Implementatie van Aankomsttijd

Een tijdige aankomst van patiënten is essentieel voor het handhaven van efficiënte kliniekwerkzaamheden en ervoor te zorgen dat patiënten de volledige duur van hun geplande zorg ontvangen. Late aankomsten verstoren de kliniekstroom, verminderen de tijd met zorgverleners en kunnen vervolgafspraken vertragen, wat een domino-effect over de dag veroorzaakt. Dit project heeft tot doel een kosteneffectieve gedragsinterventie te testen die aankomstverwachtingen verduidelijkt en op tijd aankomen voor geplande afspraken bevordert.

Deze studie evalueert de effectiviteit van een interventie die is ontworpen om de verwachte aankomsttijd voor patiënten prominenter te maken. De studie wordt geïmplementeerd in poliklinieken die eerstelijnszorg leveren als onderdeel van UCLA Health's operationele verbeteringsinitiatief om de kliniekstroom en patiëntervaring te verbeteren.

Specifiek wijzigt de interventie hoe afspraakinformatie wordt gepresenteerd aan patiënten (of vertegenwoordigers in het geval van patiënten < 18 jaar) via twee communicatiekanalen die UCLA Health gebruikt: (1) het patiëntenportaal (MyChart bij UCLA Health genoemd) en (2) het sms-platform (Hello World bij UCLA Health genoemd), dat patiënten geautomatiseerde sms-notificaties stuurt voor hun afspraak.

Controlegroep Op de MyChart-startpagina zien patiënten alleen de geplande afspraaktijd (bijv. "Begint om 15:00") voor hun aanstaande afspraken. Op de afspraakdetailpagina zien patiënten hun afspraaktijd en een aanvullende instructie om "15 minuten voor uw afspraak aan te komen". Sms-notificaties vermelden de afspraaktijd en bevatten een aansporing om 15 minuten vroeger te komen (bijv. "[Patiëntnaam], u heeft een aanstaand bezoek op 12 jan 2026 om 15:00. Kom 15 minuten voor uw afspraaktijd aan").

Interventiegroep Op de MyChart-startpagina zien patiënten een expliciete aankomsttijd voor hun aanstaande afspraken, ingesteld op 15 minuten voor de geplande afspraaktijd (bijv. "Kom uiterlijk om 14:45" voor een afspraak gepland om 15:00), in plaats van de afspraaktijd zelf. Op de afspraakdetailpagina zien patiënten zowel hun afspraaktijd als de aankomsttijd.

Sms-notificaties vertellen patiënten expliciet hun verwachte aankomsttijd, in plaats van hun afspraaktijd (bijv. "[Patiëntnaam], u heeft een aanstaand bezoek op 12 jan 2026. Kom uiterlijk om 14:45.")

De onderzoekers implementeren een clusterrandomisatie, waarbij alle persoonlijke arts- of advanced practice provider (APP)-afspraken binnen hetzelfde kliniekgebouw aan dezelfde experimentele conditie worden toegewezen. In totaal worden 37 kliniekgebouwen geïncludeerd. De onderzoekers zijn van plan deze klinische studie 6 maanden te laten lopen. De aankomsttijdfunctionaliteit wordt 1 maand voor de start van de proefperiode geïmplementeerd om een wash-outperiode te introduceren.

Hoofdonderzoeksvraag:

De onderzoekers stellen de volgende onderzoeksvraag: Verandert het tonen van een expliciete aankomsttijd hoe vroeg patiënten voor hun afspraken aankomen? De onderzoekers veronderstellen dat de interventie ertoe zal leiden dat mensen eerder voor hun afspraken aankomen, in vergelijking met de controlegroep.

Naast het onderzoeken van de continue maat van hoe ver van tevoren een patiënt incheckt voor zijn/haar afspraken (de primaire uitkomstmaten), zullen de onderzoekers ook twee binaire metrieken onderzoeken:

A. Tijdige aankomst: Leidt de interventie ertoe dat patiënten vaker op tijd komen (d.w.z. inchecken voor of op de geplande afspraaktijd)?.

B. Vroege aankomst: Verhoogt de interventiegroep de kans dat patiënten minstens 15 minuten voor hun geplande afspraaktijd aankomen?

