Implementering av ankomsttid

Rett fremmøte for pasienter er avgjørende for å opprettholde effektive klinikkoperasjoner og sikre at pasientene får hele varigheten av den planlagte behandlingen. Forsinket ankomst forstyrrer klinikkflyten, reduserer tiden med behandlere og kan forsinke påfølgende avtaler, noe som skaper en ringvirkning gjennom dagen. Dette prosjektet har som mål å teste en lavkostnads atferdsintervensjon som klargjør forventninger til ankomst og fremmer rett fremmøte til planlagte avtaler.

Denne studien evaluerer effektiviteten av en intervensjon designet for å gjøre forventet ankomsttid mer fremtredende for pasienter. Studien vil implementeres på tvers av polikliniske avdelinger som leverer primærhelsetjenester som en del av UCLA Healths operative forbedringsinitiativ for å forbedre klinikkflyt og pasientopplevelse.

Spesifikt endrer intervensjonen hvordan avtaleinformasjon presenteres for pasienter (eller fullmektige i tilfelle pasienter < 18 år) gjennom to kommunikasjonskanaler som brukes av UCLA Health: (1) pasientportalen (kalt MyChart hos UCLA Health) og (2) tekstmeldingsplattformen (kalt Hello World hos UCLA Health), som sender pasienter automatiske tekstvarsler før avtalen deres.

Kontrolltilstand På MyChart-hjemmesiden ser pasienter kun den planlagte avtaletiden (f.eks. «Starter kl. 15:00») for deres kommende avtaler. På avtaledetaljsiden ser pasienter avtaletiden sin og en ytterligere instruks om å «Kom 15 minutter før avtalen din». Tekstvarsler angir avtaletiden og inkluderer en oppfordring om å komme 15 minutter tidligere (f.eks. «[Pasientnavn], du har en kommende time 12. jan. 2026 kl. 15:00. Kom 15 minutter før avtaletiden din»).

Behandlingstilstand På MyChart-hjemmesiden ser pasienter en eksplisitt ankomsttid for deres kommende avtaler, satt til 15 minutter før den planlagte avtaletiden (f.eks. «Kom innen 14:45» for en avtale planlagt kl. 15:00), i stedet for avtaletiden selv. På avtaledetaljsiden ser pasienter avtaletiden sin samt ankomsttiden.

Tekstvarsler forteller pasienter eksplisitt deres forventede ankomsttid, i stedet for avtaletiden deres (f.eks. «[Pasientnavn], du har en kommende time 12. jan. 2026. Kom innen 14:45»).

Forskerne vil implementere en klyngerandomisering, hvor alle fysiske lege- eller avanserte praksisutøveravtaler (APP) i samme klinikkbygning tildeles samme eksperimentelle tilstand. Totalt 37 klinikkbygninger vil inkluderes. Forskerne planlegger å kjøre denne kliniske studien i 6 måneder. Ankomsttidsfunksjonaliteten vil implementeres 1 måned før starten av prøveperioden for å innføre en utvaskingsperiode.

Nøkkelforskningsspørsmål:

Forskerne stiller følgende forskningsspørsmål: Endrer visning av en eksplisitt ankomsttid hvor tidlig pasienter ankommer til avtalene sine? Forskerne antar at behandlingen vil føre til at folk ankommer tidligere til avtalene sine, sammenlignet med kontrolltilstanden.

I tillegg til å undersøke den kontinuerlige målingen av hvor lang tid i forveien en pasient sjekker inn for avtalene sine (de primære resultatmålene), vil forskerne også undersøke to binære metrikker:

A. Rett fremmøte: Fører behandlingen til at pasienter er mer sannsynlig å ankomme rett (dvs. sjekke inn før eller på den planlagte avtaletiden)?

B. Tidlig ankomst: Øker behandlingstilstanden pasienters sannsynlighet for å ankomme minst 15 minutter før den planlagte avtaletiden?

