8. DOCUMENTS ESSENTIELS À LA RÉALISATION D’UN ESSAI CLINIQUE

 

8.1 Introduction

Les documents essentiels sont les documents qui, individuellement ou collectivement, permettent l’évaluation du déroulement d’un essai et de la qualité des données produites. Ces documents servent à établir que l’investigateur, le promoteur et le surveillant respectent les normes établies dans les bonnes pratiques cliniques ainsi que toutes les exigences réglementaires applicables.

Les documents essentiels servent également à plusieurs autres fins importantes. Le fait de fournir les documents essentiels sur les lieux
de travail de l’investigateur/établissement et du promoteur en temps opportun peut aider considérablement l’investigateur, le promoteur et le surveillant à assurer la gestion efficace d’un essai. Ces documents sont aussi ceux qui sont soumis habituellement au vérificateur indépendant du promoteur et qui sont inspectés par les organismes de réglementation dans le cadre du processus de confirmation de la validité de l’essai réalisé et de l’intégrité des données recueillies.

La liste minimale des documents essentiels est présentée ci-après. Les divers documents sont regroupés en trois sections, selon le stade
de l’essai au cours duquel ils doivent habituellement être produits :1) avant le début de la phase clinique de l’essai; 2) durant la réalisation clinique de l’essai; 3) après la fin de l’essai. La raison d’être de chacun de ces documents est fournie ainsi que l’endroit où ils doivent être classés (dossiers de l’investigateur/établissement ou du promoteur); certains de ces documents peuvent être combinés, à condition que chacun des éléments qu’ils contiennent soit facilement identifiable.

Les dossiers principaux de l’essai doivent être créés au début de l’essai, à la fois sur les lieux de travail de l’investigateur/établissement et au bureau du promoteur. On peut clore officiellement un essai uniquement lorsque le surveillant a examiné les dossiers de l’investigateur/établissement et du promoteur et qu’il a confirmé que tous les documents nécessaires se
trouvent dans les dossiers appropriés.

Une partie ou la totalité des documents mentionnés dans le présent document peuvent faire l’objet d’une vérification de la part du vérificateur du promoteur et d’une inspection de la part des organismes de réglementation; ils doivent être disponibles à cette fin.

ADDENDA

Le promoteur et l’investigateur/établissement doivent tenir un registre des lieux de leurs documents essentiels respectifs, y compris les documents de base. Le système de stockage utilisé pendant l’essai et aux fins d’archivage (peu importe le type de support utilisé) doit permettre d’identifier, de chercher et de récupérer les documents et de consulter l’historique de leurs versions.

Les documents essentiels pour l’essai doivent être complétés ou allégés lorsque cela est justifié (avant l’ouverture de l’essai), selon l’importance et la pertinence des documents propres à l’essai.

Le promoteur doit s’assurer que l’investigateur a le contrôle des données du FEC transmises au promoteur et qu’il peut constamment y accéder. Le promoteur ne doit pas avoir le contrôle exclusif de ces données.

Lorsque le document original doit être remplacé par une copie (p. ex., dans le cas des documents de base ou du FEC), la copie doit remplir les conditions requises pour les copies certifiées.

L’investigateur/établissement doit contrôler tous les documents et dossiers essentiels produits par l’investigateur/établissement avant,
pendant et après l’essai.

 

8.2 Avant le début de la phase clinique de l’essai

Durant cette phase de planification, c’est-à-dire avant le début officiel de l’essai, les documents suivants doivent être produits et classés.

