Event Project Manager, Clinical Life Science Events

Event Project Manager

IQVIA™ is the leading human data science company focused on helping healthcare clients find unparalleled insights and better solutions for patients. Formed through the merger of IMS Health and Quintiles, IQVIA offers a broad range of solutions that harness the power of healthcare data, domain expertise, transformative technology, and advanced analytics to drive healthcare forward.

Lead event delivery of our immersive and engaging clinical trial training meetings (face to face and virtual)

Who We Are

IQVIA Medical Communications (IMC) creates experiences that are effective and unexpected. We incorporate the latest research on adult learning principles and behavioral science. We use creativity to inspire and engage.

Our purpose is centered around a desire to improve healthcare and deepen our understanding of human behavior. We are motivated by a mission to ensure our friends and families can take a walk in the woods, get on a plane and go somewhere new, listen to music, snuggle a baby, try a new restaurant, and live life to the fullest.

Our team is a tightly knit, collaborative, and intellectually curious group of people with a unique blend of backgrounds and experience. We are continually pushing each other to improve our solutions and are in search of Event Project Managers to ensure the smooth and efficient delivery of our training solutions meetings.

About the Event Project Manager

The primary driver of in-person events, you would be project managing event deliverables related to a specific clinical study whilst keeping the IMC Project Manager (responsible for overall IMC study deliverables) abreast of status, progress, risks and issues. The Event Project Manager will work with Vendors and Venue Managers, Delegate Coordinators and Finance support roles as well as Strategy, Creative and Content teams developing project components and are responsible for ensuring events projects are delivered on time, in budget and exceed expectations.   

We’ll look to this role for their event project management expertise, good relational management skills, proficiency in vendor management, issue resolution and drive for quality delivery.

The Event Project Manager will oversee deliverables for face to face events and virtual engagements with direct responsibility for budget control, delegate management oversight, vendor liaison and an in-depth knowledge of event compliance regulations relevant to the healthcare sector.

Act as a central point of contact for internal and external clients, keeping them updated on status, anticipating their requests and proactively managing solutions.

In addition, this position will be responsible for managing staff members in accordance with the organization’s policies and applicable regulations. Staffing responsibilities include planning, assigning, and directing work; appraising performance and guiding professional development; rewarding and disciplining employees; addressing employee relations issues and resolving problems.

This position is home or office-based with collaboration with a globally-distributed team at IQVIA and with our clients and healthcare professionals.

Activities may include:

• Coordinating or overseeing the delegate invitation, registration and travel logistics management for face to face meetings using preferred vendors and platform (Cvent, Amex, DMCs)
• Cost reconciliation
• Status reporting
• Contract review, terms and execution coordination
• Creating and maintaining event project plans
• Manage post meeting activities, reporting, follow ups and metrics

This position will require international travel.

Who You Are

Seasoned:You have 5-7 years of tactical planning experience delivering international clinical life science events, particularly investigator meetings. You are proficient in project management platforms such as Smartsheet and MS Project. You strive to provide quality customer service and have exceptional attention to detail. Experience of both live and virtual event delivery is required.

Collaborative: You have the desire to collaborate with a diverse global team and are interested in establishing relationships with team members, clients and vendors around the world. Asking questions comes naturally to you and you aren’t afraid of researching to find the answers.

Resourceful: You may not know all the answers, but you have a proven track record of working through difficult challenges by independently researching potential directions, collaborating with others, and iterating to find solutions. Prioritizing projects, finding efficiencies, and improving processes are all part of your mindset.

Adaptable: You continue to build on your event management skills by researching methodologies and keeping up with industry trends. You have the flexibility to work in a fast-paced environment, meeting demanding deadlines and adapting to changing priorities.

