Effekten av e-postpåminnelser på uteblivelsespriser for avtaler i en urologisk avdeling

BERETTIGELSE

Poliklinisk avdeling og medisinsk informatikkavdeling ved Hospital Italiano de Buenos Aires (HIBA) utformet en felles strategi basert på e-postpåminnelser for planlagte polikliniske avtaler. Pasienter som har avtalt time (enten ansikt-til-ansikt eller telekonsultasjon) hos lege på sykehuset mottar en e-post på forespørsel samt 14 dager og 48 timer før avtalen, med en påminnelse om avtalen. tid og sted hvor de må gå. I tillegg er det lagt til en knapp i e-posten slik at pasienten kan klikke på den og kansellere den direkte på en enkel måte.

Muligheten for å avbestille timen i samme purring er også ment å ha betydning for de som uten å ha glemt timen må eller vil gå glipp av den kan avbestille og dermed la timen stå fri for en annen pasient som trenger det. .

Det ser ut til at enhver form for påminnelse vil være forbundet med en reduksjon i manglende oppmøte. Det er imidlertid tvilsomt om publiserte tall er overførbare til vår setting. Variasjonen av kontekster og populasjoner kan påvirke omfanget av effekten av en intervensjon.

Etter å ha gjennomgått litteraturen, ble det ikke funnet studier som analyserer avtalepåminnelser og manglende oppmøtepriser i vårt land, så vi foreslår å gjennomføre en studie som evaluerer denne påvirkningen i Urology Department of HIBA. Selv om en klinisk studie kunne vurderes og utsendelse av påminnelser kunne randomiseres, var intervensjonen allerede implementert i alle avdelinger da vi bestemte oss for å gjennomføre denne forskningen.

FORSKNINGSSPØRSMÅL

Er e-postpåminnelsen om en planlagt poliklinisk avtale til urologisk avdeling i HIBA effektiv for å redusere antallet manglende møter hos pasienter over 18 år?

UTVALG OG PRØVESTØRRELSE

I løpet av året 2022 utførte Urologiavdelingen ved Hospital Italiano de Buenos Aires (HIBA) omtrent 29000 avtaler i sentralsykehuset og 11500 avtaler på det italienske sykehuset i San Justo, noe som gir totalt 40500 avtaler inkludert spontan overtid og spontane etterspørselsavtaler. Det estimerte ukentlige gjennomsnittet er 779 avtaler. For øyeblikket, i urologitjenesten til HIBA, er det omtrent 21 % manglende oppmøte ved planlagte polikliniske avtaler.

Vi mener at å oppnå en relativ reduksjon på 25 % i andelen uteblivelsesrater gjennom purresystemet vil være klinisk relevant, det vil si fra en 21 % baseline fraværsprosent til 16 %.

Ved å bruke både STATA og prøveberegningsverktøyet som tilbys gratis av University of San Francisco, estimerte vi at den totale N som trengs for å estimere den beregnede forskjellen i no-show-rater mellom grupper er 1892 avtaler (946 avtaler per gruppe). Parametrene som ble brukt var som følger: alfa (two-tailed) = 0,05, Beta = 0,20; q1 (andel av utsatte avtaler)= 0,50; P0 (baseline risiko for manglende oppmøte i den ueksponerte gruppen)= 0,21 og P1 (estimert risiko i den eksponerte gruppen)= 0,16.

Antall avtaler som er forespurt før og etter implementeringen av purringene er nok til å teste studiehypotesen.

DATAINNSAMLINGSINSTRUMENT

For vår studie vil vi bruke sekundære databaser forespurt fra Institutt for helseinformatikk etter godkjenning av protokollen av bioetikkkomiteen til institusjonen vår. Fordi avtalehåndtering er sentralisert i ett enkelt datalager, kan alle data som tilsvarer pasienter og avtaleforespørsler hentes fra hele HIBAs elektroniske helsesystem.

