Estudo piloto do manual relacional

Objetivo: implementar e avaliar o Relational Playbook, uma intervenção inovadora de desenvolvimento da força de trabalho desenvolvida no Prêmio VA de Desenvolvimento de Carreira do Dr. Gilmartin usando um projeto piloto de ensaio randomizado em local com avaliação de processo de método misto.

Objetivo 1: Testar a implementação, viabilidade e aceitabilidade da intervenção do Relational Playbook, estratégia de coaching e procedimentos de estudo em 6 Laboratórios de Cateterismo Cardíaco VA (CCL) e acompanhá-los por 1 ano. Todos os 6 sites implementarão o Playbook. CCLs serão randomizados para suporte aprimorado de implementação de coaching de liderança (n=3) ou suporte de implementação padrão (n=3). O grupo aprimorado receberá 6 meses de suporte de coaching de liderança virtual com o Dr. Gilmartin, um coach de liderança associado do VA National Center for Organization Development. A viabilidade e aceitabilidade da estratégia de intervenção e coaching do Playbook serão avaliadas pelo VA Collaborative Evaluation Center (VACE) usando medidas desenvolvidas por Weiner et al. e selecionar medidas de Alcance, Eficácia, Adoção, Implementação e Manutenção (REAIM).

Objetivo 2: VACE conduzirá uma avaliação do processo de métodos mistos de implementação da intervenção para compreender 1) adaptações da intervenção, facilidade de uso, envolvimento, utilidade e 2) velocidade de implementação, custos, barreiras, facilitadores e consequências não intencionais, guiadas pela avaliação realista. A hipótese é que o coaching de liderança otimizará a implementação do Playbook em comparação com o suporte de implementação padrão.

Antecedentes e Importância A Veterans Health Administration (VA) está priorizando o bem-estar dos funcionários devido aos níveis de crise de esgotamento e rotatividade de médicos. A Academia Nacional de Medicina propôs a criação de ambientes de trabalho favoráveis ​​para melhorar o bem-estar dos funcionários. A equipe de estudo conduziu um estudo longitudinal, sequencial e de métodos mistos que identificou ambientes de aprendizagem favoráveis ​​em laboratórios de cateterismo cardíaco VA (CCLs). A equipe identificou relações positivas entre ambientes de aprendizagem mais favoráveis ​​e maior satisfação no trabalho, menor esgotamento, menor intenção de sair, menor rotatividade do CCL nos 12 meses anteriores e aumento do clima de segurança percebido. Foram realizadas entrevistas e revisões da literatura para compreender os resultados da pesquisa. Esses dados informaram a criação do The Relational Playbook, que inclui recursos baseados em pesquisas e 50 práticas baseadas em evidências que foram destiladas em um conteúdo curto e de fácil digestão, adequado para equipes de saúde ocupadas. O Manual foi testado num único CCL, mas não foi rigorosamente implementado e avaliado em diversos ambientes clínicos.

O objetivo do estudo proposto é implementar e avaliar o Manual Relacional em seis CCLs e testar o coaching de liderança como uma nova estratégia de implementação. A hipótese é que o coaching de liderança otimizará a implementação do Playbook. O coaching de liderança é uma nova estratégia de implementação que permite comportamentos de liderança proativos, bem informados e de apoio. Embora o coaching tenha sido adotado no VA, através do Whole Health e do VA Leadership Coaching Program, nenhum estudo examinou o impacto na implementação da inovação com gestores clínicos. Todos os sites implementarão o Playbook. CCLs serão randomizados para suporte aprimorado de implementação de coaching de liderança (n=3) ou suporte de implementação padrão (n=3). O grupo aprimorado receberá 6 meses de suporte de coaching de liderança. O grupo de implementação da norma receberá apoio logístico, mas nenhuma alternativa ao coaching, como aconselhamento. Prevê-se que seis locais sejam suficientes para gerar dados para informar um ensaio futuro. A vantagem de comparar o coaching de liderança com o apoio à implementação padrão (por exemplo, sem coaching) é a capacidade de avaliar rigorosamente uma abordagem melhorada em comparação com o “cuidado habitual” num ambiente do mundo real. Não há dados disponíveis que não suportem a hipótese do estudo. Não há estudos semelhantes em andamento ou concluídos, indicando que o estudo proposto é desnecessário.

