Les divers documents sont regroupés en trois sections, selon le stade
de l’essai au cours duquel ils doivent habituellement être produits :1) avant le début de la phase clinique de l’essai; 2) durant la réalisation clinique de l’essai; 3) après la fin de l’essai. La raison d’être de chacun de ces documents est fournie ainsi que l’endroit où ils doivent être classés (dossiers de l’investigateur/établissement ou du promoteur); certains de ces documents peuvent être combinés, à condition que chacun des éléments qu’ils contiennent soit facilement identifiable.

Les dossiers principaux de l’essai doivent être créés au début de l’essai, à la fois sur les lieux de travail de l’investigateur/établissement et au bureau du promoteur. On peut clore officiellement un essai uniquement lorsque le surveillant a examiné les dossiers de l’investigateur/établissement et du promoteur et qu’il a confirmé que tous les documents nécessaires se
trouvent dans les dossiers appropriés.

Une partie ou la totalité des documents mentionnés dans le présent document peuvent faire l’objet d’une vérification de la part du vérificateur du promoteur et d’une inspection de la part des organismes de réglementation; ils doivent être disponibles à cette fin.

ADDENDA

Le promoteur et l’investigateur/établissement doivent tenir un registre des lieux de leurs documents essentiels respectifs, y compris les documents de base. Le système de stockage utilisé pendant l’essai et aux fins d’archivage (peu importe le type de support utilisé) doit permettre d’identifier, de chercher et de récupérer les documents et de consulter l’historique de leurs versions.

Les documents essentiels pour l’essai doivent être complétés ou allégés lorsque cela est justifié (avant l’ouverture de l’essai), selon l’importance et la pertinence des documents propres à l’essai.

Le promoteur doit s’assurer que l’investigateur a le contrôle des données du FEC transmises au promoteur et qu’il peut constamment y accéder. Le promoteur ne doit pas avoir le contrôle exclusif de ces données.

Lorsque le document original doit être remplacé par une copie (p. ex., dans le cas des documents de base ou du FEC), la copie doit remplir les conditions requises pour les copies certifiées.

L’investigateur/établissement doit contrôler tous les documents et dossiers essentiels produits par l’investigateur/établissement avant,
pendant et après l’essai.

8.2 Avant le début de la phase clinique de l’essai

Durant cette phase de planification, c’est-à-dire avant le début officiel de l’essai, les documents suivants doivent être produits et classés.