PLAN FOR DATAANALYSE OG RAPPORTERING AV RESULTATER

En individuell tilnærming vil bli brukt for å evaluere effekten av intervensjonen på antall uteblivelser. Analyseenheten er den tildelte avtalen. På grunn av eksponeringens karakter og gjennomføring av purresystemet tilsvarer alle avtaler før iverksettingsdato ueksponerte avtaler, og alle avtaler tildelt etter iverksettingsdato tilsvarer utsatte avtaler.

Kvantitative variabler vil bli beskrevet med deres absolutte og relative frekvens i prosent. Kvantitative variabler vil bli presentert som gjennomsnitt og standardavvik eller median og interkvartilt område i henhold til den observerte fordelingen.

For beregning av satser for manglende møter og avbestilte avtaler, vil tellingen av henholdsvis manglende eller avbestilte avtaler bli brukt som teller. For no-show rate er nevneren som er brukt antall avtaler som ikke kanselleres, slik det er vanlig for å presentere denne indikatoren i litteraturen. I frekvensen av kansellerte avtaler vil det totale antallet forespurte avtaler bli brukt som nevner. I begge tilfeller vil kun ansettelser som oppfyller inklusjonskriteriene og ingen av eksklusjonskriteriene i samme periode benyttes. 95 % KI (konfidensintervall) estimert med normal tilnærming vil bli presentert for hver av frekvensene fordi proporsjonene er tilstrekkelig store.

For å teste nullhypotesen om likhet i andelen tapte avtaler mellom forespurte ikke-avlyste avtaler eksponert for purringen og forespurte ikke-avlyste avtaler som ikke er eksponert for purringen, vil en multivariat logistisk regresjonsmodell benyttes. Vi anser eksponering for påminnelsen som hovedeksponering og manglende oppmøte til ansettelsen som utfallsvariabel. Hver pasient vil bli betraktet som et konglomerat eller klynge ved å bruke robuste estimatorer av standardfeilene siden avtalene til samme pasient ligner mer på hverandre enn avtalene til andre pasienter. Tid i dager vil bli brukt som justeringskovariat. Vi vil justere for potensielle konfoundere som anses som relevante av forskerteamet og litteraturen, som inkluderer kjønn, alder og medisinsk dekning av pasienten, tid siden avtaleforespørselen i dager, tid, ukedag og måned for avtalen, sted omsorg (Sentralsykehuset, San Justo eller Perifert senter). De rå og justerte ytre grensene for ubesvarte avtaler vil bli estimert med deres 95 % CI.

For å teste nullhypotesen om likhet i andelen avlyste avtaler mellom forespurte avtaler eksponert for purringen og avlyste avtaler blant forespurte avtaler som ikke er eksponert for purringen, vil samme metodikk som er beskrevet for forrige målsetting benyttes.

Effekten av intervensjonen vil bli evaluert i forhåndsspesifiserte undergrupper i henhold til kjønn, aldersgruppe, medisinsk dekning, avtaletidspunkt, ukedag og måned for avtalene, samt i henhold til pleiested (Sentralsykehuset, San) Justo eller Perifert senter).

Sannsynligheter på mindre enn 0,05 vil bli vurdert som statistisk signifikante. Statistisk analyse vil bli utført ved hjelp av programvaren STATA versjon 17 (Texas USA).

HÅNDTERING AV TAPTE DATA

Databasene som skal brukes i denne analysen vil inneholde en svært lav prosentandel av manglende data. Fordi eventuelle manglende data kan betraktes som helt tilfeldig, vil en fullstendig caseanalyse bli brukt for den enkelte analysen.

STUDIENS SKJÆVINGER OG BEGRENSNINGER

Begrensningene i vår studie, gitt den valgte metodikken, vil hovedsakelig skyldes mangelen på randomisering av eksponeringen. Dette fører til forvirrende faktorer, som, selv om noen vil bli vurdert a priori, ikke kan vurderes i sin helhet siden ikke alle er kjent. På den annen side kan det hende at utvalgsgruppene ikke er balansert når det gjelder konfoundere, slik det for eksempel kan skje med tidsavhengige variabler. Men siden intervensjonen ble implementert fra et tilfeldig definert tidspunkt, er det mest sannsynlig at konfounderne er balansert og kan i tillegg til slutt justeres gjennom statistiske metoder.