   Tableau 1 : Avant le début de la phase clinique de l’essai

                                                           Titre du document

But

  Classé dans les dossiers de
l’investigateur /
établissement		 du promoteur

8.2.1

 BROCHURE DE
L’INVESTIGATEUR		 Prouver que des données scientifiques
pertinentes et à jour concernant le produit de
recherche ont été fournies à l’investigateur

X

X

8.2.2

 PROTOCOLE SIGNÉ ET
MODIFICATIONS AU
PROTOCOLE SIGNÉES (LE CAS
ÉCHÉANT) ET FORMULAIRE
TYPE D’EXPOSÉ DE CAS (FEC)		 Prouver que l’investigateur et le promoteur
ont accepté le protocole et les modifications
au protocole ainsi que le FEC

X

X

8.2.3

 INFORMATION FOURNIE AUX
SUJETS PARTICIPANT À L’ESSAI– -- - FORMULAIRE DE
CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ
(incluant toutes les traductions
requises

 Faire état du consentement éclairé

X

X
 

– TOUT AUTRE DOCUMENT
D’INFORMATION

Prouver que les sujets recevront les documents
d’information appropriés (contenu et libellé)
leur permettant de donner un consentement
pleinement éclairé
 

X

X
  – ANNONCES POUR RECRUTER
LES SUJETS (s’il y a lieu)

Prouver que les méthodes de recrutement sont
appropriées et non coercitives
 

X

  

8.2.4

 ASPECTS FINANCIERS DE
L’ESSAI		 Faire état de l’entente financière conclue entre
l’investigateur/établissement et le promoteur
concernant l’essai
 

X

X

8.2.5

 DÉCLARATION CONCERNANT
L’ASSURANCE
(s’il y a lieu)
 

 Prouver que les sujets seront indemnisés pour
toute séquelle liée à l’essai

X

X

8.2.6

 ENTENTES SIGNÉES ENTRE LES
PARTIES, p. ex.:
–l’investigateur/établissement et le
promoteur
– l’investigateur/établissement et un
ORC
– le promoteur et un ORC
– l’investigateur/établissement et les
autorités (s’il y a lieu)

 

Faire état des ententes
 

 

X

X

 


 

X

 

X

X (s’il y a lieu)

X



X

8.2.7

 APPROBATION/OPINION
FAVORABLE DU COMITÉ
D’EXAMEN DE
L’ÉTABLISSEMENT
(CEE)/COMITÉ D’ÉTHIQUE
INDÉPENDANT (CEI) DATÉE ET
ÉCRITE CONCERNANT:
– le protocole et les modifications
– le FEC (s’il y a lieu)
– le formulaire de consentement éclairé
– tout autre document d’information à
fournir aux sujets
– les annonces pour le recrutement des
sujets
(s’il y a lieu)
– l’indemnisation des sujets (s’il y a
lieu)
– tout autre document ayant reçu une
approbation/opinion favorable

Prouver que l’essai a été examiné par le
CEE/CEI et que ce dernier a donné une
approbation/opinion favorable. Indiquer le
numéro et la date correspondant à la version
du document
 

X

X

8.2.8

 COMPOSITION DU COMITÉ
D’EXAMEN DE
L’ÉTABLISSEMENT/COMITÉ
D’ÉTHIQUE INDÉPENDANT

Prouver que le CEE/CEI est constitué
conformément aux BPC

X

X (s’il y a lieu)

8.2.9

 /AVIS DES ORGANISMES DE
RÉGLEMENTATION
CONCERNANT LE PROTOCOLE
(s’il y a lieu)

Prouver que les autorisations/approbations/avis
appropriés des organismes de réglementation ont
été obtenus avant le début de l’essai,
conformément aux exigences réglementaires
applicables

X (s’il y a lieu)

X (s’il y a lieu)

8.2.10

 CURRICULUM VITAE OU AUTRE
DOCUMENT PERTINENT
FAISANT ÉTAT DES
QUALIFICATIONS DES
INVESTIGATEURS PRINCIPAUX
ET SECONDAIRES		 Prouver que les investigateurs possèdent les
qualifications requises pour réaliser l’essai ou pour
assurer la surveillance médicale des sujets et qu’ils
sont aptes à exercer cette fonction