Estudos Preliminares

A equipe de estudo conduziu um estudo longitudinal, sequencial e de métodos mistos para identificar ambientes de aprendizagem favoráveis ​​em laboratórios de cateterismo cardíaco VA (CCLs). Em 2018, 294 médicos, enfermeiros e técnicos do CCL de 68 VA CCLs foram entrevistados para examinar os fatores do ambiente de aprendizagem favorável. Os entrevistados identificaram a presença de programas de treinamento, a abertura a novas ideias e a interação respeitosa como pontos fortes. A falta de transferência estruturada de conhecimento (por exemplo, reuniões, comunicação de crise) e a baixa utilização de fóruns para melhoria foram áreas a melhorar. A equipe também conduziu análises em nível de unidade de 28 CCLs. Um foi classificado como ambiente de aprendizagem favorável, 24 como misto e quatro como ambientes de baixa aprendizagem.

Em 2020, a equipe do estudo repetiu a pesquisa com 231 médicos de 67 CCLs e identificou relações positivas entre ambientes de aprendizagem mais favoráveis ​​e maior satisfação no trabalho, menor esgotamento, menor intenção de sair, menor rotatividade de CCL nos 12 meses anteriores e aumento do clima de segurança percebido. . Com base no trabalho preliminar, a equipe entrevistou 13 líderes de CCL e funcionários de 1 CCL de apoio, 4 mistos e 1 de classificação baixa para entender como e por que esses ambientes de aprendizagem foram criados. Surgiram cinco temas. Uma revisão da literatura revelou a justificativa científica para esses temas, que são conceitualmente fundamentados nas áreas de psicologia positiva, ciência de equipe, liderança servidora e modelos de treinamento de equipe clínica e de saúde integral VA. Esses dados informaram a criação do The Relational Playbook, que inclui recursos baseados em pesquisas e 50 práticas baseadas em evidências que foram destiladas em um conteúdo curto e de fácil digestão, adequado para equipes de saúde ocupadas. Seis especialistas do CCL e do LHS-HRO revisaram o Manual. Os especialistas consideraram as intervenções válidas, aceitáveis ​​(4,37/5; 1-5 escala Likert ascendente), apropriadas (4,28/5) e viáveis ​​para implementação (3,94/5).

Métodos de pesquisa

Desenho do estudo e métodos de pesquisa: Este estudo é um ensaio piloto randomizado no local de VA CCLs com uma avaliação de processo de métodos mistos incorporados. Gilmartin e a equipe de implementação supervisionarão o lançamento da intervenção do Playbook e, em seguida, o Dr. Gilmartin entregará a estratégia de implementação de coaching de liderança 1:1 durante 6 meses. Leonard e o Centro Colaborativo de Avaliação VA (VACE), um grupo de especialistas de avaliadores independentes do Dr. Gilmartin, coletarão medidas de estudo de gerentes, médicos e funcionários do CCL que serão agregadas ao nível do CCL. As medidas do estudo serão coletadas no início do estudo, 6 e 12 meses.

O objetivo principal é implementar e estabelecer a viabilidade e aceitabilidade da intervenção do Playbook combinada com uma estratégia de implementação de coaching de liderança. A equipe de estudo coletará dados de base e de 6 meses da Pesquisa de Ambiente de Aprendizagem com itens de bem-estar dos funcionários para determinar o poder para um teste de eficácia. Os objetivos secundários são 1) avaliar as adaptações e identificar como e por que a intervenção foi ou não viável e aceitável; 2) se os enfermeiros gestores do CCL integram as intervenções do Playbook nas atividades diárias, tornando-o parte da cultura; e 3) obter informações sobre considerações e métodos para um ensaio futuro. A hipótese central é que o coaching de liderança será uma abordagem mais viável e aceitável para apoiar a implementação do Playbook e o cultivo de ambientes de aprendizagem favoráveis ​​do que a implementação sem coaching.

A inclusão de uma avaliação de processos de métodos mistos para avaliar a implementação do Playbook, mas na qual os dados não serão utilizados durante a condução do estudo para influenciar o processo, apresenta uma nova contribuição para a literatura LHS-HRO. A avaliação do processo é uma abordagem metodológica que fornecerá informações sobre como as intervenções do LHS-HRO funcionam de forma mais geral, para além da sua aplicação nos CCLs. VA CART, o Escritório de Cardiologia, o Escritório de Serviços de Enfermagem e os líderes da REBOOT atuarão como conselheiros, aumentando a probabilidade de os resultados do estudo impactarem a política e as operações do VA.

