Implementering av Ankomsttid

Punktlig ankomst för patienter är avgörande för att upprätthålla effektiva klinikverksamheter och säkerställa att patienter får hela den schemalagda vårdtiden. Sena ankomster stör klinikflödet, minskar tiden med vårdgivare och kan fördröja efterföljande möten, vilket skapar en ringeffekt under dagen. Detta projekt syftar till att testa en lågkostnadsbeteendeintervention som klargör förväntningar kring ankomst och främjar punktlig ankomst för schemalagda möten.

Denna studie utvärderar effektiviteten av en intervention utformad för att göra den förväntade ankomsttiden mer framträdande för patienter. Studien kommer att implementeras över polikliniska avdelningar som ger primärvård som en del av UCLA Health:s operativa förbättringsinitiativ för att förbättra klinikflöde och patientupplevelse.

Specifikt modifierar interventionen hur mötesinformation presenteras för patienter (eller ombud i fallet med patienter < 18 år) genom två kommunikationskanaler som används av UCLA Health: (1) patientportalen (kallad MyChart på UCLA Health) och (2) textmeddelandeplattformen (kallad Hello World på UCLA Health), som skickar automatiska textnotiser till patienter före deras möte.

Kontrollvillkor På MyChart:s startsida ser patienter endast den schemalagda mötestiden (t.ex. "Börjar kl 15:00") för sina kommande möten. På mötesdetaljsidan ser patienter sin mötestid och ytterligare en instruktion att "Ankom 15 minuter före ditt möte". Textnotiser anger mötestiden och inkluderar en uppmaning att ankomma 15 minuter tidigare (t.ex. "[Patientnamn], du har ett kommande besök den 12 jan 2026 kl 15:00. Ankom 15 minuter före din mötestid").

Behandlingsvillkor På MyChart:s startsida ser patienter en explicit ankomsttid för sina kommande möten, satt till 15 minuter före den schemalagda mötestiden (t.ex. "Ankom senast 14:45" för ett möte schemalagt 15:00), istället för mötestiden själv. På mötesdetaljsidan ser patienter sin mötestid såväl som ankomsttiden.

Textnotiser säger explicit till patienter deras förväntade ankomsttid, istället för deras mötestid (t.ex. "[Patientnamn], du har ett kommande besök den 12 jan 2026. Ankom senast 14:45.")

Forskarna kommer att implementera en klusterrandomisering, där alla fysiska läkar- eller avancerad praktikutövarappointment (APP) inom samma klinikbyggnad tilldelas samma experimentella villkor. Totalt 37 klinikbyggnader kommer att inkluderas. Forskarna planerar att köra denna kliniska prövning i 6 månader. Ankomsttidsfunktionaliteten kommer att implementeras 1 månad före starten av prövningsperioden för att införa en uttvättningsperiod.

Nyckelforskningsfråga:

Forskarna ställer följande forskningsfråga: Förändrar visning av en explicit ankomsttid hur tidigt patienter anländer till sina möten? Forskarna hypoteserar att behandlingen kommer att leda till att personer anländer tidigare till sina möten, jämfört med kontrollvillkoret.

Förutom att undersöka det kontinuerliga måttet på hur långt i förväg en patient checkar in för sina möten (de primära utfallsmåtten), kommer forskarna också att undersöka två binära mått:

A. Punktlig ankomst: Ledder behandlingen till att patienter är mer benägna att ankomma i tid (dvs. checka in före eller vid den schemalagda mötestiden)?

B. Tidig ankomst: Ökar behandlingsvillkoret patienters sannolikhet att ankomma minst 15 minuter före sin schemalagda mötestid?

Analysplan:

Forskarna kommer att använda ordinära minsta kvadraters (OLS) regressioner med robusta standardfel för att prediktera utfallsvariabler. Statistiska slutsatser kommer att baseras på modellrobusta standardfel klustrade på klinikbyggnadsnivå, vilket är randomiseringsenheten. Alla analyser kommer att utföras på mötesnivå. Den primära prediktorn kommer att vara en indikator för om patientens klinik tilldelades ankomsttidsbehandlingsvillkoret (vs. standard mötestidskontroll).

Dessa regressioner kommer att köras med och utan följande kontrollvariabler:

• Patientålder (Om det kommer att finnas saknade värden kommer forskarna att ersätta med medelvärdet och lägga till en dummyvariabel för att indikera patienter med saknad ålder)
• Patientkön
• Patientens ras/etnicitet
• Patientens punktlighet: Andelen av patientens fysiska läkarappointment på samma klinik under de senaste 36 månaderna före prövningens start för vilka de anlände i tid (Patienter utan genomförda möten under denna period kommer att ha saknade data. För dessa fall kommer forskarna att imputera urvalsmedelvärdet och lägga till en dummyvariabel för att indikera dessa patienter). Om vi inte kan ha patientbesökshistorik för 36 månader före prövningens start kommer vi istället att kontrollera för andelen av patientens fysiska läkarappointment på UCLA Health (över alla kliniker) för vilka de anlände i tid (exklusive drop-in-möten)
• Besökstyp (vuxen vs barn; nytt vs. återbesök)
• En indikator för om kliniken opererade med mötesscheman i 15/30 minuters intervall eller 20/40 minuters intervall
• Försäkringstyp (Traditionell Medicare, Medicare Advantage, Medicaid, Kommersiell, annan/okänd)
• Multimorbiditetspoäng (Om det finns saknade värden kommer forskarna att ersätta med medelvärdet och lägga till en dummyvariabel för att indikera patienter med saknad multimorbiditetspoäng)

• Följande ömsesidigt uteslutande binära indikatorer för att ta hänsyn till skillnader i (1) om ett möte har schemalagts före ankomsttidsfunktionaliteten implementerades och (2) hur långt i förväg ett möte schemalagdes:

  • Schemalagt före funktionsimplementering: Indikator för möten som schemalagts före ankomsttidsfunktionaliteten implementerades
  • Schemalagt >7 dagar i förväg: Indikator för möten schemalagda på eller efter implementeringsdatumet med mer än 7 dagar mellan schemaläggning och mötesdatum.
  • Schemalagt 1-7 dagar i förväg: Indikator för möten schemalagda på eller efter implementeringsdatumet med 1 till 7 dagar mellan schemaläggning och mötesdatum.
  • Schemalagt <1 dag i förväg: Indikator för möten schemalagda på eller efter implementeringsdatumet med mindre än 1 dag mellan schemaläggning och mötesdatum.