Analyseplan:

De onderzoekers gebruiken ordinary least squares (OLS)-regressies met robuuste standaardfouten om uitkomstvariabelen te voorspellen. Statistische inferenties zijn gebaseerd op modelrobuuste standaardfouten geclusterd op kliniekgebouwniveau, de eenheid van randomisatie. Alle analyses worden uitgevoerd op afspraakniveau. De primaire voorspeller is een indicator voor of de kliniek van de patiënt was toegewezen aan de aankomsttijd-interventiegroep (vs. standaard afspraaktijd controlegroep).

Deze regressies worden uitgevoerd met en zonder de volgende controlevariabelen:

• Patiëntleeftijd (Bij ontbrekende waarden vervangen de onderzoekers deze door het gemiddelde en voegen een dummyvariabele toe om patiënten met ontbrekende leeftijd aan te geven)
• Patiëntgeslacht
• Patiëntras/etniciteit
• Patiëntstiptheid: Het aandeel van de persoonlijke artsafspraken van de patiënt in dezelfde kliniek in de 36 maanden voorafgaand aan de start van de studie waarvoor zij op tijd aankwamen (Patiënten zonder voltooide afspraken in deze periode hebben ontbrekende gegevens. Voor deze gevallen zullen de onderzoekers het steekproefgemiddelde imputeren en een dummyvariabele toevoegen om deze patiënten aan te geven). Als we de patiëntbezoekgeschiedenis voor 36 maanden voor de start van de studie niet kunnen hebben, zullen we in plaats daarvan controleren voor het aandeel van de persoonlijke artsafspraken van de patiënt bij UCLA Health (in alle klinieken) waarvoor zij op tijd aankwamen (exclusief zonder afspraakbezoeken)
• Bezoektype (volwassen vs kind; nieuw vs. vervolg)
• Een indicator voor of de kliniek werkte met afspraakroosters in 15/30 minuten blokken of 20/40 minuten blokken
• Verzekeringstype (Traditionele Medicare, Medicare Advantage, Medicaid, Commercieel, overig/onbekend)
• Multimorbiditeitsscore (Bij ontbrekende waarden vervangen de onderzoekers deze door het gemiddelde en voegen een dummyvariabele toe om patiënten met een ontbrekende multimorbiditeitsscore aan te geven)

• De volgende onderling uitsluitende binaire indicatoren om rekening te houden met verschillen in (1) of een afspraak is gepland vóór implementatie van de aankomsttijdfunctionaliteit en (2) hoe ver van tevoren een afspraak is gepland:

  • Gepland vóór functionaliteitsimplementatie: Indicator voor afspraken die zijn gepland vóór implementatie van de aankomsttijdfunctionaliteit
  • Gepland >7 dagen van tevoren: Indicator voor afspraken gepland op of na de implementatiedatum met meer dan 7 dagen tussen planning en afspraakdatum.
  • Gepland 1-7 dagen van tevoren: Indicator voor afspraken gepland op of na de implementatiedatum met 1 tot 7 dagen tussen planning en afspraakdatum.
  • Gepland <1 dag van tevoren: Indicator voor afspraken gepland op of na de implementatiedatum met minder dan 1 dag tussen planning en afspraakdatum.

Als verkennende analyse zullen de onderzoekers behandelingseffecten alleen onderzoeken onder afspraken gepland op of na de functionaliteitsimplementatiedatum, aangezien de afspraakbevestigings-sms-notificaties die die patiënten ontvangen het experimentele ontwerp zullen weerspiegelen.

Voor robuustheidscontroles zullen de onderzoekers logitmodellen uitvoeren voor binaire uitkomsten en modellen voor de continue aankomsttijduitkomst opnieuw schatten bij het 1e en 99e percentiel (een bredere winsorisatie range dan het bereik gespecificeerd in de primaire uitkomstsectie verderop).

Opmerking: Sommige patiënten kunnen meerdere in aanmerking komende contacten hebben tijdens de studieperiode. De hoofdanalyses bevatten alleen het eerste contact per patiënt. Verkennende analyses zullen beoordelen of het opnemen van vervolgcontacten de resultaten verandert.