Manual Relacional de Intervenções. O Manual consiste em 5 capítulos e hospeda recursos baseados em pesquisas e 50 intervenções baseadas em evidências que são apresentadas em conteúdo curto e de fácil digestão para criar ambientes de aprendizagem favoráveis. A implementação do manual é guiada por um processo de 4 etapas.

• Passo 1: Avalie o estado atual (10 minutos). O gerente e a equipe do CCL avaliam o estado atual de seu ambiente de aprendizagem por meio do preenchimento de uma ferramenta on-line de avaliação do ambiente de aprendizagem com 13 itens. Os resultados são pontuados automaticamente e agrupados por capítulos do Playbook. Um relatório resumido está imediatamente disponível e inclui orientações sobre como interpretar os resultados.
• Passo 2: Selecionar áreas para melhoria (1 reunião). O gerente do CCL trabalha com a equipe para identificar áreas fortes, onde seu trabalho está no seu melhor e deve ser mantido ou difundido. O gestor do CCL discutirá então as oportunidades de melhoria e quais os capítulos e intervenções do Manual que irão adoptar.
• Passo 3: Implementar e adaptar intervenções (item permanente em reuniões/huddles). O gestor do CCL trabalha com sua equipe para desenvolver ciclos de implementação e adaptação do PDSA para as intervenções. Durante o período de intervenção de 6 meses, os gestores do CCL são obrigados a implementar intervenções de 2 a 3 capítulos do Manual, dependendo dos resultados da Ferramenta da equipa. A fidelidade às intervenções é necessária e será monitorada pela VACE para garantir que os aspectos críticos de cada prática sejam entregues. No entanto, uma equipa CCL pode adaptar o método de execução das intervenções e pode implementar intervenções adicionais durante o período de intervenção.
• Passo 4: Avaliar o impacto (item permanente em reuniões/huddles). O gestor e a equipa do CCL desenvolvem ciclos de feedback para monitorizar o desempenho das intervenções. Os gestores do CCL reflectem sobre o que estão a aprender, avaliam o impacto ao mesmo tempo que reconhecem qualquer conflito ou tensão, detectam problemas emergentes, identificam e implementam soluções e ajustam o processo de implementação em conformidade.

Coaching de Liderança. A estratégia de implementação de coaching fornecerá suporte aprimorado de implementação aos três enfermeiros gerentes do CCL randomizados para este grupo. A mentalidade do coaching para este estudo é que o sucesso do gestor CCL se deve aos seus próprios esforços (ou seja, autoconfiança). A abordagem do coaching é ser curioso, fazer perguntas poderosas e ouvir ativamente. O coaching de liderança foi selecionado devido à contribuição do gerente do CCL, ao sucesso anterior na literatura e à viabilidade percebida. Gilmartin agendará e conduzirá sessões de coaching 1:1 de 60 minutos a cada 4 semanas durante 6 meses no Microsoft Teams. O processo de coaching é padronizado e o Dr. Gilmartin seguirá o Currículo de Coaching do VA National Center for Organization Development (NCOD), que usa o GROW Framework (Grow, Reality, Options, Will). Gilmartin seguirá a estrutura NCOD-GROW para cada sessão de coaching e documentará detalhes específicos da conversa de coaching para cada sessão no Portal de Coaching NCOD. A documentação será usada pela equipe VACE para monitorar a fidelidade usando o Guia de Avaliação de Fidelidade do Currículo de Coaching NCOD. A documentação também facilitará a replicação do método em estudos subsequentes. A literatura indica que espaçar as sessões ao longo de 6 meses e seguir o currículo manualizado do NCOD GROW permitirá a formação de novos hábitos de liderança e de equipe e avaliação de fidelidade. O coaching 1:1 foi selecionado em vez do coaching em grupo para cultivar uma atmosfera psicologicamente segura com o gerente. Quaisquer adaptações no cronograma ou abordagem de coaching serão rastreadas como parte dos registros de coaching no portal de coaching NCOD para permitir a comparação entre sites.