Som en explorativ analys kommer forskarna att undersöka behandlingseffekter endast bland möten schemalagda på eller efter funktionsimplementeringsdatumet, eftersom bekräftelsetextnotiserna som dessa patienter får kommer att spegla experimentdesignen.

För robusthetskontroller kommer forskarna att utföra logitmodeller för binära utfall och omestima modeller för det kontinuerliga ankomsttidsutfall vid 1:a och 99:e percentilerna (vilket är ett bredare winsoriseringsintervall än intervallet specificerat i primära utfallssektionen senare).

Notera: Vissa patienter kan ha flera kvalificerade möten under studieperioden. Huvudanalyserna kommer endast att inkludera det första mötet per patient. Explorativa analyser kommer att bedöma om inkludering av efterföljande möten förändrar resultaten.

För att testa för heterogena behandlingseffekter kommer forskarna att estimera interaktionsmodeller där behandlingsindikatorn interageras med patient-, besöks- eller klinikegenskaper. Forskarna kommer att analysera följande moderatorer:

• Patientnivåpunktlighet som definierat ovan (För att hantera saknade värden kommer regressionsmodellerna att interagera behandlingsindikatorn med både den imputerade punktlighetsgraden och saknadsindikatorn)
• Hur många gånger patienter har deltagit i ett läkarmöte på samma klinik under de 36 månaderna före prövningens start
• Om klinikavdelningen schemalägger möten i 15/30 minuters intervall eller 20/40 minuters intervall
• Klinikens baslinjepunktlighetsgrad: procentandel möten som var i tid (checkade in ≤ 0 minuter sent) under de sex månaderna före prövningen
• Besökstyp (vuxen vs. barn)
• Mötesschemaläggningstid (fyra ömsesidigt uteslutande undergrupper): Om mötet schemalagdes före ankomsttidsfunktionaliteten implementerades vs. det schemalagdes efter funktionen implementerades men mer än 7 dagar före det schemalagda besöksdatumet vs. 1-7 dagar, vs. <1 dag före det schemalagda besöksdatumet.
• Multimorbiditetspoäng (För att hantera saknade värden kommer regressionsmodellerna att interagera behandlingsindikatorn med både den imputerade multimorbiditetspoängen och saknadsindikatorn)

Forskarna kommer att utföra ytterligare explorativa analyser för att undersöka potentiella nedströmskonsekvenser av interventionen:

1. Mötesnärvaro Forskarna kommer att utforska om behandlingsvillkoret påverkar uteblivna rates jämfört med kontrollvillkoret. Explicit visning av en tidigare begärd ankomsttid skulle potentiellt kunna öka uteblivna om vissa patienter tror att de redan har missat sitt mötesfönster eller känner sig avskräckta från att komma när de inser att de inte kan ankomma vid den begärda tiden.

2. Patienttillfredsställelse:

   Forskarna kommer att utforska om tilldelning till behandlingsvillkoret påverkar patienttillfredsställningsbetyg i efterbesöksundersökningar, genom att fokusera på två binära utfall som möjliggör en intent-to-treat-analys:

   A. Om patienten lämnar en dålig recension (denna variabel är 1 om patienten ger 1 eller 2 stjärnor av 5 stjärnor och 0 om patienten ger ett högre stjärnbetyg eller inte ger ett stjärnbetyg) B. Om patienten lämnar en bra recension (denna variabel är 1 om patienten ger 5 stjärnor och 0 om patienten ger ett lägre betyg eller inte ger ett stjärnbetyg).

   Forskarna kommer att utföra textanalyser av patienters kvalitativa kommentarer i undersökningarna för att bedöma sentiment och källor till oro eller beröm.

3. Mötesavbokningar Forskarna kommer att testa om behandlingsvillkoret påverkar avbokningsrates jämfört med kontrollvillkoret. Denna analys kommer att hjälpa till att avgöra om "Ankom senast"-formuleringen har någon oavsiktlig effekt på patienters sannolikhet att avboka snarare än att delta i sitt möte.
4. Klinikflödesmått:

Forskarna kommer att undersöka om behandlingen påverkar följande två operativa mått inom kliniken:

A. Patientrums tid: antalet minuter mellan patientens incheckning och tiden de placeras i undersökningsrummet.

B. Tid när läkare går in i undersökningsrummet: antalet minuter mellan den schemalagda mötestiden och när vårdgivaren går in i rummet.

C. Tid mellan incheckning och vårdgivarentré: Antalet minuter mellan patientens incheckning och tiden vårdgivaren går in i undersökningsrummet.

Forskarna kommer att använda kvantilregressioner för denna uppsättning analyser. Dessa explorativa mått ger insikt i om förbättrad punktlighet översätts till smidigare klinikflöde eller förändringar i patientväntetid. Dessa mått är sannolikt brusiga eftersom tiden när patienter placeras i undersökningsrummet eller ses av vårdgivaren inte alltid registreras i realtid.