Skills:

• Demonstratable knowledge of Project Management methodologies
• Organizing your tasks into workable plans
• Detail oriented
• Understand the importance of communication
• Knowledge of relevant platforms specifically Cvent, Zoom, WebEx
• Experience managing relationships and expectations with groups such as DMCs, AmEx, AV Suppliers
• Work within and develop a team
• Plus: leadership and mentoring
• Line management experience, working with staff for performance, goals, resourcing and scheduling

Why IQVIA

Making a positive impact on human health takes insight, curiosity, and intellectual courage. It takes brave minds, pushing the boundaries to transform healthcare. In your role, you will have the opportunity to play an important part in helping our clients drive healthcare forward and ultimately improve outcomes for patients.

IQVIA offers a competitive salary and great benefits, including a profit-related annual bonus, paid leave, and private health insurance. Forge a career with greater purpose, make an impact, and never stop learning.

Chef/cheffe de projets événementiels

IQVIAMC est la principale société de science des données humaines dont l’objectif est d’aider les clients du secteur de la santé à trouver des informations inégalées et de meilleures solutions pour les patients. Issue de la fusion d’IMS Health et Quintiles, IQVIA propose une large gamme de solutions qui exploitent la puissance des données de santé, l’expertise du domaine, la technologie transformatrice et l’analyse avancée pour faire progresser les soins de santé.

Diriger l’organisation de nos réunions de formation immersives et engageantes sur les essais cliniques (en personne et virtuelles)

Qui sommes-nous?

Communications médicales IQVIA (IMC) créent des expériences efficaces et inattendues. Nous intégrons les dernières recherches sur les principes d’apprentissage des adultes et les sciences du comportement. Nous utilisons la créativité pour inspirer et engager.

Notre objectif est centré sur le désir d’améliorer les soins de santé et d’approfondir notre compréhension du comportement humain. Nous sommes motivés par la mission de garantir que nos ami(e)s et nos familles puissent se promener dans les bois, monter dans un avion et visiter un nouvel endroit, écouter de la musique, câliner un bébé, essayer un nouveau restaurant et vivre pleinement la vie.

Notre équipe est un groupe de personnes étroitement soudées, collaboratives et intellectuellement curieuses, avec un mélange unique de parcours et d’expériences. Nous nous efforçons continuellement d’améliorer nos solutions et recherchons des chef(ffe)s de projets événementiels pour assurer le déroulement fluide et efficace de nos réunions de solutions de formation.

À propos du (ou de la) chef(ffe) de projets événementiels

Principal moteur des événements en personne, vous gérerez des projets liés aux livrables d’événements liés à une étude clinique spécifique tout en tenant le/la chef(ffe) de projet IMC (responsable des livrables globaux de l’étude IMC) au courant du statut, des progrès, des risques et des problèmes. Le/la chef(ffe) de projets événementiels travaillera avec les fournisseurs et les gestionnaires de sites, les coordonnateurs délégués et les rôles de soutien financier ainsi qu’avec les équipes de stratégie, de création et de contenu développant les composants du projet et sera chargé de garantir que les projets événementiels sont livrés à temps, dans les limites du budget et dépassent les attentes.   

Nous compterons sur ce rôle pour son expertise en gestion de projets événementiels, ses bonnes compétences en gestion relationnelle, sa maîtrise de la gestion des fournisseurs, la résolution de problèmes et sa volonté d’assurer une livraison de qualité.

Le/la chef(ffe) de projets événementiels supervisera les livrables des événements en personne et des engagements virtuels avec la responsabilité directe du contrôle budgétaire, de la supervision de la gestion des délégués, de la liaison avec les fournisseurs et une connaissance approfondie des réglementations de conformité des événements pertinentes pour le secteur de la santé.

Le/la chef(ffe) de projets événementiels agit en tant que point de contact central pour les clients internes et externes, en les tenant informés de l’état d’avancement, en anticipant leurs demandes et en gérant de manière proactive les solutions.

De plus, ce poste sera responsable de gérer les membres du personnel conformément aux politiques de l’organisation et à la réglementation applicable. Les responsabilités en matière de dotation en personnel comprennent la planification, l’attribution et la direction du travail; évaluer les performances et guider le développement professionnel; récompenser et discipliner les employé(e)s; gérer les questions de relations entre collaborateurs et résoudre les problèmes.