Tableau 1 : Avant le début de la phase clinique de l’essai

	Titre du document	But	Classé dans les dossiers de
	Titre du document	But	l’investigateur / établissement	du promoteur
8.2.1	BROCHURE DE L’INVESTIGATEUR	Prouver que des données scientifiques pertinentes et à jour concernant le produit de recherche ont été fournies à l’investigateur	X	X
8.2.2	PROTOCOLE SIGNÉ ET MODIFICATIONS AU PROTOCOLE SIGNÉES (LE CAS ÉCHÉANT) ET FORMULAIRE TYPE D’EXPOSÉ DE CAS (FEC)	Prouver que l’investigateur et le promoteur ont accepté le protocole et les modifications au protocole ainsi que le FEC	X	X
8.2.3	INFORMATION FOURNIE AUX SUJETS PARTICIPANT À L’ESSAI– -- - FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ (incluant toutes les traductions requises	Faire état du consentement éclairé	X	X
	– TOUT AUTRE DOCUMENT D’INFORMATION	Prouver que les sujets recevront les documents d’information appropriés (contenu et libellé) leur permettant de donner un consentement pleinement éclairé	X	X
	– ANNONCES POUR RECRUTER LES SUJETS (s’il y a lieu)	Prouver que les méthodes de recrutement sont appropriées et non coercitives	X
8.2.4	ASPECTS FINANCIERS DE L’ESSAI	Faire état de l’entente financière conclue entre l’investigateur/établissement et le promoteur concernant l’essai	X	X
8.2.5	DÉCLARATION CONCERNANT L’ASSURANCE (s’il y a lieu)	Prouver que les sujets seront indemnisés pour toute séquelle liée à l’essai	X	X
8.2.6	ENTENTES SIGNÉES ENTRE LES PARTIES, p. ex.: –l’investigateur/établissement et le promoteur – l’investigateur/établissement et un ORC – le promoteur et un ORC – l’investigateur/établissement et les autorités (s’il y a lieu)	Faire état des ententes	X X X	X X (s’il y a lieu) X X
8.2.7	APPROBATION/OPINION FAVORABLE DU COMITÉ D’EXAMEN DE L’ÉTABLISSEMENT (CEE)/COMITÉ D’ÉTHIQUE INDÉPENDANT (CEI) DATÉE ET ÉCRITE CONCERNANT: – le protocole et les modifications – le FEC (s’il y a lieu) – le formulaire de consentement éclairé – tout autre document d’information à fournir aux sujets – les annonces pour le recrutement des sujets (s’il y a lieu) – l’indemnisation des sujets (s’il y a lieu) – tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable	Prouver que l’essai a été examiné par le CEE/CEI et que ce dernier a donné une approbation/opinion favorable. Indiquer le numéro et la date correspondant à la version du document	X	X
8.2.8	COMPOSITION DU COMITÉ D’EXAMEN DE L’ÉTABLISSEMENT/COMITÉ D’ÉTHIQUE INDÉPENDANT	Prouver que le CEE/CEI est constitué conformément aux BPC	X	X (s’il y a lieu)
8.2.9	/AVIS DES ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION CONCERNANT LE PROTOCOLE (s’il y a lieu)	Prouver que les autorisations/approbations/avis appropriés des organismes de réglementation ont été obtenus avant le début de l’essai, conformément aux exigences réglementaires applicables	X (s’il y a lieu)	X (s’il y a lieu)
8.2.10	CURRICULUM VITAE OU AUTRE DOCUMENT PERTINENT FAISANT ÉTAT DES QUALIFICATIONS DES INVESTIGATEURS PRINCIPAUX ET SECONDAIRES	Prouver que les investigateurs possèdent les qualifications requises pour réaliser l’essai ou pour assurer la surveillance médicale des sujets et qu’ils sont aptes à exercer cette fonction	X	X
8.2.11	VALEURS/INTERVALLES NORMAUX S’APPLIQUANT AUX INTERVENTIONS MÉDICALES/MÉTHODES DE LABORATOIRE/TECHNIQUES ET AUX ANALYSES PRÉVUES DANS LE PROTOCOLE	Faire état des valeurs/intervalles normaux pour les analyses	X	X
8.2.12	INTERVENTIONS MÉDICALES/MÉTHODES DE LABORATOIRE/TECHNIQUES ET ANALYSES – homologation ou – agrément ou – contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou – autre mode de validation (s’il y a lieu)	Prouver que l’investigateur/établissement dispose des installations appropriées pour réaliser les analyses requises et pour assurer la fiabilité des résultats	X (s’il y a lieu)	X
8.2.13	SPÉCIMEN D’ÉTIQUETTES ATTACHÉES AUX CONTENANTS DES PRODUITS DE RECHERCHE	Prouver que l’étiquetage est conforme à la réglementation applicable sur l’étiquetage et que des instructions appropriées ont été fournies aux sujets		X
8.2.14	INSTRUCTIONS CONCERNANT LA MANIPULATION DES PRODUITS DE RECHERCHE ET DES MATIÈRES SERVANT À L’ESSAI (si elles ne figurent pas dans le protocole ou dans la brochure de l’investigateur)	Faire état des instructions requises pour la conservation, l’emballage, la distribution et l’élimination des produits de recherche et des matières servant à l’essai	X	X
8.2.15	DOSSIERS D’EXPÉDITION DES PRODUITS DE RECHERCHE ET DES MATIÈRES SERVANT À L’ESSAI	Faire état des dates d’expédition, des numéros de lot et de la méthode d’expédition des produits de recherche et des matières servant à l’essai. Assurer le suivi des lots de produits, l’examen des conditions d’expédition et la comptabilisation des produits	X	X
8.2.16	CERTIFICATS D’ANALYSE DES PRODUITS DE RECHERCHE EXPÉDIÉS	Faire état des caractéristiques, de la pureté et de la concentration des produits de recherche qui seront utilisés pour l’essai		X
8.2.17	PROCÉDURES DE DÉCODAGE DES ESSAIS DU TYPE À L’INSU	Indiquer de quelle façon, en cas d’urgence, la nature du produit de recherche administré à une personne peut être révélée sans dévoiler le traitement administré aux autres sujets participant à l’essai	X	X (tiers, le cas échéant)
8.2.18	LISTE DE CONTRÔLE DE LA DISTRIBUTION AU HASARD	Faire état de la méthode de distribution au hasard des sujets participant à l’essai		X (tiers, le cas échéant)
8.2.19	RAPPORT DE SURVEILLANCE PRÉ-ESSAI	Prouver que les lieux conviennent à la réalisation de l’essai (peut être combiné avec 8.2.20)		X
8.2.20	RAPPORT DE SURVEILLANCE AU LANCEMENT DE L’ESSAI	Prouver que la marche à suivre de l’essai a été passée en revue avec l’investigateur et le personnel chargé de l’essai (peut être combiné avec 8.2.19)	X	X