Mens mange retrospektive studier er utført basert på ufullstendig eller unøyaktig informasjon, vil mange av de administrative variablene i vår studie samles inn fullstendig og automatisk, med en standardisert prosess som vil forbli stabil gjennom hele studieperioden. I motsetning til de administrative variablene i studien, kan andre variabler, for eksempel fødselsdato, inneholde feil eller ufullstendige data fordi selv om de er datastyrte, blir dataene opprinnelig lastet opp av sykehusadministratorer som er utsatt for feil.

En ekstra begrensning er alle de umålte variablene som sosioøkonomisk status og/eller e-helsekompetanse hos individene. Ikke alle mennesker åpner e-posten sin hver dag, og ved ikke å kunne måle hvem som leste påminnelsen kan vi feilaktig tro at intervensjonen ikke nådde målet, mens det som faktisk skjer er at pasienten ikke åpnet e-posten og så ble ikke utsatt for påminnelsen. Vi anser det som interessant i fremtiden å sammenligne resultatene våre med en påminnelse sendt direkte til pasientens mobiltelefon via tekstmeldinger eller WhatsApp.

På den annen side, selv om gjennomføringen av intervensjonen ikke medfører en merkostnad for institusjonen av de nevnte årsaker, vil vi ikke vurdere om intervensjonen gir økonomisk avkastning.

En annen begrensning ved vår studie er at vi ikke vil vurdere akseptabiliteten av påminnelsen av brukerne. Hvis de får et valg, er det mulig at pasienter vil velge andre typer påminnelser i henhold til personlige preferanser.

Vi vil heller ikke kunne anslå effekten av intervensjonen når det gjelder telekonsultasjoner, siden disse vil bli ekskludert fra analysen.

Når det gjelder ekstern validitet, kan det hende at resultatene som oppnås ikke ekstrapoleres til andre helsesentre som ikke har strukturen til vårt sykehus. For å sende e-postpåminnelser til alle pasienter er det nødvendig å ha et elektronisk system som kombinerer og behandler informasjon fra elektronisk journal og timeplansystem og koordinere det med et massepostsystem for å kunne gjøre det automatisk. Ellers er det nødvendig å ha menneskelige ressurser til å gjøre alt dette, noe som kanskje ikke er kostnadseffektivt.

Sist men ikke minst er det verdt å nevne at siden den studerte intervensjonen har to komponenter (selve påminnelsen som hindrer glemsel og tilretteleggeren for avtaleavbestilling), er det ikke mulig å estimere effekten av hver komponent i intervensjonen separat.

FORVENTET PÅVIRKNING

Intervensjonen forventes å redusere fraværsprosenten med 25 % (eller, med andre ord, redusere fraværsprosenten til 16 %) og gjennomsnittlig ventetid på en avtale med minst én dag. I tillegg forventes det å øke antall kanselleringer med 20 %.

RESSURSER OG ESTIMERT BUDSJETT

De nødvendige ressursene er tilgjengelige for å fullføre dette arbeidet. I intet tilfelle vil denne studien representere noen ekstra kostnad for pasientene eller deres medisinske dekning. HIBA Medical Informatics Department har allerede et massepostsystem, så å sende påminnelser krever ingen økonomiske investeringer eller ekstra menneskelige ressurser.

Teamet som er ansvarlig for forskningen og som har ansvaret for å søke, behandle og analysere informasjonen har nok beskyttet tid i løpet av arbeidsdagen til å kunne fullføre studiet innen de fastsatte fristene.

ETISKE VURDERINGER

Denne studieprotokollen er allerede godkjent av sykehusets bioetikkkomité: IRB (Institutional Review Board) Nº 6878