Analyseplan:

Forskerne vil bruke ordinære minste kvadraters regresjoner (OLS) med robuste standardfeil for å forutsi resultatvariabler. Statistiske slutninger vil baseres på modell-robuste standardfeil klynget på klinikkbyggnivå, som er randomiseringsenheten. Alle analyser vil gjennomføres på avtalenivå. Den primære prediktoren vil være en indikator for om pasientens klinikk ble tildelt ankomsttidsbehandlingstilstanden (vs. standard avtaletidskontroll).

Disse regresjonene vil kjøres med og uten følgende kontrollvariabler:

• Pasientens alder (Hvis det vil være manglende verdier, vil forskerne erstatte med gjennomsnittet og legge til en dummyvariabel for å indikere pasienter med manglende alder)
• Pasientens kjønn
• Pasientens rase/etnisitet
• Pasientens punktlighet: Andelen av pasientens fysiske legeavtaler på samme klinikk de siste 36 månedene før studiestart som de ankom rett (Pasienter uten fullførte avtaler i denne perioden vil ha manglende data. For disse tilfellene vil forskerne imputere prøvegjennomsnittet og legge til en dummyvariabel for å indikere disse pasientene). Hvis vi ikke kan ha pasientbesøkshistorikk for 36 måneder før studiestart, vil vi i stedet kontrollere for andelen av pasientens fysiske legeavtaler hos UCLA Health (på tvers av alle klinikker) som de ankom rett (unntatt drop-in-avtaler)
• Besøkstype (voksen vs. barn; nytt vs. retur)
• En indikator for om klinikken opererte med avtaleskjemaer i 15/30-minutters spor eller 20/40-minutters spor
• Forsikringstype (Tradisjonell Medicare, Medicare Advantage, Medicaid, Kommersiell, annen/ukjent)
• Multimorbiditetsscore (Hvis det er manglende verdier, vil forskerne erstatte med gjennomsnittet og legge til en dummyvariabel for å indikere pasienter med manglende multimorbiditetsscore)

• Følgende gjensidig utelukkende binære indikatorer for å ta hensyn til forskjeller i (1) om en avtale er planlagt før ankomsttidsfunksjonaliteten ble implementert og (2) hvor lang tid i forveien en avtale ble planlagt:

  • Planlagt før funksjonalitetimplementering: Indikator for avtaler som ble planlagt før ankomsttidsfunksjonaliteten ble implementert
  • Planlagt >7 dager i forveien: Indikator for avtaler planlagt på eller etter implementeringsdatoen med mer enn 7 dager mellom planlegging og avtaledato.
  • Planlagt 1-7 dager i forveien: Indikator for avtaler planlagt på eller etter implementeringsdatoen med 1 til 7 dager mellom planlegging og avtaledato.
  • Planlagt <1 dag i forveien: Indikator for avtaler planlagt på eller etter implementeringsdatoen med mindre enn 1 dag mellom planlegging og avtaledato.

Som en utforskende analyse vil forskerne undersøke behandlingseffekter kun blant avtaler planlagt på eller etter funksjonalitetimplementeringsdatoen, siden avtalekonfirmeringstekstvarslene mottatt av disse pasientene vil gjenspeile eksperimentdesignet.

For robusthetssjekker vil forskerne utføre logitmodeller for binære utfall og re-estimere modeller for det kontinuerlige ankomsttidsutfallet ved 1. og 99. prosentil (som er et bredere winsoriseringsområde enn området spesifisert i den primære resultatseksjonen senere).

Merk: Noen pasienter kan ha flere kvalifiserte møter i løpet av studieperioden. Hovedanalysene vil kun inkludere det første møtet per pasient. Utforskende analyser vil vurdere om inkludering av påfølgende møter endrer resultatene.

