8. DOCUMENTOS ESSENCIAIS PARA A CONDUÇÃO DE UM ENSAIO CLÍNICO
8.1 Introdução
Documentos Essenciais são aqueles documentos que individual e coletivamente permitem avaliar a condução de um ensaio e a qualidade dos dados produzidos. Esses documentos servem para demonstrar o cumprimento pelo investigador, patrocinador e monitor dos padrões de Boas Práticas Clínicas e de todas as exigências regulatórias aplicáveis.
Documentos Essenciais também servem para várias outras finalidades importantes. Arquivar tempestivamente documentos essenciais nos centros
do investigador/instituição e no patrocinador poderá ajudar muito no gerenciamento bem-sucedido de um ensaio pelo investigador, patrocinador e monitor. Esses documentos também são aqueles que costumam ser auditados pela auditoria independente do patrocinador e inspecionados pela(s) autoridade(s) regulatória(s) como parte do processo para confirmar a validade da condução do ensaio e a integridade dos dados coletados.
A lista mínima de documentos essenciais que foi desenvolvida é apresentada abaixo. Os vários documentos são agrupados em três seções de acordo com o estágio do ensaio durante o qual eles costumam ser gerados: 1) antes de iniciar a fase clínica do ensaio, 2) durante a condução clínica do ensaio e 3) após a conclusão ou encerramento do ensaio. Uma descrição é fornecida da finalidade de cada documento, e se ele deve ser mantido nos arquivos do investigador/instituição ou do patrocinador, ou em ambos. É permitido combinar alguns documentos, desde que os elementos
individuais sejam prontamente identificáveis.
Arquivos mestre do ensaio devem ser estabelecidos no início do ensaio, tanto no centro do investigador/instituição quanto nas instalações do
patrocinador. O encerramento final de um ensaio só poderá ocorrer quando o monitor tiver revisado os arquivos tanto do investigador/instituição
quanto do patrocinador e confirmado que todos os documentos necessários estão nos devidos arquivos.
Todo e qualquer documento citado neste guia pode ser solicitado e deve estar disponível para auditoria contratada pelo patrocinador e inspeção
pela(s) autoridade(s) regulatória(s).
ADENDO
O patrocinador e o investigador/instituição devem manter um registro da(s) localização(ões) de seus respectivos documentos essenciais, incluindo
os documentos fonte. O sistema de armazenamento usado durante o ensaio e para arquivamento (independentemente do tipo de mídia usada) deve propiciar a identificação dos documentos, histórico de versões, busca e recuperação.
Os documentos essenciais do ensaio devem ser complementados ou podem ser reduzidos quando justificado (antes do início do ensaio) com base na importância e relevância dos documentos específicos do ensaio.
O patrocinador deve garantir que o investigador tenha controle e acesso contínuo aos dados dos CRFs relatados ao patrocinador. O patrocinador
não deve deter o controle exclusivo de tais dados.
Quando uma cópia for usada para substituir um documento original (ex., documentos fonte, CRF), a cópia deve cumprir os requisitos para cópias
certificadas.
O investigador/instituição deve ter controle sobre todos os documentos e registros essenciais gerados pelo investigador/instituição antes, durante e
após o ensaio.
