8. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КЛИНИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

8.1 Введение

Основными документами являются те документы, которые вместе или по отдельности позволяют оценить проведение исследования и качество полученных данных. Эти документы служат доказательством соблюдения исследователем, спонсором и монитором стандартов надлежащей клинической практики (GCP) и применимых нормативных требований.

Основные документы также служат большому числу иных важных целей. Своевременное помещение основных документов в файлы исследователя/организации и спонсора может существенно способствовать успешному выполнению в рамках клинического исследования своих функций исследователем, спонсором и монитором. Кроме того, эти документы обычно являются объектом независимого аудита со стороны спонсора и инспекции со стороны уполномоченных органов как части процесса подтверждения того, что исследование проводится в соответствии с действующими требованиями и что собранные данные достоверны.

Ниже приведен минимальный перечень основных документов. Документы сгруппированы в три раздела в зависимости от стадии клинического исследования, на которой они обычно создаются:

1) перед началом клинической фазы исследования;
2) во время клинической фазы исследования;
3) после завершения или преждевременного прекращения исследования.

Дано объяснение целей каждого документа, указано, где документ должен храниться: в файлах исследователя/организации либо спонсора, либо в обоих местах. Допускается объединение некоторых документов при условии, что отдельные элементы легко идентифицируются.

Файлы исследования должны быть созданы в начале исследования как в месте нахождения исследователя/организации, так и в офисе спонсора. Исследование можно считать завершенным только после того, как монитор проверит файлы и исследователя/организации, и спонсора и подтвердит наличие всех необходимых документов в соответствующих файлах.

Перечисленные в настоящем руководстве документы как по отдельности, так и в совокупности могут быть подвергнуты аудиту спонсора и инспекции уполномоченных органов и должны быть предъявлены при проведении таковых.

ДОПОЛНЕНИЕ

Спонсор и исследователь/организация должны вести документацию о местонахождении имеющихся у них основных документов, включая первичные документы. Система хранения документации, применяемая в ходе исследования и для целей архивирования (вне зависимости от типа носителя), должна обеспечивать идентификацию документов, прослеживаемость истории версий, поиск и извлечение.

Основные документы исследования могут быть дополнены или сокращены, когда это оправдано (до начала исследования), в зависимости от важности и значимости соответствующих документов для исследования.

Спонсор должен проследить за тем, чтобы исследователь имел контроль и постоянный доступ к данным ИРК, переданным спонсору. Спонсор не должен иметь исключительный контроль за этими данными.

Если используется копия для замены оригинального документа (например, первичных документов, ИРК), то эта копия должна отвечать требованиям, предъявляемым к сертифицированным копиям.

Исследователь/организация должны контролировать все основные документы и записи, созданные исследователем/организацией до, во время и после клинического исследования.

8.2 Перед началом клинической фазы исследования

На стадии планирования исследования до его формального начала должны быть созданы и помещены в файл следующие документы:

	Наименование документа	Цель	Находится в файлах
	Наименование документа	Цель	Исследова-тель /Учреждение	Спонсор
8.2.1	БРОШЮРА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ	Документально закрепить факт передачи исследователю необходимой и актуальной научной информации об исследуемом продукте	X	X
8.2.2	Подписанный протокол и поправки к нему (если таковые имеются), образец индивидуальной регистрационной карты (ИРК)	Документально закрепить факт утверждения спонсором и исследователем протокола/поправок и ИРК	X	X
8.2.3	Информация, предоставляемая субъекту исследования: - Форма информированного согласия (включая все необходимые разъяснительные материалы)	Документально оформить факт получения информированного согласия	X	X
	- Любая другая письменная информация	Документально подтвердить, что субъектам будет предоставлена соответствующая (с точки зрения содержания и доступности для понимания) письменная информация, помогающая им дать согласие на основе полной информированности	X	X
	- Рекламные объявления для привлечения субъектов в исследование (если используются)	Документально подтвердить, что меры по привлечению субъектов адекватны, и отсутствует элемент принуждения	X
8.2.4	Финансовые аспекты исследования	Документально закрепить финансовое соглашение по исследованию между спонсором и исследователем/организацией	X	X
8.2.5	Страховое обязательство (если требуется)	Документально подтвердить, что в случае причинения ущерба, связанного с исследованием субъектам будет доступна компенсация	X	X
8.2.6	Подписанное соглашение вовлеченных сторон, например: между исследователем/организацией и спонсором; между исследователем/организацией и контрактной исследовательской организацией; между спонсором и контрактной исследовательской организацией; между исследователем/организацией и уполномоченными органами (если требуется)	Документально закрепить соглашения	X X X	X X (где требуется) X X
8.2.7	Датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Экспертным советом организации (ЭСО)/Независимым этическим комитетом (НЭК) следующих документов: - протокола и любых поправок; - ИРК (если требуется); - формы информированного согласия; - любой другой письменной информации, предоставляемой субъектам; - рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используются); - информации о компенсации субъектам (при наличии); - любых иных утвержденных/одобренных документов	Документально подтвердить, что данное исследование было рассмотрено и утверждено/одобрено ЭСО/НЭК. Указывают номер версии и дату документа	X	X
8.2.8	Состав Экспертного совета организации/Независимого этического комитета	Документально закрепить соответствие состава ЭСО/НЭК требованиям GCP	X	X (где требуется)
8.2.9	Разрешение/одобрение протокола/уведомление о протоколе от уполномоченных органов (где требуется)	Документально подтвердить, что при наличии применимых нормативных требований разрешение/одобрение/уведомление уполномоченных органов получено до начала исследования	X (где требуется)	X (где требуется)
8.2.10	Curriculum vitae и/или другие документы, подтверждающие квалификацию исследователей и соисследователей	Документально подтвердить квалификацию и пригодность для проведения исследования и/или осуществления медицинского наблюдения за субъектамид	X	X
8.2.11	Нормальный диапазон значений для предусмотренных протоколом медицинских/лабораторных/тех нических процедур и/или тестов	Документально закрепить нормальный диапазон значений для лабораторных тестов	X	X
8.2.12	Медицинские/лабораторные/те хнические процедуры/тесты: - сертификация; - или аккредитация; - или внутренний и/или внешний контроль качества; - или другие методы подтверждения (где требуется)	Документально подтвердить пригодность оборудования для проведения требуемых тестов и обеспечения надежности результатов	X (где требуется)	X
8.2.13	Образцы этикеток на упаковках исследуемых продуктов	Документально подтвердить соблюдение соответствующих требований к маркировке исследуемого препарата и пригодность инструкций для субъектов		X
8.2.14	Инструкция по обращению с исследуемыми продуктами и расходными материалами (если не включено в протокол или брошюру исследователя)	Документально закрепить инструкции для обеспечения надлежащего хранения, упаковки, распределения и утилизации исследуемых продуктов и расходных материалов	X	X
8.2.15	Учет поставок исследуемых продуктов и расходных материалов	Документально закрепить даты и способ поставки, номера серий исследуемых продуктов и расходных материалов. Позволяет отследить серию продукта, контролировать условия поставки и вести учет	X	X
8.2.16	Сертификаты анализов поставленных исследуемых продуктов	TДокументально подтвердить подлинность, чистоту и количественное содержание активного вещества (дозировку) исследуемых продуктов		X
8.2.17	Процедуры раскрытия кода для исследований, проводимых слепым методом	Документально закрепить процедуру экстренной идентификации маскированного исследуемого продукта без нарушения маскировки для остальных субъектов	X	X (в соответств ующих случаях, третья сторона)
8.2.18	Рандомизационный список	Документально закрепить метод рандомизации субъектов исследования		X (в соответств ующих случаях, третья сторона)
8.2.19	Отчет монитора о предварительном визите	Документально подтвердить приемлемость исследовательского центра для данного исследования (может быть объединено с 8.2.20)		X
8.2.20	Отчет монитора о стартовом визите	Документально подтвердить факт ознакомления исследователя и занятого в исследовании персонала с процедурами исследования (может быть объединено с 8.2.19)	X	X

