Office Assistant

Ben jij een georganiseerde, communicatieve en veelzijdige professional die graag werkt in een internationale omgeving?  

Medpace is een internationaal bedrijf die actief is binnen klinisch onderzoek. We zijn op zoek naar een Office Assistant die energie krijgt van afwisseling, goed kan plannen en het leuk vindt om collega’s te ondersteunen. Je komt terecht in een internationale werkomgeving waar Engels doorgaans de voertaal is. Je communiceert dagelijks met internationale collega’s en hebt daarom een goede kennis van het Engels nodig. Tergelijkertijd is Nederlands belangrijk. 

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het kantoor. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot verloopt. Geen dag is hetzelfde: van administratieve ondersteuning tot het ontvangen van bezoekers en het organiseren van uiteenlopende kantoorzaken. 

Klinkt dit iets voor jou? Solliciteer dan snel! 

• Je staat in voor het algemene visitor management, verwelkomt bezoekers en beheert de reservatie van vergaderzalen 
• Je volgt algemeene procedures en coördineert verschillende administratieve diensten waaronder; inkomende en uitgaande post, verzendingen en ontvangsten van goederen, het bijhouden van voorraad van kantoorbenodigheden,... 
• Je gebruikt de interne software voor facilitair beheer om geplande en dringende onderhoudstaken te beheren en op te volgen. 
• In opdracht van de financiële afdeling ondersteun je ook de lokale verwerking van facturen. Dit houdt onder andere in dat je alle binnenkomende facturen ontvangt, beheert en verwerkt via de interne systemen voor financiële en factuuradministratie. 
• Je verwerkt facturen van kantoorkosten binnen het toegewezen budget en vraagt, wanneer nodig, goedkeuring voor bepaalde uitgaven  
• Je helpt bij de coördinatie van vergaderingen en bied ondersteuning bij de organisatie van evenementen 
• Je bouwt een goede samenwerking op met leveranciers en techniekers om ervoor te zorgen dat de gebouwen en terreinen efficiënt worden onderhouden. 
• Je ondersteunt de veiligheid- en preventie adviseur binnen het lokale kantoor en staat open voor een EHBO-opleiding 
• Je geeft administratieve ondersteuning aan de fleet manager. 
• Je kunt ook verantwoordelijk worden gesteld voor andere projecten en taken, afhankelijk van kennis en ervaring

• Minstens 2 jaar ervaring in een administratieve dienstverlening, kantoorbeheer of een andere ondersteunende functie is een plus. 
• Je spreekt vloeiend Nederlands & Engels en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) 
• Je beschikt over een basiskennis van kantoorbeheer, gezondheid en veiligheid, risicoanalyses en noodprocedures 
• Je hebt kennis van MS Word, Excel en PowerPoint. 
• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en kunt goed prioriteiten stellen, met een grote aandacht voor details. 
• Een EHBO-opleiding is een plus maar word ook aangeboden