Coderingsverbeteringsproject: Resident Education on Documentation (DER)

Achtergrond:

Uit onderzoek is gebleken dat bewoners beperkte kennis hebben van documentatievereisten. Correcte codering en documentatie spelen echter een cruciale rol in het huidige gezondheidszorgsysteem. Ontoereikende facturering en codering in documentatie over medische dossiers kan fraude en misbruik vormen. Chirurgen die zijn opgeleid in de juiste facturering en codering kunnen een belangrijke rol spelen bij het verminderen van verspilling en het verhogen van de efficiëntie in de gehele gezondheidszorg. De lage kwaliteit van de documentatie van artsen wordt algemeen erkend; definitieve maatregelen om de situatie te corrigeren ontbreken echter. Eerlijk gezegd weten de meeste bewoners niet dat ICD-9-gegevens worden gebruikt voor planning, vergoeding, kwaliteitsbeoordeling, Medicare-deelnamevoorwaarden, JCAHO-kernmaatregelen, waardoor het gebrek aan begrip over het belang van dergelijke codes wordt versterkt. Gebrek aan opleiding en tijdsdruk resulteert in slechte doktersdocumentatie en bijgevolg ontoereikende codering leidt tot vertraagde of geweigerde terugbetalingen. Verschillende onderzoeken hebben onderfacturering en neerwaartse codering van ontmoetingen met bewoners aangetoond. Er werden echter geen interventiestudies geïdentificeerd die rechtstreeks gericht waren op codering en documentatie bij aios in de algemene chirurgie.

Doel en doelstellingen:

Doelstelling 1: Inwoners algemene chirurgie voorlichten over de juiste documentatie; daarom de efficiëntie van coderingsanalisten vergemakkelijken door de verwerkingstijd en de tevredenheid van medewerkers te vergroten.

Hypothese 1: Het vergroten van de duidelijkheid van notities zal de productiviteit en output van codeeranalisten verbeteren.

Doelstelling 2: Zorgen voor een eerlijke en nauwkeurige terugbetaling door de juiste vertaling van documentatie naar ICD-9- en CPT-codes.

Hypothese 2: Een betere terugbetalingsnauwkeurigheid zal het gevolg zijn van een toename van nauwkeurige, duidelijke en volledige medische dossiers.

Doelstelling 3: De zelfredzaamheid van chirurgische stagiairs vergroten. Hypothese 3: Door vroeg in hun loopbaan de juiste documentatie- en coderingstechnieken toe te passen, zullen we een toename van het documentatievertrouwen onder bewoners waarnemen.

Ontwerp en werkwijze:

Om dit onderzoek te starten, zullen chirurgische codeeranalisten van de Michael E. DeBakey Department of Veteran Affairs (MEDVAMC) worden geïnterviewd over de meest voorkomende documenteringsfouten in de huidige praktijk op de afdeling chirurgie. We zijn van plan een geblindeerde, gerandomiseerde, controlestudie uit te voeren waarin documentatie wordt onderzocht die is ingevoerd door chirurgische stagiairs die geen documentatie-opleiding hebben gevolgd in vergelijking met documentatie van stagiairs na opleiding. Eindpunten worden gemeten door het quotum van coderingsanalisten te evalueren, dat wordt gedefinieerd als het aantal grafieken dat per dag wordt vertaald in ICD-9- en CPT-codes. Daarnaast zullen we ook de tevredenheid van medewerkers evalueren, zoals gedefinieerd door de Maslach Burnout-inventarisatie; een goed onderzocht gevalideerd onderzoek. In elke tak van het onderzoek zal een tijdsbestek van twaalf maanden worden gebruikt, beginnend vanaf de eerste dag van een chirurgische rotatie. Stagiairs zonder documentatie-opleiding zullen dienen als controlegroep, terwijl degenen die documentatie-educatie ontvangen de interventiegroep zullen vormen. De resultaten worden gemeten aan de hand van veranderingen in quota en de tevredenheid van de codeur, zoals hierboven beschreven. Randomisatie: Bij elke rotatiemaand van de operatie wordt een gerandomiseerd blokontwerp gebruikt als een eenheid van randomisatie. Met andere woorden, stagiaires chirurgie worden per roterende maand willekeurig toegewezen aan de controle- of interventiegroep. Aangezien bewoners elke 30 dagen door een chirurgische dienst rouleren, vindt randomisatie per maand plaats.

Verblinding en toewijzingsverberging:

De willekeurige maandtoewijzing vindt vooraf plaats met behulp van een voorverzegelde envelop met daarin de randomisatie-arm die de dag voorafgaand aan de start van de volgende chirurgische stagiair-rotatie wordt geopend. De codeerders en chirurgische stagiairs zullen blind zijn voor de groepstoewijzing. Verder zullen chirurgie-assistenten die tijdens een interventiemaand door een chirurgische rotatie op de VA roteren, op de eerste dag van hun rotatie worden getraind in documenteren en coderen; de lessessie zal ongeveer 20 minuten duren met hoogwaardige informatie over de juiste documentatie en codering. De inhoud van de lessessie wordt bepaald door middel van interviews met de codeeranalisten. Naast deze sessie zal er een notitiekaart aan de bewoners worden verstrekt, die het belang van goede documentatie benadrukt en tevens dient als referentie-instrument.

Aan het einde van de rotatie zal een anonieme enquête worden verstrekt aan de bewoners om te beoordelen of hun documentatievaardigheden zijn veranderd na de interventie. Daarnaast zal de coderingsanalist ook de Maslach Burnout-inventarisatie-enquête invullen, een goed onderzochte, gevalideerde enquête, om de tevredenheid van hun werknemers te beoordelen in controle versus interventiemaanden. Daarnaast worden geanonimiseerde, algemeen beschikbare gegevens over de operatieafdeling verzameld, zoals relatieve waarde-eenheden en dagelijkse analistenquota. Er worden geen identificeerbare providergegevens verzameld.

Gegevensverzameling en -analyse Codering De tevredenheid van analisten wordt aan het einde van elke maand geanalyseerd met de Maslach Burnout Inventory (MBI). Daarnaast zullen bewoners worden ondervraagd over kennis over codering en documentatievertrouwen voor en na de interventie. Facturatie- en documentatiegegevens van de chirurgische afdeling worden verzameld. Gegevens worden geanalyseerd met behulp van de t-test om te bepalen of het vergroten van de duidelijkheid van notities de productiviteit verhoogt. Secundaire uitkomsten: Tevredenheidsscores van coderingsanalisten en bewonersenquêtes zullen worden geanalyseerd onder de interventie- en controlegroepen met behulp van t-test. De criteria die worden gebruikt voor statistische significantie komen overeen met een P= 0,05 en een betrouwbaarheidsinterval (BI) van 95%. Analyse wordt uitgevoerd met STATA IC 13.0 (Stata Corporation, College Station, TX)