8.3 Во время клинической фазы исследования

В подтверждение того, что вся необходимая новая информация документально оформляется по мере ее поступления, в дополнение к вышеперечисленным документам, имеющимся в файле, по ходу исследования необходимо добавлять следующие документы:

	Наименование документа	Цель	Находится в файлах
	Наименование документа	Цель	Исследова-теля/ Учреждения	Спонсор
8.3.1	Обновленные версии брошюры исследователя	Документально закрепить факт своевременного сообщения исследователю необходимой информации по мере ее поступления	X	X
8.3.2	Любое изменение: - протокола/поправок и ИРК; - формы информированного согласия; - любой другой письменной информации, предоставляемой субъектам; - рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используются)	Документально закрепить изменения данных документов, произведенные во время исследования	X	X
8.3.3	Датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Экспертным советом организации (ЭСО)/Независимым этическим комитетом (НЭК) следующих документов: - поправок к протоколу; - новых редакций: - формы информированного согласия; - предоставляемых субъектам материалов; - рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используется); - других утвержденных/одобренных документов; - результатов периодического рассмотрения документации по исследованию (где требуется)	Документально подтвердить факт рассмотрения и утверждения/одобрения ЭСО/НЭК поправок и/или новых редакций. Указываются редакция и дата документа	X	X
8.3.4	Где требуется, разрешение/одобрение/уведомление уполномоченных органов для: - поправок к протоколу и других документов	Tокументально закрепить соответствие применимым нормативным требованиям	X (где требуется)	X
8.3.5	Научную биографию (curriculum vitae) новых исследователей и/или соисследователей)	(см. 8.2.10)	X	X
8.3.6	Изменения нормального диапазона значений для предусмотренных протоколом медицинских/лабораторных/техн ических процедур/тестов	Документально закрепить нормальный диапазон значений тестов, измененных в ходе исследования (см. 8.2.11)	X	X
8.3.7	Изменения в медицинских/лабораторных/техн ических процедурах/тестах: - сертификация; - или аккредитация; - или внутренний и/или внешний контроль качества; - или другие методы подтверждения (где требуется)	Документально подтвердить, что тесты продолжают отвечать требованиям в течение периода исследования (см. 8.2.12)	X (где требуется)	X
8.3.8	Документация по поставкам исследуемых продуктов и расходных материалов	См. 8.2.15	X	X
8.3.9	Сертификаты анализа новых серий исследуемых продуктов	(см. 8.2.16)		X
8.3.10	Отчеты мониторов о визитах	Документально закрепить визиты мониторов и их результаты		X
8.3.11	Существенные для исследования переговоры/переписка (помимо визитов): - переписка; - записи встреч; - записи телефонных переговоров	Документально закрепить любые соглашения либо существенные переговоры, касающиеся вопросов проведения исследования, его административных аспектов, нарушений протокола, отчетности по нежелательным явлениям	X	X
8.3.12	Подписанные формы информированного согласия	Документально подтвердить, что согласие каждого субъекта получено в соответствии с GCP и протоколом до начала участия в исследовании. Кроме того, документально закрепить разрешение на прямой доступ (см. 8.2.3)	X
8.3.13	Первичная документация	Документально подтвердить факт существования субъекта и достоверность собранных данных. Включить исходные документы, относящиеся к исследованию, лечению и анамнезу субъекта	X
8.3.14	Заполненные, датированные и подписанные индивидуальные регистрационные карты (ИРК)	Документально оформить подтверждение исследователем или уполномоченными сотрудниками исследователя зарегистрированных данных	X (копия)	X (оригинал)
8.3.15	Документирование исправлений в ИРК	Документально закрепить все изменения/дополнения или исправления,сделанные в ИРК после записи первоначальных данных	X (копия)	X (копия)
8.3.16	Уведомление спонсора исследователем о серьезных нежелательных явлениях и соответствующие отчеты	Уведомление спонсора исследователем о серьезных нежелательных явлениях и соответствующие отчеты согласно 4.11	X	X
8.3.17	Уведомление спонсором и/или исследователем (что применимо) уполномоченных органов и ЭСО/НЭК о непредвиденных серьезных нежелательных реакциях и о другой информации по безопасности	Уведомление спонсором и/или исследователем (что применимо) уполномоченных органов и ЭСО/НЭК о непредвиденных серьезных нежелательных реакциях в соответствии с 5.17 и 4.11.1 и о другой информации по безопасности в соответствии с 5.16.2 и 4.11.2	X (где требуется)	X
8.3.18	Сообщение спонсором исследователю информации по безопасности	Сообщение спонсором исследователю информации по безопасности в соответствии с 5.16.2	X	X
8.3.19	Промежуточные или годовые отчеты, предоставляемые ЭСО/НЭК и уполномоченным органам	Промежуточные или годовые отчеты, предоставляемые ЭСО/НЭК в соответствии с 4.10 и уполномоченным органам в соответствии с 5.17.3	X	X (где требуется)
8.3.20	Журнал скрининга субъектов	Документально закрепить идентификацию субъектов, прошедших перед исследованием скрининг	X	X (где требуется)
8.3.21	Список идентификационных кодов субъектов	Документально подтвердить, что исследователь/организация хранит конфиденциальный список имен всех субъектов, которым при включении в исследование были присвоены идентификационные коды. Позволяет исследователю/организации идентифицировать любого субъекта	X
8.3.22	Журнал регистрации включения субъектов	Документально закрепить хронологическую последовательность включения субъектов по идентификационным кодам	X
8.3.23	Учет исследуемого продукта в исследовательском центре	Документально закрепить использование исследуемого продукта в соответствии с протоколом	X	X
8.3.24	Лист образцов подписей	Документально закрепить образцы подписей и инициалов всех лиц, уполномоченных вносить данные и/или исправления в ИРК	X	X
8.3.25	Учет хранящихся образцов биологических жидкостей/тканей (если имеются)	Документально закрепить местонахождение и идентификацию хранящихся образцов в случае необходимости проведения повторных анализов	X	X