8.3 Durant la réalisation clinique de l’essai

Outre les documents susmentionnés, les documents suivants doivent être ajoutés aux dossiers pendant le déroulement de l’essai afin de prouver que tous les nouveaux renseignements pertinents sont consignés dès qu’ils sont disponibles.

Tableau 2 : Durant la réalisation clinique de l’essai
Titre du document

	Titre du document	But	Classé dans les dossiers de
	Titre du document	But	l’investigateur / établissemen	du promoteur
8.3.1	MISES À JOUR DE LA BROCHURE DE L’INVESTIGATEUR	Prouver que l’investigateur est informé rapidement des renseignements pertinents dès qu’ils sont disponibles	X	X
8.3.2	TOUTE REVISION: – du protocole /modifications et du FEC – du formulaire de consentement éclairé – de tout autre document d’information fourni aux sujets – des annonces pour le recrutement des sujets (s’il y a lieu) (s’il y a lieu)	Faire état des révisions qui ont été effectuées sur ces documents au cours de l’essai	X	X
8.3.3	APPROBATION/OPINION FAVORABLE DU COMITÉ D’EXAMEN DE L’ÉTABLISSEMENT (CEE)/COMITÉ D’ÉTHIQUE INDÉPENDANT (CEI) DATÉE ET ÉCRITE CONCERNANT: – les modifications au protocole – les révisions apportées – au formulaire de consentement éclairé – à tout autre document d’information à fournir aux sujets – les annonces pour le recrutement des sujets (s’il y a lieu) – tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable – à l’examen continu de l’essai (s’il y a lieu)	Prouver que les modifications ou les révisions ont été soumises à l’examen du CEE/CEI et qu’elles ont reçu une approbation/opinion favorable. Indiquer le numéro et la date correspondant à la version du document	X	X
8.3.4	AUTORISATIONS/ APPROBATIONS/AVIS REQUIS DES ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION CONCERNANT: – les modifications au protocole et d’autres documents	Prouver que les exigences réglementaires applicables sont respectées	X (s’il y a lieu)	X
8.3.5	CURRICULUM VITAE DES NOUVEAUX INVESTIGATEURS PRINCIPAUX OU SECONDAIRE	(Voir 8.2.10)	X	X
8.3.6	MISES À JOUR DES VALEURS/INTERVALLES NORMAUX S’APPLIQUANT AUX INTERVENTIONS MÉDICALES/MÉTHODES DE LABORATOIRE/TECHNIQUES ET AUX ANALYSES PRÉVUES DANS LE PROTOCOLE	Faire état des valeurs et des intervalles normaux qui sont révisés au cours de l’essai (voir 8.2.11)	X	X
8.3.7	MISES À JOUR DES INTERVENTIONS MÉDICALES/MÉTHODES DE LABORATOIRE/TECHNIQUES ET ANALYSES – homologation ou – agrément ou – contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou – autre mode de validation (s’il y a lieu)	Prouver que les analyses demeurent adéquates durant toute la période d’essai (voir 8.2.12)	X (s’il y a lieu)	X
8.3.8	DOCUMENTATION CONCERNANT L’EXPÉDITION DES PRODUITS DE RECHERCHE ET DES MATIÈRES SERVANT À L’ESSAI	(Voir 8.2.15)	X	X
8.3.9	CERTIFICATS D’ANALYSE DES NOUVEAUX LOTS DE PRODUITS DE RECHERCHE	(Voir 8.2.16)		X
8.3.10	RAPPORTS SUR LES VISITES DE SURVEILLANCE	Faire état des visites effectuées par le surveillant et des conclusions s’y rattachant		X
8.3.11	COMMUNICATIONS PERTINENTES AUTRES QUE LES VISITES DES LIEUX – lettres – notes de réunion – notes d’appels téléphoniques	Faire état des ententes ou des discussions importantes concernant l’administration de l’essai, les manquements au protocole, le déroulement de l’essai et la présentation de rapports sur les incidents thérapeutiques (IT)	X	X