X

X

8.2.11

 VALEURS/INTERVALLES
NORMAUX S’APPLIQUANT AUX
INTERVENTIONS
MÉDICALES/MÉTHODES DE
LABORATOIRE/TECHNIQUES
ET AUX ANALYSES PRÉVUES
DANS LE PROTOCOLE		 Faire état des valeurs/intervalles normaux pour les
analyses

X

X

8.2.12

  INTERVENTIONS
MÉDICALES/MÉTHODES DE
LABORATOIRE/TECHNIQUES
ET ANALYSES
– homologation ou
– agrément ou
– contrôle de la qualité interne ou
évaluation de la qualité externe ou
– autre mode de validation (s’il y a lieu)		 Prouver que l’investigateur/établissement dispose
des installations appropriées pour réaliser les
analyses requises et pour assurer la fiabilité des
résultats

X (s’il y a lieu)

X

8.2.13

 SPÉCIMEN D’ÉTIQUETTES
ATTACHÉES AUX CONTENANTS
DES PRODUITS DE RECHERCHE		 Prouver que l’étiquetage est conforme à la
réglementation applicable sur l’étiquetage et que
des instructions appropriées ont été fournies aux
sujets		  

X

8.2.14

 INSTRUCTIONS CONCERNANT LA MANIPULATION DES
PRODUITS DE RECHERCHE ET DES MATIÈRES SERVANT À L’ESSAI
(si elles ne figurent pas dans le protocole
ou dans la brochure de l’investigateur)		 Faire état des instructions requises pour la
conservation, l’emballage, la distribution et
l’élimination des produits de recherche et des
matières servant à l’essai

X

X

8.2.15

 DOSSIERS D’EXPÉDITION DES PRODUITS DE RECHERCHE ET DES MATIÈRES SERVANT À
L’ESSAI

Faire état des dates d’expédition, des numéros de
lot et de la méthode d’expédition des produits de
recherche et des matières servant à l’essai. Assurer
le suivi des lots de produits, l’examen des
conditions d’expédition et la comptabilisation des
produits

X

X

8.2.16

 CERTIFICATS D’ANALYSE DES PRODUITS DE RECHERCHE
EXPÉDIÉS		 Faire état des caractéristiques, de la pureté et de la
concentration des produits de recherche qui seront
utilisés pour l’essai		  

X

8.2.17

 PROCÉDURES DE DÉCODAGE DES ESSAIS DU TYPE À L’INSU

Indiquer de quelle façon, en cas d’urgence, la nature du produit de recherche administré à une personne peut être révélée sans dévoiler le traitement administré aux autres sujets participant
à l’essai

X

 

X (tiers, le cas
échéant)

8.2.18

 LISTE DE CONTRÔLE DE LA
DISTRIBUTION AU HASARD		 Faire état de la méthode de distribution au hasard
des sujets participant à l’essai		  

X (tiers, le cas
échéant)

 

8.2.19

 RAPPORT DE SURVEILLANCE PRÉ-ESSAI

Prouver que les lieux conviennent à la réalisation
de l’essai (peut être combiné avec 8.2.20)

  

X

8.2.20

RAPPORT DE SURVEILLANCE AU
LANCEMENT DE L’ESSAI

 Prouver que la marche à suivre de l’essai a été
passée en revue avec l’investigateur et le personnel
chargé de l’essai (peut être combiné avec 8.2.19)

X

X

   8.3 Durant la réalisation clinique de l’essai

Outre les documents susmentionnés, les documents suivants doivent être ajoutés aux dossiers pendant le déroulement de l’essai afin de prouver que tous les nouveaux renseignements pertinents sont consignés dès qu’ils sont disponibles.