Este estudo é um ensaio piloto randomizado no local com uma avaliação de processo de métodos mistos incorporados. A equipe está testando um estudo randomizado com avaliação incorporada, em comparação com o desenho de estudo pré-pós de um grupo comumente usado em estudos de viabilidade, para determinar se a randomização e a avaliação do processo são viáveis ​​neste contexto. A equipe de estudo inscreveu 6 CCLs e irá coletar dados de nível de pessoal (intervalo: 8-40 por CCL) e acompanhá-los por 1 ano. Todos os sites implementarão o Playbook. CCLs serão randomizados para suporte aprimorado de implementação de coaching de liderança (n=3) ou suporte de implementação padrão (n=3). O grupo aprimorado receberá 6 meses de suporte de coaching de liderança. O grupo de implementação da norma receberá apoio logístico, mas nenhuma alternativa ao coaching, como aconselhamento. Prevê-se que seis locais sejam suficientes para gerar dados para informar um ensaio futuro.

Protocolo de estudo Os 6 locais serão estratificados em 3 níveis (alto, médio, baixo) com base no volume de intervenção coronária percutânea de 2022. Dentro de cada nível, um site será randomizado para o grupo de implementação aprimorada e o outro para o grupo de implementação padrão. Isto garantirá uma alocação igual entre grupos com características locais diferentes. Uma tabela de alocação será gerada no software estatístico R e carregada em uma pasta protegida por senha. Todas as atividades de configuração, implementação e avaliação serão agendadas pela equipe de pesquisa, de acordo com a conveniência dos participantes, para reduzir a carga sobre os enfermeiros gestores. A responsabilidade dos enfermeiros gerentes será implementar as intervenções do Manual, participar do coaching (se estiver no Grupo Aprimorado) e participar da coleta de dados. Assim que a randomização for concluída, os grupos Aprimorado e Padrão serão convidados a assistir, conforme sua conveniência, breves vídeos introdutórios e participar de uma reunião de lançamento do estudo de 1 hora específica do local para aprender sobre a intervenção do Playbook e as expectativas de coleta de dados. A VACE coletará dados de linha de base e, em seguida, ambos os grupos receberão um link para o site do Playbook SharePoint, que inclui a ferramenta de avaliação de 13 itens. As equipes do CCL concluirão a Ferramenta como a primeira etapa do processo de quatro etapas descrito acima. O Grupo Aprimorado agendará sua sessão inicial de coaching. Nos seis meses subsequentes, ambos os grupos receberão incentivos educacionais para continuar a implementação do Playbook por meio de uma pesquisa mensal automatizada da Qualtrics. A pesquisa faz parte do Playbook e foi desenvolvida para coletar medidas de dados de adoção e fidelidade. O objetivo 1 (fase de intervenção) terminará em 6 meses e o objetivo 2 (fase de avaliação) terminará em 1 ano. A implementação das intervenções e a coleta de dados serão consideradas parte do período de serviço do funcionário. No entanto, os médicos e funcionários do CCL podem optar por não participar nas intervenções do Manual em qualquer momento. Os CCLs participantes serão responsáveis ​​pelos salários dos funcionários. Dr. Gilmartin e equipe, além de materiais e salários do VACE serão cobertos pelo piloto IIR e pelos atuais fundos de pesquisa do Dr. Gilmartin.

Métodos

Coleta de dados do objetivo 1 da pesquisa: Este estudo usa uma abordagem de métodos mistos para avaliar a viabilidade e aceitabilidade da intervenção e dos procedimentos do estudo. A equipe VACE coletará dados de diversas fontes, orientada pela estrutura de Alcance, Eficácia, Adoção, Implementação e Manutenção (REAIM). No início do estudo e 6 meses (pré-pós-intervenção), as tendências no ambiente de aprendizagem e no bem-estar dos funcionários (ou seja, satisfação no trabalho, esgotamento, rotatividade e pontuações do clima de segurança) serão coletadas de gerentes, médicos e funcionários (intervalo: 8 -40 por CCL) através da Pesquisa de Ambiente de Aprendizagem validada de 64 itens. No início do estudo, a prontidão para a mudança será coletada do enfermeiro gerente por meio de uma medida breve e baseada na teoria da prontidão organizacional para a mudança. Aos 6 meses, a viabilidade e aceitabilidade serão avaliadas pelos enfermeiros gestores utilizando as medidas desenvolvidas por Weiner et al. Aos 6 meses, os gerentes serão entrevistados sobre seu progresso nas metas de melhoria da qualidade e no crescimento e desenvolvimento dos gestores. Medidas adicionais incluirão adoção e fidelidade, tempo gasto e adaptações coletadas dos gestores por meio da pesquisa mensal da Qualtrics (3 a 5 itens pré-preenchidos e opção de texto aberto). As notas de coaching serão analisadas quanto à frequência e participação nas sessões de coaching, além da fidelidade ao modelo NCOD GROW. Os dados de manutenção serão coletados do gerente após 1 ano por meio de uma pesquisa única da Qualtrics solicitando o número de intervenções do Playbook ainda em uso.

