Équipes familiales : une étude pour promouvoir la collaboration en équipe dans les cliniques de médecine familiale

L'intervention principale demande au personnel de rencontrer d'autres personnes occupant le même rôle et de réfléchir aux questions suivantes :

• La question : lorsque le personnel est occupé ou submergé de travail, quelles tâches les autres (personnes de chacun de ces groupes) peuvent-ils effectuer pour vous aider à améliorer ou à faciliter votre travail ?
• L'offre : Lorsque les membres d'autres groupes sont occupés ou débordés, quelles tâches votre groupe peut-il accomplir pour améliorer ou faciliter le travail du personnel ?

Une fois ces informations collectées, lors d'une réunion en personne de tout le personnel et des professeurs, l'équipe d'étude divisera tout le monde en groupes par clinique, puis par quatre rôles. L'équipe d'étude distribuera la liste d'idées et demandera aux participants de revoir la liste, de discuter s'il y a des idées nouvelles ou supplémentaires qui devraient être ajoutées, puis de prioriser les cinq principales « demandes » et les cinq principales « offres » du personnel pour le rôle du personnel.

Négociation des demandes/offres : l'équipe d'étude tiendra 1 à 4 brèves réunions ultérieures dans chaque clinique où le personnel est à nouveau subdivisé en quatre groupes par rôle. Chaque groupe examinera les demandes des personnes occupant d'autres rôles et décidera s'il s'agit d'actions pour lesquelles le personnel peut contribuer ou s'il existe des obstacles. Les champions de la clinique travailleront avec les groupes pour éliminer les obstacles (qui pourraient inclure le manque d'information, le manque de formation, les désaccords sur les besoins, etc.). L’objectif ultime sera que les groupes parviennent à un consensus sur au moins trois façons dont le personnel peut aider les personnes occupant d’autres rôles. Dans certaines cliniques, cela peut être simple et nécessiter une seule réunion. Dans d'autres cliniques, cela peut prendre plusieurs réunions.

Mise en œuvre : Une fois les demandes et les offres finalisées, il appartiendra aux médecins champions d'aider à promouvoir ces ententes à la clinique, d'effectuer un suivi auprès du personnel ainsi qu'avec les infirmières, les assistants médicaux et les champions de bureau pour s'assurer que les gens suivent leurs engagements. engagements à aider et à résoudre les problèmes qui surviennent.

Coordination avec la direction : un chef de département servira de liaison entre les champions de la clinique et les membres de la direction qui supervisent les fonctions cliniques. Ce leader rencontre régulièrement ces groupes de direction et aidera à résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre des demandes et des offres qui nécessitent l'approbation ou la contribution d'un niveau supérieur.

Amélioration continue du processus : au fil du temps, l'équipe d'étude enverra jusqu'à quatre brèves enquêtes anonymes à tout le personnel pour lui demander si le personnel fait effectivement les choses qu'il s'est engagé à faire et si d'autres groupes de rôle respectent leurs engagements. Cela donne l’occasion aux gens d’identifier et de signaler les problèmes. Ces données seront transmises de manière anonyme au médecin champion chargé de dépanner et de résoudre les problèmes identifiés, en travaillant avec l'agent de liaison, le cas échéant. Cela nécessitera probablement une amélioration continue des processus et une révision pour garantir le succès.

Évaluation : L'équipe d'étude propose de mesurer l'épuisement professionnel et le centrage sur l'équipe à l'aide d'enquêtes anonymes en ligne.

Brèves enquêtes : à plusieurs moments de l'année, les enquêteurs enverront de brèves enquêtes. Ceux-ci demandent la clinique et le rôle professionnel, puis demandent aux participants d'évaluer les efforts qu'ils ont déployés pour aider les autres, les efforts que d'autres ont déployés pour les aider, et s'il y a des commentaires ouverts sur ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas. Ces informations seront utilisées pour améliorer l'intervention dans chaque clinique.

Cette étude est exemptée du comité d'examen institutionnel (IRB) et bénéficiera d'une renonciation à la documentation du consentement éclairé avec l'achèvement de l'enquête représentant le consentement.