8.2 Antes de Iniciar a Fase Clínica do Ensaio
Durante esse estágio de planejamento os seguintes documentos devem ser gerados e arquivados antes que o ensaio seja formalmente iniciado
Título do Documento | Finalidade | Localizado nos Arquivos do | |||
Investigador/ Instituição | Patrocin | ||||
8.2.1 | BROCHURA DO INVESTIGADOR | Documentar que informações científicas atualizadas e relevantes sobre o medicamento experimental foram fornecidas ao investigador | X | X | |
8.2.2 | PROTOCOLO E EMENDAS ASSINADAS, SE HOUVER, E MODELO DO FORMULÁRIO DE RELATO DE CASOS (CRF) ASSINADOS | Documentar a concordância do investigador e do patrocinador com o protocolo/emenda(s) e o CRF | X | X | |
8.2.3 | INFORMAÇÕES FORNECIDAS AO PARTICIPANTE DO ENSAIO - TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO (incluindo todas as traduções aplicáveis) | Documentar o consentimento livre e esclarecido | X | X | |
- QUALQUER OUTRA INFORMAÇÃO POR ESCRITO | Documentar que os participantes receberão as devidas informações por escrito (conteúdo e redação) para apoiar sua capacidade de conceder integralmente o consentimento livre e esclarecido | X | X | ||
- PUBLICIDADE PARA RECRUTAMENTO DE PARTICIPANTES (se for usada) | Documentar que as medidas de recrutamento são | X | |||
8.2.4 | ASPECTOS FINANCEIROS DO ENSAIO | Documentar o acordo financeiro entre o
| X | X | |
8.2.5 | DECLARAÇÃO DE SEGURO | Documentar que a indenização para o(s) participante(s) pelo dano relacionado ao ensaio estará disponível | X | X | |
8.2.6 | ACORDO ASSINADOS ENTRE AS PARTES ENVOLVIDAS, ex.: - investigador/instituição e patrocinador - investigador/instituição e ORPC - patrocinador e ORPC - investigador/instituição e autoridade(s) (quando exigido) |
Documentar os acordos |
X X
X |
X X (quando exigido) X
| |
8.2.7 | APROVAÇÃO/PARECER FAVORÁVEL DATADO E DOCUMENTADO DO COMITÊ DE ÉTICA EM PESQUISA (CEP)/COMITÊ DE ÉTICA INDEPENDENTE (CEI) PARA OS SEGUINTES ITENS: - protocolo e todas as emendas - CRF (se aplicável) - termo(s) de consentimento livre e esclarecido - qualquer outra informação por escrito a ser fornecida ao(s) participante(s) - publicidade para recrutamento de participantes (se usada) - indenização para os participantes (se houver) - qualquer outro documento que tenha recebido aprovação/parecer favorável | Documentar se o ensaio foi submetido ao CEP/CEI para revisão CEP/CEI e recebeu aprovação/parecer favorável. Identificar o número da versão e a data do(s) documento(s) | X | X | |
8.2.8 | COMPOSIÇÃO DO COMITÊ DE ÉTICA EM PESQUISA/COMITÊ DE ÉTICA INDEPENDENTE | Documentar que o CEP/CEI está constituído de acordo com as BPC | X | X (quando | |
8.2.9 | AUTORIZAÇÃO/APROVAÇÃO/ NOTIFICAÇÃO DO PROTOCOLO PELA(S) AUTORIDADE(S) REGULATÓRIA(S) (quando exigido) | Documentar que a devida autorização/aprovação/notificação pela(s) autoridade(s) regulatória(s) foi obtida antes da implementação do ensaio em conformidade com o(s) requisito(s) regulatório(s) aplicável(eis) | X (quando | X (quando | |
8.2.10 | CURRÍCULO E/OU OUTROS DOCUMENTOS RELEVANTES COMPROVANDO AS QUALIFICAÇÕES DO(S) INVESTIGADOR(ES) E SUBINVESTIGADOR(ES) | Documentar as qualificações e a elegibilidade para conduzir o ensaio e/ou prover supervisão médica aos participantes | X | X | |
8.2.11 | VALOR(ES)/VARIAÇÃO(ÕES) NORMAL(AIS) DE PROCEDIMENTO(S) MÉDICO(S)/ LABORATORIAL(AIS)/TÉCNICO(S) E/OU TESTE(S) INCLUÍDOS NO PROTOCOLO | Documentar os valores/variações normais dos testes | X | X | |