Objetivo de Pesquisa 2 A coleta de dados: Para as entrevistas dos gestores, médicos e funcionários do CCL é orientada pelos princípios da Avaliação Realista, que busca compreender o que funciona, para quem e em que circunstâncias. O guia de entrevista inclui perguntas que questionam a experiência de aprender e participar da intervenção, coaching, mudanças no fluxo de trabalho da equipe CCL necessárias para implementar o Manual, barreiras organizacionais ou facilitadores para uma implementação eficaz. Os participantes também serão questionados sobre a facilidade de uso, envolvimento, utilidade, adaptações, velocidade e custo de implementação, quaisquer consequências não intencionais e manutenção. Para capturar múltiplas perspectivas, a VACE entrevistará o gerente do CCL e uma amostra da equipe do CCL e dos líderes do VAMC que interagem com os gerentes do CCL (por exemplo, enfermeiro-chefe, chefe de cardiologia, líderes perioperatórios - até 4 por local). Os guias de entrevista serão testados em piloto para garantir clareza e relevância às questões do estudo. As entrevistas durarão entre 20-30 minutos. As entrevistas serão gravadas e transcritas literalmente. Os dados serão analisados ​​por meio de análise rápida de conteúdo para identificar temas relacionados às influências contextuais e práticas relacionadas à implementação e avaliação da intervenção.

Risco Antecipado e Benefícios Potenciais Este estudo de pesquisa é financiado por uma bolsa de pesquisa VA. No entanto, também faz parte dos esforços de melhoria da qualidade do CCL e ocorre no contexto das operações clínicas. Como resultado, se os indivíduos decidirem participar, a sua identidade e participação serão conhecidas pela liderança e colegas de trabalho do CCL. Como as intervenções do Manual são focadas na equipe, os participantes serão capazes de identificar uns aos outros. A quebra da confidencialidade é um risco para os gestores e funcionários do CCL, que serão identificados pelo nome durante o lançamento do estudo e a recolha de dados. Existe o risco de divulgação de informações sobre as relações no local de trabalho e o ambiente de aprendizagem que podem ser consideradas sensíveis, tais como as atitudes dos colegas sobre os novos procedimentos do CCL ou as percepções do envolvimento ou apoio do líder do CCL.

Além disso, devido à associação do projeto com as operações da VA, as seguintes pessoas ou grupos podem conhecer os funcionários da VA participantes do estudo:

I.O gerente do CCL, diretor e/ou Chefe de Enfermagem ou Cardiologia ou outros supervisores e colegas de trabalho nas instalações participantes II.Os membros da equipe de pesquisa e avaliação III.VA (para monitorar os estudos) IV.Os comitês VA que supervisionam a pesquisa, incluindo o Conselho de Revisão Institucional que supervisiona a segurança e a ética dos estudos de VA.

Protecção contra riscos Embora a equipa do estudo faça todos os esforços para manter a confidencialidade da informação, nenhum sistema de protecção da confidencialidade pode ser completamente seguro neste contexto operacional. Os indivíduos podem optar por partilhar com outras pessoas o facto da sua participação ou opiniões sobre o Manual e o coaching e a avaliação do processo. No entanto, a equipe do estudo não divulgará a participação no estudo ou as respostas a quaisquer perguntas a ninguém fora da equipe de pesquisa. As entrevistas e sessões de coaching serão conduzidas por meio de equipes em um horário conveniente para os participantes, e as anotações de gravação e entrevista serão salvas diretamente em uma pasta de dados com acesso controlado em um servidor seguro no VA Eastern Colorado Healthcare System. A equipe do estudo tomará precauções rigorosas para proteger a confidencialidade das informações pessoais dos participantes.