Tableau 2 : Durant la réalisation clinique de l’essai
Titre du document

  Titre du document

But

 Classé dans les dossiers de
l’investigateur /
établissemen		 du promoteur

8.3.1

  MISES À JOUR DE LA
BROCHURE DE
L’INVESTIGATEUR		  Prouver que l’investigateur est informé
rapidement des renseignements pertinents dès
qu’ils sont disponibles		  X X

8.3.2

 TOUTE REVISION:
– du protocole /modifications et du
FEC
– du formulaire de consentement
éclairé
– de tout autre document
d’information fourni aux sujets
– des annonces pour le recrutement
des sujets (s’il y a lieu)
(s’il y a lieu)		 Faire état des révisions qui ont été effectuées sur
ces documents au cours de l’essai

X

X

8.3.3

APPROBATION/OPINION
FAVORABLE DU COMITÉ
D’EXAMEN DE
L’ÉTABLISSEMENT
(CEE)/COMITÉ D’ÉTHIQUE
INDÉPENDANT (CEI) DATÉE ET ÉCRITE CONCERNANT:
– les modifications au protocole
– les révisions apportées 
– au formulaire de consentement éclairé
– à tout autre document
d’information à fournir aux
sujets
– les annonces pour le
recrutement des sujets
(s’il y a lieu)
– tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable
– à l’examen continu de l’essai (s’il y
a lieu)

 Prouver que les modifications ou les révisions
ont été soumises à l’examen du CEE/CEI et
qu’elles ont reçu une approbation/opinion
favorable. Indiquer le numéro et la date
correspondant à la version du document

X

X

8.3.4

 AUTORISATIONS/
APPROBATIONS/AVIS REQUIS DES ORGANISMES DE
RÉGLEMENTATION
CONCERNANT:
– les modifications au protocole et
d’autres documents		 Prouver que les exigences réglementaires
applicables sont respectées

X (s’il y a lieu)

X

8.3.5

 CURRICULUM VITAE DES
NOUVEAUX INVESTIGATEURS
PRINCIPAUX OU SECONDAIRE

(Voir 8.2.10)

 

X

X

8.3.6

 MISES À JOUR DES
VALEURS/INTERVALLES
NORMAUX S’APPLIQUANT AUX INTERVENTIONS
MÉDICALES/MÉTHODES DE
LABORATOIRE/TECHNIQUES
ET AUX ANALYSES PRÉVUES DANS LE PROTOCOLE
 		 Faire état des valeurs et des intervalles normaux
qui sont révisés au cours de l’essai (voir 8.2.11)

X

X

8.3.7

 MISES À JOUR DES
INTERVENTIONS
MÉDICALES/MÉTHODES DE
LABORATOIRE/TECHNIQUES
ET ANALYSES
– homologation ou
– agrément ou
– contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou
– autre mode de validation (s’il y a lieu)		 Prouver que les analyses demeurent adéquates
durant toute la période d’essai (voir 8.2.12)

X (s’il y a lieu)

X

8.3.8

 DOCUMENTATION
CONCERNANT L’EXPÉDITION
DES PRODUITS DE
RECHERCHE ET DES
MATIÈRES SERVANT À L’ESSAI		 (Voir 8.2.15) 

X

X

8.3.9

 CERTIFICATS D’ANALYSE DES
NOUVEAUX LOTS DE
PRODUITS DE RECHERCHE

(Voir 8.2.16)

  

X

8.3.10

 RAPPORTS SUR LES VISITES DE
SURVEILLANCE		 Faire état des visites effectuées par le surveillant et
des conclusions s’y rattachant		  

X

8.3.11

COMMUNICATIONS
PERTINENTES AUTRES QUE
LES VISITES DES LIEUX
– lettres
– notes de réunion
– notes d’appels téléphoniques

 

 Faire état des ententes ou des discussions
importantes concernant l’administration de l’essai,
les manquements au protocole, le déroulement de
l’essai et la présentation de rapports sur les
incidents thérapeutiques (IT)

