Progetto di miglioramento della codifica: formazione residente sulla documentazione (DER)

Sfondo:

La ricerca ha dimostrato che i residenti hanno una conoscenza limitata dei requisiti di documentazione. Tuttavia, la codifica e la documentazione corrette svolgono un ruolo fondamentale nel sistema sanitario odierno. Fatturazione e codifica inadeguate nella documentazione sanitaria possono costituire frode e abuso. I chirurghi addestrati sulla corretta fatturazione e codifica possono essere fondamentali per ridurre gli sprechi e aumentare l'efficienza in tutta la sfera dell'assistenza sanitaria. La bassa qualità della documentazione medica è stata ampiamente riconosciuta; tuttavia, mancano misure definitive che correggano la situazione. In verità, la maggior parte dei residenti non è a conoscenza del fatto che i dati ICD-9 vengono utilizzati per la pianificazione, il rimborso, la valutazione della qualità, le condizioni di partecipazione a Medicare, le misure fondamentali JCAHO, rafforzando così la mancanza di comprensione riguardo all'importanza di tali codici. La mancanza di istruzione e i limiti di tempo si traducono in una scarsa documentazione medica e, di conseguenza, una codifica inadeguata porta a rimborsi ritardati o negati. Diversi studi hanno mostrato sottofatturazione e down-coding dagli incontri con i residenti. Tuttavia, non sono stati identificati studi interventistici rivolti direttamente alla codifica e alla documentazione nei residenti di chirurgia generale.

Scopo e obiettivi:

Obiettivo 1: educare i residenti di chirurgia generale sulla documentazione adeguata; pertanto, facilitando l'efficienza dell'analista di codifica aumentando i tempi di elaborazione e la soddisfazione dei dipendenti.

Ipotesi 1: l'aumento della chiarezza delle note migliorerà la produttività e l'output dell'analista di codifica.

Obiettivo 2: garantire un rimborso equo e accurato mediante un'appropriata traduzione della documentazione ai codici ICD-9 e CPT.

Ipotesi 2: Una migliore accuratezza dei rimborsi deriverà da un aumento di cartelle cliniche precise, chiare e complete.

Obiettivo 3: aumentare l'autoefficacia nei tirocinanti chirurgici. Ipotesi 3: incorporando documentazione appropriata e tecniche di codifica all'inizio della loro carriera, osserveremo un aumento della fiducia nella documentazione tra i residenti.

Progettazione e procedura:

Per avviare questo studio, gli analisti di codifica chirurgica presso il Dipartimento per gli affari dei veterani di Michael E. DeBakey (MEDVAMC) saranno intervistati sugli errori di documentazione più comunemente riscontrati nella pratica corrente presso il dipartimento di chirurgia. Intendiamo condurre uno studio di controllo randomizzato in cieco che esamini la documentazione inserita da tirocinanti chirurgici che non ricevono alcuna istruzione sulla documentazione rispetto alla documentazione del tirocinante dopo l'istruzione. Gli endpoint saranno misurati valutando la quota dell'analista di codifica che è definita come il numero di grafici tradotti in codici ICD-9 e CPT al giorno. Inoltre, valuteremo anche la soddisfazione dei dipendenti come definita dall'inventario Maslach Burnout; un sondaggio convalidato ben studiato. In ciascun braccio dello studio verrà utilizzato un intervallo di tempo di dodici mesi, a partire dal primo giorno di una rotazione chirurgica. I tirocinanti senza formazione sulla documentazione fungeranno da gruppo di controllo mentre coloro che ricevono formazione sulla documentazione costituiranno il gruppo di intervento. I risultati saranno misurati dai cambiamenti nella quota e dalla soddisfazione del programmatore come descritto sopra. Randomizzazione: verrà impiegato un disegno a blocchi randomizzati con ogni mese di rotazione chirurgica come unità di randomizzazione. In altre parole, i tirocinanti in chirurgia verranno assegnati in modo casuale al gruppo di controllo o di intervento per mese a rotazione. Poiché i residenti ruotano attraverso un servizio chirurgico ogni 30 giorni, la randomizzazione verrà effettuata ogni mese.

Occultamento e occultamento dell'allocazione:

L'assegnazione del mese casuale avverrà in anticipo utilizzando una busta pre-sigillata contenente il braccio di randomizzazione che verrà aperta il giorno prima dell'inizio della successiva rotazione del tirocinante chirurgico. I codificatori e i tirocinanti chirurgici saranno all'oscuro dell'assegnazione del gruppo. Inoltre, i residenti in chirurgia che ruotano attraverso una rotazione chirurgica presso il VA durante un mese di intervento saranno formati sulla documentazione e la codifica il primo giorno della loro rotazione; la sessione didattica sarà di circa 20 minuti con informazioni ad alto rendimento sulla corretta documentazione e codifica. Il contenuto della sessione didattica sarà determinato attraverso interviste condotte con gli analisti di codifica. Oltre a questa sessione, verrà fornita ai residenti una scheda di nota che sottolinea l'importanza di una documentazione adeguata oltre a fungere da strumento di riferimento.

Al termine della rotazione, verrà fornito un sondaggio anonimo ai residenti per valutare se le loro capacità di documentazione sono cambiate dopo l'intervento. Inoltre, l'analista di codifica completerà anche il sondaggio sull'inventario Maslach Burnout, un sondaggio convalidato ben studiato, per valutare la soddisfazione dei propri dipendenti nei mesi di controllo rispetto a quelli di intervento. Inoltre, verranno raccolti dati anonimizzati generalmente disponibili sul reparto di chirurgia, come le unità di valore relative e la quota giornaliera degli analisti. Non verranno raccolte informazioni identificabili sul fornitore.

Raccolta e analisi dei dati La soddisfazione degli analisti di codifica verrà analizzata con il Maslach Burnout Inventory (MBI) fornito alla fine di ogni mese. Inoltre, i residenti saranno intervistati sulla conoscenza della codifica e sulla sicurezza della documentazione prima e dopo l'intervento. Verranno raccolti i dati di fatturazione e documentazione del reparto chirurgico. I dati verranno analizzati utilizzando il test t per determinare se l'aumento della chiarezza delle note aumenta la produttività. Risultati secondari: i punteggi di soddisfazione dell'analista di codifica e i sondaggi residenti saranno analizzati tra i gruppi di intervento e di controllo utilizzando il test t. I criteri utilizzati per la significatività statistica corrisponderanno a un P = 0,05 e un intervallo di confidenza (CI) del 95%. L'analisi sarà eseguita con STATA IC 13.0 (Stata Corporation, College Station, TX)