Procedimentos de consentimento informado Este projeto recebeu uma dispensa de documentação de consentimento informado e uma dispensa de autorização HIPAA para esta população em questão. Os locais participantes (funcionários VA) foram recrutados com base na seleção do local de estudo. As declarações de informações do estudo enfatizam que o centro pode retirar-se do estudo a qualquer momento.

Relatórios Embora métodos para melhorar relacionamentos, comunicação, trabalho em equipe e alta confiabilidade estejam disponíveis para CCLs e se enquadrem nos padrões de atendimento existentes, e embora este estudo seja um piloto de viabilidade e aceitabilidade e não um ensaio clínico, é necessário ter um sistema em vigor para identificar e relatar eventos clínicos adversos que ocorrem durante o período do estudo. Isso será realizado por meio do sistema existente de eventos adversos em tempo real integrado ao CART. Todos os procedimentos realizados em VA CCLs são monitorados em tempo real por meio do CART para eventos adversos como parte do atendimento clínico de rotina. As informações do CART estão disponíveis em tempo real e, como resultado, os eventos de segurança do paciente são continuamente relatados e revisados. Todos os eventos adversos são relatados ao comitê clínico da CART e aos representantes das instalações locais.

A equipe do estudo possui procedimentos rigorosos de segurança de dados para garantir a proteção dos sujeitos. É necessário um plano de monitoramento de segurança de dados, mesmo para pesquisas não clínicas, de acordo com o Manual VHA 1200.05. Além disso, o Centro de Inovação de Denver/Seattle tem um plano e uma estrutura de segurança de dados estabelecidos sob os quais a equipe trabalhará. Nessas circunstâncias, este estudo não contará com Comitê de Acompanhamento de Dados.

Plano de Análise de Dados:

A análise dos dados será realizada nos softwares estatísticos R e Atlas.ti. Os dados de viabilidade, aceitabilidade, adoção e fidelidade para ambos os grupos serão resumidos, descritos e comparados. A análise das tendências no ambiente de aprendizagem e no bem-estar dos funcionários ao longo do tempo será baseada num quadro de análise de medidas repetidas. O modelo para cada ponto final incluirá uma intercepção comum para ambos os grupos, variáveis ​​indicadoras por mês e interacções entre estas variáveis ​​temporais e uma variável indicadora para o grupo de intervenção. Os dados das entrevistas serão analisados ​​por meio de análise de conteúdo qualitativa para extrair os principais conceitos com atenção às diferenças entre os dois grupos. Os dados quantitativos serão triangulados com os dados qualitativos para avaliar pontos de convergência e ajudar a explicar como e porquê as mudanças ocorreram. A integração dos dados dos métodos mistos será alcançada através da comunicação conjunta dos resultados. Os resultados quantitativos serão relatados primeiro, seguidos de citações qualitativas ou temas que apoiem ou refutem os resultados quantitativos.

Conhecimento a ser adquirido:

Este estudo contribuirá para a literatura e prática do LHS e HRO, implementando e estabelecendo a viabilidade e aceitabilidade de uma intervenção do Playbook combinada com uma estratégia de implementação de coaching de liderança para cultivar ambientes de aprendizagem de apoio. Para criar ambientes de aprendizagem favoráveis ​​e integrar práticas baseadas em investigação nos cuidados, os líderes da linha da frente devem utilizar métodos baseados em evidências. Isto é especialmente importante porque se espera que as equipas clínicas aprendam, se adaptem e mantenham continuamente uma elevada fiabilidade (princípios transversais e prioridades de investigação do VA HSR&D 2023). O impacto potencial da estratégia de intervenção e coaching do Playbook inclui a criação de ambientes de aprendizagem de apoio que melhoram o bem-estar dos funcionários. No entanto, o Manual não foi implementado em ambiente clínico. A equipa de estudo deve estabelecer a viabilidade e aceitabilidade do Manual combinado com a estratégia de implementação do coaching antes do teste de eficácia. Isto informará estudos futuros para avaliar os impactos da intervenção do Playbook na saúde dos funcionários da VA e dos veteranos que eles atendem.