8.2.12 | PROCEDIMENTOS/TESTES
| Documentar a competência do estabelecimento para realizar o(s) teste(s) requerido(s) e corroborar a confiabilidade dos resultados | X (quando | X | |
8.2.13 | MODELO DO(S) RÓTULO(S) AFIXADO(S) NO(S) RECIPIENTE(S) DO MEDICAMENTO EXPERIMENTAL | Documentar cumprimento das regulamentações aplicáveis de rotulagem e adequação de instruções fornecidas para os participantes | X | ||
8.2.14 | INSTRUÇÕES PARA MANUSEAR MEDICAMENTO(S) EXPERIMENTAL(AIS) E MATERIAIS RELACIONADOS AO ENSAIO (se não incluídas no protocolo ou na Brochura do Investigador) | Documentar as instruções necessárias para assegurar o devido armazenamento, embalagem, dispensação e descarte de medicamentos experimentais e materiais relacionados ao ensaio | X | X | |
8.2.15 | REGISTROS DE ENVIO DE | Documentar as datas de envio, números dos lotes e método de envio de medicamento(s) experimental(ais) e materiais relacionados ao ensaio. Permite rastrear o lote do produto, revisar as condições de envio e contabilidade | X | X | |
8.2.16 | CERTIFICADO(S) DE ANÁLISE DO(S) MEDICAMENTO(S) EXPERIMENTAL(AIS) ENVIADOS | Documentar a identidade, pureza e potência do(s) medicamento(s) experimental(ais) a ser(em) usado(s) no ensaio | X | ||
8.2.17 | PROCEDIMENTOS PARA DECODIFICAÇÃO EM ENSAIOS CEGOS | Documentar como, no caso de uma emergência, a
| X
| X (terceiro se | |
8.2.18 | LISTA MESTRE DE RANDOMIZAÇÃO | Documentar o método de randomização da população do ensaio | X (terceiro se
| ||
8.2.19 | PRE-TRIAL MONITORING REPORT | Documentar que o centro é adequado para o ensaio (pode ser combinado com 8.2.20) | X | ||
8.2.20 | RELATÓRIO DE MONITORIA DO INÍCIO DO ENSAIO | Documentar que os procedimentos do ensaio foram revisados com o investigador e sua equipe do ensaio (pode ser combinado com 8.2.19) | X | X |
8.3 Durante a Condução Clínica do Ensaio
Além de manter em arquivo os documentos citados acima, os seguintes documentos devem ser acrescentados aos arquivos durante o ensaio para
comprovar que todas as novas informações relevantes são documentadas conforme se tornem disponíveis.
Título do Documento | Finalida de | Localizado nos Arquivos do | ||
Investigador/ Instituição | Patrocin ador | |||
8.3.1 | ATUALIZAÇÕES DA BROCHURA DO INVESTIGADOR | Documentar que o investigador é tempestivamente informado das informações relevantes conforme elas se tornam disponíveis | X | X |
8.3.2 | QUALQUER REVISÃO DE: - protocolo/emenda(s) e CRF - termo de consentimento livre e esclarecido - qualquer outra informação por escrito fornecida aos participantes - publicidade para recrutamento de participantes (se usado) | Documentar as revisões de tais documentos | X | X |
8.3.3 | APROVAÇÃO/PARECER FAVORÁVEL | Documentar que a(s) emenda(s) e/ou revisão(ões) foi(foram) submetida(s) ao CEP/CEI para revisão e recebeu(receberam) aprovação/parecer favorável. Identificar o número da versão e a data do(s) documento(s). | X | X |
8.3.4 | AUTORIZAÇÕES/APROVAÇÕES/NOTIFIC AÇÕES DA(S) AUTORIDADE(S) REGULATÓRIA(S) ONDE FOR EXIGIDO PARA: - emenda(s) ao protocolo e outros documentos | Documentar o cumprimento das exigências regulatórias aplicáveis | X (quando | X |
8.3.5 | CURRÍCULO DE NOVO(S) INVESTIGADOR(ES) E/OU SUB- INVESTIGADOR(ES) | (veja seção 8.2.10)
| X | X |