Om heterogene behandelingseffecten te testen, zullen de onderzoekers interactiemodellen schatten waarin de behandelingindicator wordt geïnterageerd met patiënt-, bezoek- of kliniekkenmerken. De onderzoekers analyseren de volgende moderatoren:

• Patiëntniveau stiptheid zoals hierboven gedefinieerd (Om rekening te houden met ontbrekende waarden, zullen de regressiemodellen de behandelingindicator interageren met zowel de geïmputeerde stiptheidsgraad als de ontbrekendheidsindicator)
• Hoeveel keer patiënten een artsafspraak in diezelfde kliniek hebben bijgewoond in de 36 maanden voorafgaand aan de start van de studie
• Of de kliniekafdeling afspraken plant in 15/30 minuten blokken of 20/40 minuten blokken
• Baseline stiptheidsgraad van de kliniek: percentage afspraken dat op tijd was (ingecheckt ≤ 0 minuten te laat) in de zes maanden voorafgaand aan de studie
• Bezoektype (volwassen vs. kind)
• Afspraakplanningstijd (vier onderling uitsluitende subgroepen): Of de afspraak was gepland vóór implementatie van de aankomsttijdfunctionaliteit vs. gepland na functionaliteitsimplementatie maar meer dan 7 dagen voor de geplande bezoekdatum vs. 1-7 dagen vs. <1 dag voor de geplande bezoekdatum.
• Multimorbiditeitsscore (Om rekening te houden met ontbrekende waarden, zullen de regressiemodellen de behandelingindicator interageren met zowel de geïmputeerde multimorbiditeitsscore als de ontbrekendheidsindicator)

De onderzoekers zullen aanvullende verkennende analyses uitvoeren om mogelijke neveneffecten van de interventie te onderzoeken:

1. Afspraakopkomst De onderzoekers onderzoeken of de interventiegroep no-show percentages beïnvloedt ten opzichte van de controlegroep. Expliciet tonen van een eerder gevraagde aankomsttijd zou mogelijk no-shows kunnen verhogen als sommige patiënten denken dat ze hun afspraakvenster al hebben gemist of ontmoedigd raken om te komen wanneer ze beseffen dat ze niet op het gevraagde tijdstip kunnen aankomen.

2. Patiënttevredenheid:

   De onderzoekers onderzoeken of toewijzing aan de interventiegroep patiënttevredenheidsbeoordelingen in nabezoekenquêtes beïnvloedt, door te focussen op twee binaire uitkomsten die een intent-to-treat analyse mogelijk maken:

   A. Of de patiënt een slechte beoordeling achterlaat (deze variabele is 1 als de patiënt 1 of 2 sterren geeft van de 5 sterren en 0 als de patiënt een hogere sterrenbeoordeling geeft of geen sterrenbeoordeling verstrekt) B. Of de patiënt een goede beoordeling achterlaat (deze variabele is 1 als de patiënt 5 sterren geeft en 0 als de patiënt een lagere beoordeling geeft of geen sterrenbeoordeling verstrekt).

   De onderzoekers voeren tekstanalyses uit van de kwalitatieve opmerkingen van patiënten in de enquêtes om sentiment en bronnen van zorgen of complimenten te beoordelen.

3. Afspraakannuleringen De onderzoekers testen of de interventiegroep annuleringspercentages beïnvloedt ten opzichte van de controlegroep. Deze analyse helpt bepalen of de "Kom uiterlijk" formulering enig onbedoeld effect heeft op de kans van patiënten om hun afspraak te annuleren in plaats van bij te wonen.
4. Kliniekwerkstroommetrieken:

De onderzoekers onderzoeken of de interventie de volgende twee operationele metrieken binnen de kliniek beïnvloedt:

A. Patiëntkamertijd: het aantal minuten tussen het inchecken van de patiënt en het moment dat zij in de onderzoekskamer worden geplaatst.

B. Tijdstip arts betreedt onderzoekskamer: het aantal minuten tussen de geplande afspraaktijd en wanneer de zorgverlener de kamer betreedt.

C. Tijd tussen inchecken en zorgverlenertoegang: Aantal minuten tussen het inchecken van de patiënt en het moment dat de zorgverlener de onderzoekskamer betreedt.

De onderzoekers gebruiken kwantielregressies voor deze set analyses. Deze verkennende maten geven inzicht of verbeterde stiptheid vertaalt naar soepelere kliniekstroom of veranderingen in patiëntwachttijd. Deze maten zijn waarschijnlijk onnauwkeurig aangezien het tijdstip waarop patiënten in de onderzoekskamer worden geplaatst of door de zorgverlener worden gezien niet altijd real-time wordt geregistreerd.