8.3.12	FORMULAIRES DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ SIGNÉ	Prouver que le consentement est obtenu conformément aux BPC et au protocole et que les formulaires sont datés avant la participation de chaque sujet à l’essai. Prouver également que les sujets ont autorisé l’accès direct aux documents (voir 8.2.3)	X
8.3.13	DOCUMENTS DE BASE	Faire état de l’existence du sujet et confirmer l’intégrité des données d’essai recueillies. Inclure les documents originaux liés à l’essai et au traitement médical ainsi que les antécédents du sujet	X
8.3.14	FORMULAIRES D’EXPOSÉ DE CAS (FEC) REMPLIS, DATÉS ET SIGNÉS	Prouver que l’investigateur ou un membre autorisé de son personnel confirme les observations consignées	X (copie)	X (original)
8.3.15	DOCUMENTS CONCERNANT LES CORRECTIONS APPORTÉES AUX FEC	Faire état de tous les changements/ajouts ou des corrections apportés au FEC après l’enregistrement initial des données	X (copie)	X (original)
8.3.16	NOTIFICATION AU PROMOTEUR PAR L’INVESTIGATEUR RESPONSABLE DES INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES GRAVES ET PRÉSENTATION DES RAPPORTS CONNEXES	Notification au promoteur par l’investigateur responsable des incidents thérapeutiques graves et présentation des rapports connexes conformément aux exigences du point 4.11	X	X
8.3.17	NOTIFICATION PAR LE PROMOTEUR OU L’INVESTIGATEUR, S’IL Y A LIEU, AUX ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION ET AUX CEE/ CEI DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES À UN MÉDICAMENT GRAVES ET IMPRÉVUES ET DE TOUTE AUTRE INFORMATION CONCERNANT L’INNOCUITÉ	Notification par le promoteur ou l’investigateur, s’il y a lieu, aux organismes de réglementation et aux CEE/CEI des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament, conformément aux exigences des points 5.17 et 4.11.1, et de toute autre information concernant l’innocuité, conformément aux exigences des points 5.16.2 et 4.11.2	X (s’il y a lieu)	X
8.3.18	NOTIFICATION AUX INVESTIGATEURS PAR LE PROMOTEUR DE L’INFORMATION CONCERNANT L’INNOCUITÉ	Notification aux investigateurs par le promoteur de l’information concernant l’innocuité conformément au point 5.16.2	X	X
8.3.19	RAPPORTS PROVISOIRES OU RAPPORT ANNUEL FOURNIS AU CEE/CEI ET AUX AUTORITÉS	Rapports provisoires ou rapport annuel fournis au CEE/CEI conformément aux exigences du point 4.10 et aux autorités conformément aux exigences du point 5.17.3	X	X (s’il y a lieu)
8.3.20	REGISTRE DE SÉLECTION DES SUJETS	Faire état de l’identité des sujets faisant l’objet de la sélection pré-essai	X	X (s’il y a lieu)
8.3.21	LISTE DES CODES D’IDENTIFICATION DES SUJETS	Prouver que l’investigateur/établissement conserve une liste confidentielle du nom de tous les sujets à qui un numéro d’essai a été attribué. Permet à l’investigateur/établissement de révéler l’identité d’un sujet	X
8.3.22	REGISTRE D’INSCRIPTION DES SUJETS	Faire état de l’inscription chronologique des sujets par numéro d’essai	X
8.3.23	COMPTABILISATION DES PRODUITS DE RECHERCHE SUR LES LIEUX	Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole	X	X
8.3.24	FEUILLE DES SIGNATURES	Faire état des signatures et des initiales de toutes les personnes autorisées à consigner des données ou à apporter des corrections dans les FEC	X	X
8.3.25	REGISTRE DES ÉCHANTILLONS DES LIQUIDES ORGANIQUES/TISSUS CONSERVÉS (LE CAS ÉCHÉANT)	Faire état des échantillons retenus et de l’endroit où sont conservés ces échantillons au cas où l’essai devrait être répété	X	X