8.3.6 | ATUALIZAÇÕES DO(S) VALOR(ES)/VARIAÇÃO(ÕES) NORMAL(AIS) DE PROCEDIMENTO(S)/TESTE(S) MÉDICO(S)/ LABORATORIAL(AIS)/ TÉCNICO(S) INCLUÍDOS NO PROTOCOLO | Documentar os valores e variações normais que são revisados durante o ensaio (veja seção 8.2.11) | X | X |
8.3.7 | ATUALIZAÇÕES DOS PROCEDIMENTOS/TESTES MÉDICOS/ LABORATORIAIS/ TÉCNICOS - certificação ou - credenciamento ou - controle de qualidade estabelecido e/ou avaliação externa da qualidade ou - outra validação (quando exigida) | Documentar que os testes continuam a ser apropriados durante todo o período do ensaio (veja seção 8.2.12) | X (quando | X |
8.3.8 | DOCUMENTAÇÃO DO ENVIO DO(S) MEDICAMENTO(S) EXPERIMENTAL(AIS) E MATERIAIS RELACIONADOS AO ENSAIO | (veja seção 8.2.15) | X | X |
8.3.9 | CERTIFICADO(S) DE ANÁLISE PARA NOVOS LOTES DOS MEDICAMENTOS EXPERIMENTAIS | (veja seção 8.2.16) | X | |
8.3.10 | RELATÓRIOS DAS VISITAS DE | Documentar as visitas aos centros feitas pelo monitor e os achados identificados por ele | X | |
8.3.11 | COMUNICAÇÕES RELEVANTES ALÉM DAS RELACIONADAS ÀS VISITAS AO CENTRO DE PESQUISA - cartas - notas das reuniões - notas de chamadas telefônicas | Documentar todos os acordos ou discussões relevantes relativas à administração do ensaio, violações do protocolo, condução do ensaio, notificação de eventos adversos (EA) | X | X |
8.3.12 | TERMOS DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO ASSINADOS | Documentar que o consentimento foi obtido em conformidade com as BPC e o protocolo, e datado antes da entrada de cada participante no ensaio. Também documentar a permissão de acesso direto (veja seção 8.2.3) | X | |
8.3.13 | DOCUMENTOS FONTE | Documentar a existência do participante e consubstanciar a integridade dos dados coletados do ensaio. Incluir os documentos fonte relacionados ao ensaio, ao tratamento médico e ao histórico do participante | X | |
8.3.14 | FORMULÁRIOS DE RELATO DE CASOS (CRF) PREENCHIDOS, ASSINADOS E DATADOS | Documentar que o investigador ou membro autorizado da sua equipe confirma as observações registradas | X (copia) | X (original) |
8.3.15 | DOCUMENTAÇÃO DE CORREÇÕES NO CRF | Documentar todas as alterações/acréscimos ou correções feitas no CRF após os dados iniciais terem sido registrados | X (copia) | X (original) |
8.3.16 | NOTIFICAÇÃO DO INVESTIGADOR DE ORIGEM AO PATROCINADOR SOBRE EVENTOS ADVERSOS GRAVES E RELATOS RELACIONADOS | Notificação do investigador de origem para o patrocinador sobre eventos adversos graves e relatos relacionados em conformidade com a seção 4.11 | X | X |
8.3.17 | NOTIFICAÇÃO DO PATROCINADOR E/OU INVESTIGADOR, CONFORME O CASO, PARA A(S) AUTORIDADE(S) REGULATÓRIA(S) E CEP(S)/CEI(S) SOBRE REAÇÕES ADVERSAS GRAVES E INESPERADAS AO MEDICAMENTO E OUTRAS INFORMAÇÕES DE SEGURANÇA | Notificação do patrocinador e/ou investigador, conforme o caso, para as autoridades regulatórias e CEP(s)/CEI(s) das reações adversas graves e inesperadas ao medicamento em conformidade com as seções 5.17 e 4.11.1 e de outras informações de segurança em conformidade com as seções 5.16.2 e 4.11.2 | X (quando | X |
8.3.18 | NOTIFICAÇÃO DO PATROCINADOR PARA OS INVESTIGADORES DE INFORMAÇÕES DE SEGURANÇA | Notificação do patrocinador para os investigadores de informações de segurança em conformidade com a seção 5.16.2 | X | X |