X

X

8.3.12

 FORMULAIRES DE
CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ
SIGNÉ		 Prouver que le consentement est obtenu
conformément aux BPC et au protocole et que les
formulaires sont datés avant la participation de
chaque sujet à l’essai. Prouver également que les
sujets ont autorisé l’accès direct aux documents
(voir 8.2.3)

X

  

8.3.13

  DOCUMENTS DE BASE  Faire état de l’existence du sujet et confirmer
l’intégrité des données d’essai recueillies. Inclure
les documents originaux liés à l’essai et au
traitement médical ainsi que les antécédents du
sujet

X

  

8.3.14

 FORMULAIRES D’EXPOSÉ DE CAS (FEC) REMPLIS, DATÉS ET SIGNÉS Prouver que l’investigateur ou un membre autorisé
de son personnel confirme les observations
consignées

X (copie)

X (original)

8.3.15

 DOCUMENTS CONCERNANT
LES CORRECTIONS
APPORTÉES AUX FEC		 Faire état de tous les changements/ajouts ou des corrections apportés au FEC après l’enregistrement
initial des données

X (copie)

X (original)

8.3.16

 NOTIFICATION AU
PROMOTEUR PAR
L’INVESTIGATEUR
RESPONSABLE DES INCIDENTS
THÉRAPEUTIQUES GRAVES ET PRÉSENTATION DES
RAPPORTS CONNEXES		 Notification au promoteur par l’investigateur
responsable des incidents thérapeutiques graves et
présentation des rapports connexes conformément
aux exigences du point 4.11

X

X

8.3.17

 NOTIFICATION PAR LE
PROMOTEUR OU
L’INVESTIGATEUR, S’IL Y A
LIEU, AUX ORGANISMES DE
RÉGLEMENTATION ET AUX
CEE/ CEI DES RÉACTIONS
INDÉSIRABLES À UN
MÉDICAMENT GRAVES ET
IMPRÉVUES ET DE TOUTE
AUTRE INFORMATION
CONCERNANT L’INNOCUITÉ		 Notification par le promoteur ou l’investigateur,
s’il y a lieu, aux organismes de réglementation et
aux CEE/CEI des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament, conformément aux
exigences des points 5.17 et 4.11.1, et de toute autre information concernant l’innocuité,
conformément aux exigences des points 5.16.2 et
4.11.2

X (s’il y a lieu)

X

8.3.18

 NOTIFICATION AUX
INVESTIGATEURS PAR LE
PROMOTEUR DE
L’INFORMATION
CONCERNANT L’INNOCUITÉ		 Notification aux investigateurs par le promoteur de
l’information concernant l’innocuité
conformément au point 5.16.2

X

X

8.3.19

RAPPORTS PROVISOIRES OU RAPPORT ANNUEL FOURNIS AU CEE/CEI ET AUX AUTORITÉS
 

 Rapports provisoires ou rapport annuel fournis au
CEE/CEI conformément aux exigences du point
4.10 et aux autorités conformément aux exigences
du point 5.17.3
 

X

X (s’il y a lieu)

8.3.20

 REGISTRE DE SÉLECTION DES SUJETS Faire état de l’identité des sujets faisant l’objet de
la sélection pré-essai

X

X (s’il y a lieu)

8.3.21

  LISTE DES CODES
D’IDENTIFICATION DES
SUJETS		 Prouver que l’investigateur/établissement
conserve une liste confidentielle du nom de tous
les sujets à qui un numéro d’essai a été attribué.
Permet à l’investigateur/établissement de révéler l’identité d’un sujet

X

  

8.3.22

REGISTRE D’INSCRIPTION DES
SUJETS

Faire état de l’inscription chronologique des sujets
par numéro d’essai
 

X

  

8.3.23

COMPTABILISATION DES
PRODUITS DE RECHERCHE
SUR LES LIEUX
 

 Prouver que les produits de recherche ont été
utilisés conformément au protocole

X

X

8.3.24

  FEUILLE DES SIGNATURES   Faire état des signatures et des initiales de toutes
les personnes autorisées à consigner des données ou à apporter des corrections dans les FEC