For å teste for heterogene behandlingseffekter vil forskerne estimere interaksjonsmodeller der behandlingsindikatoren interageres med pasient-, besøks- eller klinikkkarakteristikker. Forskerne vil analysere følgende moderatorer:

• Pasientnivåpunktlighet som definert ovenfor (For å ta hensyn til manglende verdier, vil regresjonsmodellene interagere behandlingsindikatoren med både den imputerte punktlighetsraten og mangelsindikatoren)
• Hvor mange ganger pasienter har deltatt på en legeavtale på samme klinikk de siste 36 månedene før studiestart
• Om klinikkavdelingen planlegger avtaler i 15/30-minutters spor eller 20/40-minutters spor
• Klinikkens baselinepunktlighetsrate: prosentandel av avtaler som var rett (sjekket inn ≤ 0 minutter for sent) i de seks månedene før studien
• Besøkstype (voksen vs. barn)
• Avtaletid for planlegging (fire gjensidig utelukkende undergrupper): Om avtalen ble planlagt før ankomsttidsfunksjonaliteten ble implementert vs. den ble planlagt etter funksjonaliteten ble implementert, men mer enn 7 dager før den planlagte besøksdatoen vs. 1-7 dager, vs. <1 dag før den planlagte besøksdatoen.
• Multimorbiditetsscore (For å ta hensyn til manglende verdier, vil regresjonsmodellene interagere behandlingsindikatoren med både den imputerte multimorbiditetsscoren og mangelsindikatoren)

Forskerne vil gjennomføre ytterligere utforskende analyser for å undersøke potensielle nedstrømskonsekvenser av intervensjonen:

1. Avtalefremmøte Forskerne vil utforske om behandlingstilstanden påvirker uteblivelsesrater sammenlignet med kontrolltilstanden. Eksplisitt visning av en tidligere forespurt ankomsttid kan potensielt øke uteblivelser hvis noen pasienter tror de allerede har gått glipp av avtalenvinduet sitt eller føler seg motløse fra å komme når de innser de ikke kan ankomme innen den forespurte tiden.

2. Pasienttilfredshet:

   Forskerne vil utforske om tildeling til behandlingstilstanden påvirker pasienttilfredshetsvurderinger i etterbesøksundersøkelser, ved å fokusere på to binære utfall som tillater en intensjon-å-behandle-analyse:

   A. Om pasienten etterlater en dårlig anmeldelse (denne variabelen er 1 hvis pasienten gir 1 eller 2 stjerner av 5 stjerner og 0 hvis pasienten gir en høyere stjernerangering eller ikke oppgir en stjernerangering) B. Om pasienten etterlater en god anmeldelse (denne variabelen er 1 hvis pasienten gir 5 stjerner og 0 hvis pasienten gir en lavere rangering eller ikke oppgir en stjernerangering).

   Forskerne vil gjennomføre tekstanalyser av pasientenes kvalitative kommentarer i undersøkelsene for å vurdere sentiment og kilder til bekymringer eller komplimenter.

3. Avtaleavlysninger Forskerne vil teste om behandlingstilstanden påvirker avlysningsrater sammenlignet med kontrolltilstanden. Denne analysen vil bidra til å fastslå om «Kom innen»-formuleringen har noen utilsiktet effekt på pasienters sannsynlighet for å avlyse i stedet for å delta på avtalen sin.
4. Klinikkarbeidsflytmetrikker:

Forskerne vil undersøke om behandlingen påvirker følgende to operative metrikker innen klinikken:

A. Pasientromtid: antall minutter mellom pasientens innsjekking og tiden de blir plassert i undersøkelsesrommet.

B. Tid når lege går inn i undersøkelsesrommet: antall minutter mellom den planlagte avtaletiden og når behandleren går inn i rommet.

C. Tid mellom innsjekking og behandlerinngang: Antall minutter mellom pasientens innsjekking og tiden behandleren går inn i undersøkelsesrommet.

Forskerne vil bruke kvantilregresjoner for dette settet med analyser. Disse utforskende målene gir innsikt i om forbedret punktlighet oversettes til jevnere klinikkflyt eller endringer i pasientventetid. Disse målene er sannsynligvis støyende da tiden når pasienter plasseres i undersøkelsesrommet eller blir sett av behandleren ikke alltid registreres i sanntid.