8.3.19 | RELATÓRIOS PRELIMINARES OU ANUAIS PARA O CEP/CEI E AUTORIDADE(S) | Relatórios preliminares ou anuais fornecidos ao CEP/CEI em conformidade com a seção 4.10 e para a(s) autoridade(s) em conformidade com a seção 5.17.3 | X | X (quando |
8.3.20 | LISTA DE REGISTRO DE TRIAGEM DE PARTICIPANTES | Documentar a identificação dos participantes que participaram da triagem pré-ensaio | X (quando | |
8.3.21 | LISTA DOS CÓDIGOS DE IDENTIFICAÇÃO DE PARTICIPANTES | Documentar que o investigador/instituição mantém uma lista confidencial com os nomes de todos os participantes alocados aos números do ensaio na inclusão no ensaio. Permite que o investigador/instituição revele a identidade de qualquer participante | X | |
8.3.22 | LISTA DE REGISTRO DA INCLUSÃO DE PARTICIPANTES | Documentar a ordem cronológica de inclusão dos participantes pelo seu número no ensaio | X | |
8.3.23 | CONTABILIDADE DO(S) MEDICAMENTO(S) EXPERIMENTAL(AIS) NO CENTRO DE PESQUISA | Documentar que o(s) medicamento(s) experimental(ais) foi(foram) usado(s) de acordo com o protocolo | X | X |
8.3.24 | FOLHA DE ASSINATURAS | Documentar as assinaturas e rubricas de todas as pessoas autorizadas a inserir dados e/ou fazer correções nos CRFs | X | X |
8.3.25 | REGISTRO DE RETENÇÃO DE AMOSTRAS DE FLUIDOS /TECIDOS CORPORAIS (SE HOUVER) | Documentar a localização e identificação das amostras arquivadas se os ensaios precisarem ser repetidos | X | X |
8.4 Após a Conclusão ou Encerramento do Ensaio
Após a conclusão ou encerramento do ensaio, todos os documentos identificados nas Seções 8.2 e 8.3 devem estar arquivados juntamente com os seguintes itens
Título do Documento | Finalida de | Localizado nos Arquivos do | ||
Investigador/ Instituição | Patrocin | |||
8.4.1 | CONTABILIDADE DO(S) MEDICAMENTO(S) EXPERIMENTAL(AIS) NO CENTRO DE PESQUISA | Documentar que o(s) medicamento(s) experimental(ais) foi(foram) usado(s) de acordo com o protocolo. Documentar a contabilidade final do(s) medicamento(s) experimental(ais) recebido(s) no centro, dispensado(s) aos participantes, devolvido(s) pelos participantes e devolvidos ao patrocinador | X | X |
8.4.2 | DOCUMENTAÇÃO DA DESTRUIÇÃO DOS MEDICAMENTOS EXPERIMENTAIS | Documentar a destruição pelo patrocinador ou no centro dos medicamentos experimentais não utilizados
| X (se destruídos no centro) | X |
8.4.3 | LISTA COMPLETA DOS CÓDIGOS DE IDENTIFICAÇÃO DOS PARTICIPANTES | Permitir a identificação de todos os participantes incluídos no ensaio caso o acompanhamento seja necessário. A lista deve ser mantida em sigilo e durante o período de tempo acordado | X | |
8.4.4 | CERTIFICADO DE AUDITORIA (se disponível) | Documentar que a auditoria foi realizada | X | |
8.4.5 | RELATÓRIO FINAL DE MONITORIA REFERENTE AO ENCERRAMENTO DO ENSAIO | Documentar que todas as atividades requeridas para o encerramento do ensaio foram concluídas e que cópias dos documentos essenciais estão mantidas nos devidos arquivos | X | |
8.4.6 | ALOCAÇÃO DOS TRATAMENTOS E DOCUMENTAÇÃO DE DECODIFICAÇÃO | Devolvida ao patrocinador para documentar qualquer decodificação que possa ter ocorrido | X | |
8.4.7 | RELATÓRIO FINAL DO INVESTIGADOR PARA O CEP/CEI SE NECESSÁRIO, E, QUANDO APLICÁVEL, PARA A(S) AUTORIDADE(S) REGULATÓRIA(S) | Documentar a conclusão do ensaio | X | |
8.4.8 | RELATÓRIO DO ESTUDO CLÍNICO
| Documentar os resultados e a interpretação do ensaio | X (se aplicável) | X |
TRADUÇÃO / SEM VALOR LEGAL / SOMENTE PARA USO PESSOAL
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