X

X

8.3.25

 REGISTRE DES
ÉCHANTILLONS DES LIQUIDES ORGANIQUES/TISSUS
CONSERVÉS (LE CAS
ÉCHÉANT)		 Faire état des échantillons retenus et de l’endroit
où sont conservés ces échantillons au cas où l’essai
devrait être répété

X

X

 

8.4  Après la fin de l’essai

Après la fin de l’essai, tous les documents énumérés aux sections 8.2 et 8.3 doivent être classés avec les documents suivants.

Tableau 3 : Après la fin de l’essai

 

Titre du document

But

 Classé dans les dossiers de

l’investigateur/
établissement
 

 du promoteur

8.4.1

COMPTABILISATION DES
PRODUITS DE RECHERCHE
SUR LES LIEUX

 Prouver que les produits de recherche ont été
utilisés conformément au protocole. Faire état du
compte final des produits de recherche reçus,
distribués aux sujets, retournés par les sujets et
retournés au promoteur
 

X

X

8.4.2

 DOCUMENTS CONCERNANT LA
DESTRUCTION DES PRODUITS
DE RECHERCHE

Faire état de la destruction des produits de
recherche inutilisés par le promoteur ou sur les
lieux

 

X (s’ils sont
détruits sur
place)

X

8.4.3

 LISTE COMPLÈTE DES CODES
D’IDENTIFICATION DES
SUJETS		 Permettre l’identification de tous les sujets ayant
participé à l’essai au cas où un suivi serait
nécessaire. La liste doit rester confidentielle
pendant une durée déterminée

X

  

8.4.4

 CERTIFICAT DE
VÉRIFICATION (le cas échéant)		 Prouver qu’une vérification a été effectuée  

X

8.4.5

RAPPORT DE SURVEILLANCE
FINAL À LA FIN DE L’ESSAI

 Prouver que la fin de l’essai s’est déroulée selon
les exigences prescrites et que des copies des
documents essentiels sont conservées dans les
dossiers appropriés		  

X

8.4.6

 DOCUMENTS CONCERNANT LA
RÉPARTITION ET LE
DÉCODAGE DES TRAITEMENTS		 Documents retournés au promoteur pour faire
état de tout décodage survenu		  

X

8.4.7

 RAPPORT FINAL DE
L’INVESTIGATEUR AU CEE/CEI, S’IL Y A LIEU, ET AUX
ORGANISMES DE
RÉGLEMENTATION, LE CAS ÉCHÉANT		 Faire état de la clôture de l’essai

X

  

8.4.8

 RAPPORT SUR L’ÉTUDE
CLINIQUE		 Faire état des résultats et de l’interprétation des données relatives à l’essai

X (le cas échéant)

X

 

TRADUCTION / AUCUNE VALEUR JURIDIQUE / À USAGE PERSONNEL UNIQUEMENT

Clinical Research News

Considerations for the Use of Real-World Data and Real-World Evidence To Support Regulatory Decision-Making for Drug and Biological Products
Submission of comments on ICH E6 (R3) Guideline for Good Clinical Practice(GCP) - Step 2b 
ICH E6(R3) Good Clinical Practice guidance - Step 2 Public Consultation
The study of the new investigational drug for acute myeloid leukemia and myelodysplastic syndrome
Open Label study of entrectinib in ROS1 gene fusion-positive rare adult, paediatric and teenage/young adult cancers
Gasherbrum Bio, Inc is starting the study of GSBR-1290 drug in overweight or obese healthy adults
A new study of Dexpramipexole in adolescents and adults with severe Eosinophilic Asthma

Upcoming Clinical Research Training and Conferences

All events

Prochains essais cliniques

Clinical Research Jobs

All jobs

Sponsors et collaborateurs

Les conditions médicales

Interventions en matière de drogue

3
S'abonner