Executive Sales Assistant (m/w/d)

befristet für 12 Monate

Im Rahmen einer Mutterschaftsvertretung suchen wir per sofort eine/n Executive Sales Assistant zur Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben im Vertriebssekretariat in unserem HQ in Frankfurt (Office Management).

Aufgaben- und Tätigkeits-Beschreibung:

• Allgemeine Verwaltung (Büroadministration):

• Unterstützung in der Organisation von internen und Kunden Meetings

• Ansprechpartner für Kundenanfragen

• Stammdatenpflege im CRM

• Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Vertrieb

• Bereitstellung und Aktualisierung von Unterlagen und Vorlagen (auch abteilungsübergreifend)

• Unterstützung bei der Angebots-, Auftrags- und Vertragsbearbeitung:

• Erstkontrolle, Verteilen, Ablage eingehender Aufträge

• Unterstützung bei Formatierung, Ablage, Prüfung eingehender Verträge inkl. Unterschriftenlauf

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• Vertragswesen:

• Verantwortung für das System der Datenweitergabe von Kunden an Dritte

• Schnittstellen Koordination zur Rechtsabteilung

• Projektarbeit sowie Weiterentwicklung/ Verbesserung von administrativen und organisatorischen Prozessen

Qualifikation:

• Abgeschlossene Ausbildung zu Büro-Kaufmann/-frau bzw. Office Management

• 3-5 Jahre Erfahrung mit vergleichbaren Aufgaben im Assistenzbereich bzw. Office Management eines Industrieunternehmens

• Sehr gute Kenntnisse des gesamten MS Office Pakets; wünschenswert sind CRM Kenntnisse (z.B. Salesfore)

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift

• Erwünscht sind Grundkenntnisse in und Verständnis von Vertragswesen und rechtlichen Fragestellungen

• Fähigkeit zu Teamarbeit, zur Priorisierung von Aufgabenstellungen und zu Multi-Tasking

• Fähigkeit zu selbständiger, effektiver und vorausschauender Arbeitsweise

• professionelles, freundliches, offenes und souveränes Wesen & Auftreten mit Freude an Kundenkontakten

Was Sie erwartet

• Interessante und eigenverantwortliche Aufgaben in einem erfolgreichen und modernen Unternehmen.

• Hybrider Arbeitsplatz – Homeoffice & Büroarbeitsplatz.

• Kollegiales Betriebsklima.

• Urlaubsanspruch von 30 Tagen und flexible Arbeitszeiten.