Ce poste est à distance ou au bureau en collaboration avec une équipe répartie dans le monde entier chez IQVIA et avec nos clients et professionnels de la santé.

Les activités peuvent inclure :

• Coordonner ou superviser l’invitation des délégués, l’inscription et la gestion de la logistique des voyages pour les réunions en personne en utilisant les fournisseurs et la plateforme préférés (Cvent, Amex, sociétés de gestion de destination)
• Rapprochement des coûts
• Rapports d’état
• Passage en revue des contrats, coordination des modalités et de l’exécution
• Créer et maintenir des plans de projets événementiels
• Gérer les activités post-réunion, les rapports, les suivis et les mesures

Ce poste nécessitera des déplacements internationaux.

Vous êtes

Chevronné(e) :Vous possédez 5 à 7 ans d’expérience en planification tactique dans l’organisation d’événements cliniques internationaux dans le domaine des sciences de la vie, en particulier des réunions de chercheurs. Vous maîtrisez les plateformes de gestion de projet telles que Smartsheet et MS Project. Vous vous efforcez de fournir un service client de qualité et portez une attention exceptionnelle aux détails. Une expérience de la réalisation d’événements en direct et virtuels est requise.

Collaboratif(ve) : Vous avez le désir de collaborer avec une équipe mondiale diversifiée et êtes intéressé(e) à établir des relations avec les membres de l’équipe, les clients et les fournisseurs du monde entier. Poser des questions vous vient naturellement et vous n’avez pas peur de faire des recherches pour trouver les réponses.

Ingénieux(se) : Vous ne connaissez peut-être pas toutes les réponses, mais vous avez fait la preuve de votre capacité à relever des défis difficiles en recherchant de manière indépendante des orientations potentielles, en collaborant avec d’autres et en itérant pour trouver des solutions. Hiérarchiser les projets, trouver des gains d’efficacité et améliorer les processus font tous partie de votre état d’esprit.

Adaptable : Vous continuez à développer vos compétences en gestion d’événements en recherchant des méthodologies et en vous tenant au courant des tendances du secteur. Vous avez la flexibilité requise pour travailler dans un environnement en évolution rapide, respecter des délais exigeants et vous adapter aux priorités changeantes.

Compétences :

• Connaissance démontrable des méthodologies de gestion de projets
• Organiser vos tâches en plans réalisables
• Soucieux(se) des détails
• Comprendre l’importance de la communication
• Connaissance des plateformes pertinentes notamment Cvent, Zoom, WebEx
• Expérience dans la gestion des relations et des attentes avec des groupes tels que les sociétés de gestion de destination, AmEx et les fournisseurs audiovisuels
• Travailler au sein d’une équipe et aider à son développement
• Autres capacités : leadership et mentorat
• Expérience de gestion hiérarchique, collaboration avec le personnel pour les performances, les objectifs, les ressources et la planification

Pourquoi IQVIA

Avoir un impact positif sur la santé humaine demande de la perspicacité, de la curiosité et du courage intellectuel. Il faut des esprits courageux pour repousser les limites pour transformer les soins de santé. Dans votre rôle, vous aurez l’occasion de jouer un rôle important en aidant nos clients à faire progresser les soins de santé et, en fin de compte, à améliorer les résultats pour les patients.

IQVIA offre un salaire compétitif et d’excellents avantages sociaux, notamment une prime annuelle liée aux bénéfices, des congés payés et une assurance maladie privée. Forgez-vous une carrière avec un plus grand objectif, faites une différence et n’arrêtez jamais d’apprendre.

Dans le cadre de ce poste, vous devrez devront:

• Travailler sur des produits et/ou services destinés aux clients d'IQVIA à travers le Canada et à travers le monde
• Soutenir, assurer la liaison avec et/ou travailler avec des clients et/ou fournisseurs d’IQVIA partout au Canada et à travers le monde
• Travailler directement avec des départements, des équipes, des fonctions de support et des parties prenantes d'IQVIA situés partout au Canada et à travers le monde.
• Par conséquent, une connaissance fonctionnelle de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, est nécessaire à l'exercice des fonctions de ce poste.