8.4 Après la fin de l’essai

Après la fin de l’essai, tous les documents énumérés aux sections 8.2 et 8.3 doivent être classés avec les documents suivants.

Tableau 3 : Après la fin de l’essai

	Titre du document	But	Classé dans les dossiers de
	Titre du document	But	l’investigateur/ établissement	du promoteur
8.4.1	COMPTABILISATION DES PRODUITS DE RECHERCHE SUR LES LIEUX	Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole. Faire état du compte final des produits de recherche reçus, distribués aux sujets, retournés par les sujets et retournés au promoteur	X	X
8.4.2	DOCUMENTS CONCERNANT LA DESTRUCTION DES PRODUITS DE RECHERCHE	Faire état de la destruction des produits de recherche inutilisés par le promoteur ou sur les lieux	X (s’ils sont détruits sur place)	X
8.4.3	LISTE COMPLÈTE DES CODES D’IDENTIFICATION DES SUJETS	Permettre l’identification de tous les sujets ayant participé à l’essai au cas où un suivi serait nécessaire. La liste doit rester confidentielle pendant une durée déterminée	X
8.4.4	CERTIFICAT DE VÉRIFICATION (le cas échéant)	Prouver qu’une vérification a été effectuée		X
8.4.5	RAPPORT DE SURVEILLANCE FINAL À LA FIN DE L’ESSAI	Prouver que la fin de l’essai s’est déroulée selon les exigences prescrites et que des copies des documents essentiels sont conservées dans les dossiers appropriés		X
8.4.6	DOCUMENTS CONCERNANT LA RÉPARTITION ET LE DÉCODAGE DES TRAITEMENTS	Documents retournés au promoteur pour faire état de tout décodage survenu		X
8.4.7	RAPPORT FINAL DE L’INVESTIGATEUR AU CEE/CEI, S’IL Y A LIEU, ET AUX ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION, LE CAS ÉCHÉANT	Faire état de la clôture de l’essai	X
8.4.8	RAPPORT SUR L’ÉTUDE CLINIQUE	Faire état des résultats et de l’interprétation des données relatives à l’essai	X (le cas échéant)	X