8.4 После завершения или прекращения исследования

После завершения или прекращения исследования все документы, перечисленные в 8.2 и 8.3, должны содержаться в файле исследования вместе с нижеуказанными документами:

	Наименование документа	Цель	Находится в файлах
	Наименование документа	Цель	Исследо- вателя / Учреждения	Спонсора
8.4.1	Учет исследуемого продукта в исследовательском центре	Документально закрепить использование исследуемого продукта в соответствии с протоколом. Документально закрепить результаты окончательного подсчета количества исследуемого продукта, полученного исследовательским центром, выданного субъектам, возвращенного субъектами и возвращенного спонсору	X	X
8.4.2	Документация по уничтожению исследуемого продукта	Документация по уничтожению исследуемого продукта	X (если уничтожен в клиническом центре)	X
8.4.3	Итоговый список идентификационных кодов субъектов	Сделать возможной идентификацию всех включенных в исследование субъектов в случае необходимости их последующего наблюдения. Список должен храниться с соблюдением требований конфиденциальности в течение согласованного срока	X
8.4.4	Сертификат аудита (если имеется)	Документально закрепить факт проведения аудита		X
8.4.5	Документально закрепить факт проведения аудита	Документально закрепить окончание всех мероприятий исследования, необходимых для завершающего визита, и наличие копий основных документов в соответствующих файлах		X
8.4.6	Документация по распределению субъектов по группам и раскрытию кодов	Возвращается спонсору для документального закрепления имевших место случаев вскрытия кодов		X
8.4.7	Итоговый отчет исследователя, предоставляемый ЭСО/НЭК (если требуется) и уполномоченным органам (где применимо)	Документально закрепить завершение исследования	X
8.4.8	Отчет о клиническом исследовании	Отчет о клиническом исследовании	X (если применимо)	X